建立OA辦公系統(tǒng)的前期工作有哪些？

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　　雖然開(kāi)發(fā)一套軟件流程改善程序需要耗費(fèi)大量的財(cái)力和時(shí)間，但研究表明，其成果在改善推向市場(chǎng)的時(shí)間、生產(chǎn)力、軟件質(zhì)量上所獲得的回報(bào)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了所投入的成本。一份研究報(bào)告指出，盡管企業(yè)在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)上投入了大量的時(shí)間和精力，將項(xiàng)目成功率提高到了34%，但卻依然有15%的項(xiàng)目以失敗告終，51%的項(xiàng)目面臨著種種問(wèn)題。形成項(xiàng)目失敗的原因不一而同，但大部分是由于缺乏長(zhǎng)期的需求遠(yuǎn)見(jiàn)，造成企業(yè)無(wú)法看清三個(gè)月或六個(gè)月之后的需求，導(dǎo)致差強(qiáng)人意的項(xiàng)目計(jì)劃，無(wú)法掌握關(guān)鍵的從屬關(guān)系，難以定義項(xiàng)目關(guān)鍵階段和分配項(xiàng)目資源。其中，建立項(xiàng)目管理中心(OA辦公系統(tǒng))是第一步，它可以改善以下三個(gè)方面：項(xiàng)目、程序和組合管理的最佳實(shí)踐;加速推向市場(chǎng)的時(shí)間(time-to-market);通過(guò)具有成本效益的方式來(lái)提高活動(dòng)質(zhì)量。

　　1、啟動(dòng)你的OA辦公系統(tǒng)

　　第一步是通過(guò)建立OA辦公系統(tǒng)來(lái)判別企業(yè)的需求。比如通過(guò)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架來(lái)檢驗(yàn)項(xiàng)目中各方面的關(guān)鍵流程、定義組合和程序管理。

　　這類(lèi)框架分為三個(gè)層級(jí)(項(xiàng)目、程序和群組)，每一個(gè)層級(jí)都可以被分割成12個(gè)流程群(比如項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃等)。 流程群總共由92種流程組成，而這些流程牽涉到9個(gè)方面的知識(shí)管理(比如規(guī)模、成本、時(shí)間、資源等)。 譬如，項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的流程或組件就包含了項(xiàng)目章程、項(xiàng)目計(jì)劃、工作細(xì)分結(jié)構(gòu)(WBS)和成本預(yù)算。

　　此外，你還須判別哪種類(lèi)型的管理辦公室(項(xiàng)目、程序或組合)最適合你的需求。 在某些情況下，你甚至需要三管齊下來(lái)決定企業(yè)的需要。以下就是三種管理辦公室的定義：

　　項(xiàng)目管理辦公室，通過(guò)一個(gè)明確定義的起始和結(jié)束點(diǎn)來(lái)管理臨時(shí)的工作。 項(xiàng)目管理辦公室能幫助開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)通過(guò)已有的最佳實(shí)踐在限定的預(yù)算內(nèi)準(zhǔn)時(shí)完成項(xiàng)目，同時(shí)確保已完成的項(xiàng)目或產(chǎn)品符合參與者的要求。

　　組合管理辦公室，管理著一系列的項(xiàng)目，檢查它們是否達(dá)到了預(yù)定的商業(yè)目標(biāo)。 譬如，一家零售商需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲取500萬(wàn)名新客戶(hù)。 在這種情況下，項(xiàng)目組合可以由支持建立網(wǎng)絡(luò)知名度的共同戰(zhàn)略互動(dòng)的電子商務(wù)活動(dòng)組成。 組合管理辦公室的關(guān)鍵目標(biāo)包括針對(duì)商業(yè)目標(biāo)來(lái)調(diào)整項(xiàng)目組合與服務(wù)，并管理風(fēng)險(xiǎn)。

　　程序管理辦公室，管理著一些列的項(xiàng)目或組合。程序管理辦公室的任務(wù)通常是提供理想的資源組合，并達(dá)到經(jīng)濟(jì)規(guī)模。

　　為了判別哪種管理辦公室最適合你的需要，你應(yīng)當(dāng)去分析每個(gè)PMI流程對(duì)你企業(yè)的重要性。 比方說(shuō)，如果你的當(dāng)務(wù)之急是改善項(xiàng)目成功率，那么可以考慮從項(xiàng)目管理辦公室開(kāi)始入手。 如果你的當(dāng)務(wù)之急是需要了解你的資金都被用到了哪里，那么可以考慮從組合管理辦公室入手。

　　你的需求分析結(jié)果將會(huì)指引你判別哪一種辦公室最適合你的企業(yè)。 此外，雖然人們常常從項(xiàng)目和程序管理辦公室入手，但這并不表示每家企業(yè)非得照搬不誤。

　　2、定義企業(yè)的成熟度

　　OA辦公系統(tǒng)需要在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)展現(xiàn)清晰可見(jiàn)的價(jià)值，這一點(diǎn)非常重要。因此，你必須建立一套基準(zhǔn)來(lái)制定一個(gè)能夠快速測(cè)量OA辦公系統(tǒng)價(jià)值的流程。 你可依照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)最佳實(shí)踐(比如那些由PMI所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架)來(lái)設(shè)定基準(zhǔn)，并評(píng)估你的企業(yè)。

　　你可以通過(guò)一套1到4級(jí)的能力標(biāo)度(積極、有效、快速響應(yīng)和業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng))來(lái)記錄每一個(gè)步驟的成熟度。 一旦你依照PMI流程來(lái)測(cè)量成熟度，你就能制定出一套“目標(biāo)”成熟度(使用1到4級(jí)的能力標(biāo)度)，從而量化你的流程。

　　如果企業(yè)的成熟度較低，那么它或許會(huì)缺乏準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來(lái)建立基準(zhǔn)。 在很多情況下，企業(yè)只是不了解完成一個(gè)項(xiàng)目所需花費(fèi)多少成本。如果