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知識(shí)管理系統(tǒng)的基本職能有四：外化、內(nèi)化、中介和認(rèn)知過程。
1.外化
外化重在發(fā)展知識(shí)的相似之處，外化是以外部貯藏庫的形式捕獲知識(shí)，并根據(jù)分類框架或標(biāo)準(zhǔn)來組織它們。只提供某種方式用以捕獲知識(shí)并在線存儲(chǔ)它們的技術(shù)位于最底層，例如鏡像系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫；而工作流技術(shù)則提供了稍高一層次的功能。外化過程的下一層次包含了更為強(qiáng)大的搜索工具和文件管理系統(tǒng)，它們對(duì)貯存的知識(shí)進(jìn)行分類，并能識(shí)別出各信息源之間的相似之處?；诖?，可用聚類的方法找出公司知識(shí)庫中各知識(shí)結(jié)構(gòu)間隱含的關(guān)系或聯(lián)系。外化的最終作用是通過內(nèi)化或中介使知識(shí)尋求者能夠得到你所捕獲搜集到的知識(shí)。
2.內(nèi)化
內(nèi)化指的是明確、固定的知識(shí)的傳送過程。內(nèi)化是設(shè)法發(fā)現(xiàn)與特定消費(fèi)者的需求相關(guān)的知識(shí)結(jié)構(gòu)。在內(nèi)化過程中，你從外部貯藏庫里提取知識(shí)，并通過過濾來發(fā)現(xiàn)與知識(shí)尋求者相關(guān)的東西。內(nèi)化能幫助研究者就某一問題或感興趣的觀點(diǎn)進(jìn)行溝通，并澄清那些與以往通過外化得來的知識(shí)相抵觸的問題。
3.中介
中介主要針對(duì)的是無聲的知識(shí)，中介將知識(shí)尋求者和最佳知識(shí)源相匹配，通過追溯個(gè)體的經(jīng)歷和興趣，中介能把需要研究某一課題的人和在這一領(lǐng)域中有經(jīng)驗(yàn)的人聯(lián)系起來。
4.認(rèn)知過程
認(rèn)知主要是講知識(shí)的運(yùn)用過程。認(rèn)知是經(jīng)由前三個(gè)功能交換得出的知識(shí)管理終極目標(biāo)?，F(xiàn)有技術(shù)很少能實(shí)現(xiàn)認(rèn)知過程的自動(dòng)化，通常都是采用專家系統(tǒng)或使用人工智能技術(shù)，并據(jù)此做出決策。
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