IT企業(yè)如何構(gòu)建高效運(yùn)行的OA辦公系統(tǒng)

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一、 引言

  伴隨著項(xiàng)目管理理念的深入和項(xiàng)目管理價(jià)值的日益凸現(xiàn)，管理層逐漸認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和利潤(rùn)將產(chǎn)生非常巨大的有利影響，越來(lái)越多的企業(yè)以項(xiàng)目為單元進(jìn)行企業(yè)的戰(zhàn)略分解與任務(wù)執(zhí)行。隨著專業(yè)分工的細(xì)化，越來(lái)越多的跨職能的項(xiàng)目出現(xiàn)在企業(yè)里面，如何在跨職能的項(xiàng)目之間進(jìn)行資源優(yōu)化組合、管理好各項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度等就變得越來(lái)越重要。為了更好地解決資源沖突，復(fù)制已有項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范企業(yè)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))應(yīng)孕而生。

  OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中日益承擔(dān)起建立項(xiàng)目管理方法論、總結(jié)最佳實(shí)踐、知識(shí)管理、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)以及建設(shè)組織級(jí)項(xiàng)目管理體系的責(zé)任。然而由于OA辦公系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)發(fā)展時(shí)間較短，大部分處于初建或成熟度不高的摸索階段，在OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中，常常遭遇很多問題與困境。下面將從OA辦公系統(tǒng)的定義、類型與成熟度、問題與原因分析、對(duì)策等方面進(jìn)行論述，結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的管理理念與方法，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的高效運(yùn)營(yíng)與管理提出自己的建議。

二、 OA辦公系統(tǒng)的定義

  OA辦公系統(tǒng)(Project Management Office)一般稱為項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目管理中心或者項(xiàng)目管理部。OA辦公系統(tǒng)是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對(duì)項(xiàng)目提供顧問式指導(dǎo)、開展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。

三、 OA辦公系統(tǒng)的類型與成熟度

根據(jù)不同組織文化、組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目管理成熟度，OA辦公系統(tǒng)分為三種類型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型。

(一) 保證型OA辦公系統(tǒng)——初始級(jí)

  保證型是OA辦公系統(tǒng)建立的初始階段，主要為項(xiàng)目經(jīng)理提供管理支持(Project Management)、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)，這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對(duì)和權(quán)力之爭(zhēng)，在OA辦公系統(tǒng)的剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行，主要向主管副總和項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。

(二) 控制型OA辦公系統(tǒng)——已管理級(jí)

  控制型OA辦公系統(tǒng)在強(qiáng)矩陣組織結(jié)構(gòu)中容易實(shí)現(xiàn)。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制(Program Management)，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)施項(xiàng)目目標(biāo)和組織目標(biāo)。這時(shí)OA辦公系統(tǒng)的工作可以包括：項(xiàng)目經(jīng)理任命、資源的協(xié)調(diào)、立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)的審批，項(xiàng)目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)等，可獨(dú)立向總經(jīng)理匯報(bào)。

(三) 戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)——優(yōu)化級(jí)

  戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)是OA辦公系統(tǒng)發(fā)展的高級(jí)階段。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)承擔(dān)著企業(yè)項(xiàng)目篩選、戰(zhàn)略目標(biāo)確定與分解等任務(wù)，具有承上(戰(zhàn)略理解)和啟下(啟動(dòng)項(xiàng)目)的雙重任務(wù)。這時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編?lái)相應(yīng)的利益，可直接向最高管理者匯報(bào)。

(四) 成熟度演進(jìn)

  在實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)OA辦公系統(tǒng)初建期往往采用“保證型”的形式，隨著從業(yè)人員項(xiàng)目管理知識(shí)的豐富與項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的提升，以及組織級(jí)項(xiàng)目管理成熟度的提升，內(nèi)部職責(zé)與權(quán)限的明晰，1-2年后OA辦公系統(tǒng)逐步將行政的職能分解到行政部門或資源部部門的助理人員，更加專注于多項(xiàng)目的監(jiān)控與項(xiàng)目分析、項(xiàng)目管理體系的建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)，這標(biāo)志已進(jìn)度到“控制型”O(jiān)A辦公系統(tǒng)的階段。當(dāng)OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析對(duì)公司的決策與流程的變革、項(xiàng)目可行性分析、優(yōu)先級(jí)排序、市場(chǎng)的開拓起到重