OA辦公自動化系統(tǒng)在文書檔案文檔檔案管理中運用的優(yōu)點

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　　OA辦公自動化在文書檔案中運用的優(yōu)點

　　(一)大大提高了辦公效率

　　OA辦公自動化在文書檔案中運用的最大優(yōu)點是計算機的強大信息處理能力對辦公效率的提高。傳統(tǒng)的文書檔案管理，需要工作人員在紙質(zhì)材料上進行信息的收集、整理工作，要求材料上信息記錄符合規(guī)范、字跡清晰、工整，準確進行各類文件信息的分類和統(tǒng)計，浪費了大量的人力物力，得到的結果也不精確。而OA辦公自動化，避免了重復性勞動，規(guī)范化文檔，標準化管理，方便文件收集、存儲、分類和查閱等。

　　(二)提高了文檔一體化管理水平

　　OA辦公自動化利用計算機進行檔案管理，文件化的管理形式和體系化的管理手段，方便了文件信息的共享，避免了信息的大量閑置，通過分享可以了解更多其他部門的概況、最新發(fā)展、工作重點等，提高了資源利用率，查找起來也更方便，提高了文檔一體化管理水平。

　　(三)能很長久的保存文件資料

　　紙質(zhì)材料都有一定的使用壽命，且容易受到外界損壞，如火災、潮濕等都會破壞紙質(zhì)，很難復原，容易造成不可挽回的損失。而電子文件則能保存更長時間，電子文件可以存儲在不同載體上，可以根據(jù)實際需要選擇不同的電子載體。隨著讀取文件設備的不斷進步，更容易實現(xiàn)存和讀，存儲時間更長，文件受外界影響較小，穩(wěn)定性強，破壞后也可以進行恢復。

　　(四)提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時間

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在傳遞過程中可能會發(fā)生丟失等情況，妨礙了檔案歸檔的順利進行，檢索檔案也很繁復、工作量大，且傳遞是依靠人為傳送，受到距離影響，使得傳遞時間可能會相當長，影響檔案歸檔的及時性。而計算機網(wǎng)絡技術的普及，讓傳遞工作變得非常方便和簡單，電子文件可以直接通過網(wǎng)絡工具傳遞給需要者，傳遞速度非常快，提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時間。

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