用好OA辦公軟件,切勿自我設限

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使用OA 辦公軟件，也就是引入全新的辦公理念，開始全新的辦公方式。但很多人已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)辦公的低效率，不敢或者不愿去打破常規(guī)，這種自我設限的現(xiàn)象正是“跳蚤理論”的體現(xiàn)。

在管理學界，有一個著名的“跳蚤理論”，跳蚤一般可以跳一米多高，但把它放到一個玻璃杯里，蓋上罩子，它跳躍時就會碰到罩子，這樣它會不斷自己降低跳躍高度，以免碰壁。最后，當把罩子拿開后，它也只能在玻璃杯里跳，而不能再高了。

跳蚤適應了玻璃杯的高度，從而喪失了本來的能力，給自己造成了“我跳不高”或者“這就是我”的潛意識，還以為自己本來就應該這樣。這種自我設限的現(xiàn)象在很多人的身上都有表現(xiàn)，只是沒有感覺到而已。

當企業(yè)愿意引入OA辦公軟件的時候，說明是愿意和希望做出改變、突破、創(chuàng)新的，只是在具體的應用中，會受到傳統(tǒng)習慣的限制，產(chǎn)生一些障礙，這是需要廠商和用戶一起解決的問題。

OA辦公軟件經(jīng)過20多年的發(fā)展，其理念、技術、功能和應用都已經(jīng)日臻成熟，產(chǎn)品的標準化程度已經(jīng)非常高。從本質(zhì)上來說，這個產(chǎn)品是廠商和成千上萬用戶共同努力打造的，經(jīng)過千錘百煉，符合最大多數(shù)用戶的使用習慣和需求。

有的企業(yè)對標準化的OA辦公軟件心存疑慮，甚至心存畏懼，感覺不適合自己企業(yè)的辦公管理方式，害怕用不好，因此耗費大量的人力、財力、物力來定制開發(fā)OA軟件。

如果是涉及到行業(yè)特殊的業(yè)務管理，那么標準化的OA軟件確實不適合，只能進行定制開發(fā)。但如果只是很表層的行業(yè)應用，本質(zhì)上和其他行業(yè)并無不同，那么就沒有定制開發(fā)的必要了。

OA辦公軟件就像是一條高速公路，你可以在上面跑轎車、SUV、MPV和卡車，但跑火車就不行了，只能另鋪軌道。如果用戶不會開車，可以去學習，花大價錢建起了高速公路，如果用來騎自行車那就是一種巨大的浪費。學習的過程可能是需要些時間和精力，但學會之后就會得到巨大的利益。

很多時候，定制化的OA軟件就像玻璃杯，看起來量身定做，但同時也給你設置了限制，由于模塊、流程、操作太過定式，因此只能繼續(xù)原來那種按部就班的工作方式，僅僅是替代了部分手工操作，讓業(yè)務更加熟練而已，卻不能真正符合企業(yè)的發(fā)展需求。

而且，定制化的OA軟件看似在體系上能夠高度契合現(xiàn)階段企業(yè)的操作習氣和事務流程，卻因為完全按照企業(yè)需求來設計，而很難發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有流程和制度中存在的問題，無法通過管理系統(tǒng)進行優(yōu)化和改進，這也就失去了管理系統(tǒng)應用的價值。