在當(dāng)今快節(jié)奏的辦公環(huán)境中，辦公管理系統(tǒng)已成為企業(yè)和組織提升辦公效率的關(guān)鍵因素。一個(gè)好用的辦公管理系統(tǒng)就像是一把萬(wàn)能鑰匙，能夠幫助企業(yè)解決各種辦公難題，優(yōu)化工作流程，讓員工從繁瑣的事務(wù)中解脫出來(lái)，將更多的精力投入到核心業(yè)務(wù)上。它不僅可以提高工作效率，還能提升管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。下面我們就來(lái)詳細(xì)了解一下最好用的辦公管理系統(tǒng)為何是提升辦公效率的必備利器。
一、流程自動(dòng)化管理
在傳統(tǒng)辦公模式下，許多工作流程需要人工手動(dòng)操作，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而辦公管理系統(tǒng)的流程自動(dòng)化功能可以讓這些問(wèn)題迎刃而解。
審批流程自動(dòng)化：以往員工提交請(qǐng)假、報(bào)銷等申請(qǐng)，需要在各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)辦公室之間來(lái)回奔波，等待審批?，F(xiàn)在通過(guò)辦公管理系統(tǒng)，員工只需在系統(tǒng)中提交申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)按照預(yù)設(shè)的流程自動(dòng)將申請(qǐng)發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地在系統(tǒng)中查看申請(qǐng)并進(jìn)行審批，大大縮短了審批時(shí)間。例如，某公司實(shí)施辦公管理系統(tǒng)后，請(qǐng)假審批時(shí)間從原來(lái)的平均 3 天縮短到了 1 天以內(nèi)。
任務(wù)分配自動(dòng)化：管理者可以在系統(tǒng)中根據(jù)項(xiàng)目需求自動(dòng)分配任務(wù)給相應(yīng)的員工。系統(tǒng)會(huì)記錄任務(wù)的分配情況、完成時(shí)間等信息，員工也可以在系統(tǒng)中查看自己的任務(wù)列表和進(jìn)度。這樣可以避免任務(wù)分配不均和遺漏的問(wèn)題，提高工作效率。比如，一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)分配任務(wù)，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作銜接更加緊密，項(xiàng)目完成時(shí)間比預(yù)期提前了 10%。
數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)自動(dòng)化：在企業(yè)內(nèi)部，不同部門之間經(jīng)常需要共享數(shù)據(jù)。辦公管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，當(dāng)一個(gè)部門完成某項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)傳遞給相關(guān)部門，無(wú)需人工再次錄入和傳遞。這不僅提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還節(jié)省了時(shí)間。以銷售部門和財(cái)務(wù)部門為例，銷售訂單數(shù)據(jù)可以自動(dòng)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，減少了數(shù)據(jù)錄入的錯(cuò)誤率，從原來(lái)的 5%降低到了 1%以下。
二、文檔集中管理
在日常辦公中，文檔管理是一項(xiàng)重要的工作。但傳統(tǒng)的文檔管理方式往往存在文件分散、查找困難等問(wèn)題。辦公管理系統(tǒng)的文檔集中管理功能可以有效解決這些問(wèn)題。
文件存儲(chǔ)與分類：系統(tǒng)提供了一個(gè)集中的存儲(chǔ)空間，員工可以將各種文件上傳到系統(tǒng)中，并按照不同的類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)。例如，可以按照部門、項(xiàng)目、文件類型等進(jìn)行分類。這樣可以方便員工快速找到所需的文件，提高工作效率。某企業(yè)實(shí)施文檔集中管理后，員工查找文件的時(shí)間從原來(lái)的平均 10 分鐘縮短到了 2 分鐘以內(nèi)。
版本控制：在多人協(xié)作編輯文檔的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)版本混亂的問(wèn)題。辦公管理系統(tǒng)可以對(duì)文檔的版本進(jìn)行控制，記錄每個(gè)版本的修改時(shí)間、修改人等信息。員工可以隨時(shí)查看文檔的歷史版本，并進(jìn)行對(duì)比和恢復(fù)。這有助于保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性。比如，在一個(gè)大型項(xiàng)目的文檔編寫過(guò)程中，通過(guò)版本控制功能，避免了因版本混亂導(dǎo)致的錯(cuò)誤和重復(fù)工作。
權(quán)限管理：為了保證文檔的安全性，辦公管理系統(tǒng)可以設(shè)置不同的權(quán)限。管理者可以根據(jù)員工的職位和工作需求，為他們分配不同的訪問(wèn)權(quán)限。例如，某些敏感文件只有特定的人員可以查看和修改。這樣可以防止重要文件的泄露和誤操作。某公司通過(guò)權(quán)限管理，有效防止了商業(yè)機(jī)密的泄露，保障了企業(yè)的利益。
三、溝通協(xié)作功能
良好的溝通協(xié)作是提高辦公效率的關(guān)鍵。辦公管理系統(tǒng)提供了多種溝通協(xié)作功能，讓員工之間的溝通更加便捷高效。
即時(shí)通訊：系統(tǒng)內(nèi)置的即時(shí)通訊工具可以讓員工在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通。員工可以像使用聊天軟件一樣，發(fā)送文字、圖片、文件等信息。這比傳統(tǒng)的郵件溝通更加及時(shí)快捷，能夠快速解決工作中的問(wèn)題。例如，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)成員可以通過(guò)即時(shí)通訊工具隨時(shí)交流工作進(jìn)展和遇到的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整工作方案。
討論組：對(duì)于一些需要多人討論的問(wèn)題，員工可以創(chuàng)建討論組。在討論組中，大家可以圍繞特定的話題進(jìn)行討論和交流。這有助于集思廣益，提高決策的科學(xué)性。比如，在新產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中，研發(fā)、市場(chǎng)、銷售等部門的人員可以在討論組中共同探討產(chǎn)品的功能和市場(chǎng)定位，加快產(chǎn)品的研發(fā)進(jìn)度。
項(xiàng)目協(xié)作：辦公管理系統(tǒng)可以為每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建專門的協(xié)作空間。在這個(gè)空間里，項(xiàng)目成員可以共享項(xiàng)目文檔、任務(wù)進(jìn)度、溝通記錄等信息。大家可以實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，協(xié)同完成項(xiàng)目任務(wù)。例如，一個(gè)建筑項(xiàng)目通過(guò)項(xiàng)目協(xié)作功能，各個(gè)施工團(tuán)隊(duì)之間的配合更加默契，項(xiàng)目工期縮短了 15%。
四、數(shù)據(jù)分析與決策支持
在企業(yè)管理中，數(shù)據(jù)是重要的決策依據(jù)。辦公管理系統(tǒng)可以對(duì)企業(yè)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，為管理者提供決策支持。
數(shù)據(jù)收集：系統(tǒng)可以自動(dòng)收集企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，包括銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)可以來(lái)自不同的數(shù)據(jù)源，如數(shù)據(jù)庫(kù)、報(bào)表、傳感器等。通過(guò)數(shù)據(jù)收集，管理者可以全面了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況。例如，某零售企業(yè)通過(guò)系統(tǒng)收集各個(gè)門店的銷售數(shù)據(jù)，了解不同地區(qū)、不同時(shí)間段的銷售情況。
數(shù)據(jù)分析：系統(tǒng)提供了多種數(shù)據(jù)分析工具，如報(bào)表生成、圖表展示、數(shù)據(jù)挖掘等。管理者可以通過(guò)這些工具對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問(wèn)題。例如，通過(guò)分析銷售數(shù)據(jù)，管理者可以了解哪些產(chǎn)品暢銷，哪些產(chǎn)品滯銷，從而調(diào)整產(chǎn)品策略。某企業(yè)通過(guò)數(shù)據(jù)分析，將滯銷產(chǎn)品的庫(kù)存降低了 20%。
決策支持：基于數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，系統(tǒng)可以為管理者提供決策建議。例如，根據(jù)市場(chǎng)需求和銷售數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以預(yù)測(cè)未來(lái)的銷售趨勢(shì)，為企業(yè)的生產(chǎn)和采購(gòu)提供參考。這有助于管理者做出更加科學(xué)合理的決策，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。某制造企業(yè)通過(guò)決策支持功能，優(yōu)化了生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)成本降低了 12%。
五、移動(dòng)辦公支持
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，移動(dòng)辦公已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。辦公管理系統(tǒng)的移動(dòng)辦公支持功能可以讓員工隨時(shí)隨地處理工作。
移動(dòng)客戶端：系統(tǒng)提供了移動(dòng)客戶端，員工可以在手機(jī)或平板電腦上下載安裝。通過(guò)移動(dòng)客戶端，員工可以像在電腦上一樣使用辦公管理系統(tǒng)的各種功能，如查看文件、審批申請(qǐng)、溝通協(xié)作等。這方便了員工在外出出差、休假等情況下也能及時(shí)處理工作。例如，某銷售人員在外出拜訪客戶時(shí)，可以通過(guò)移動(dòng)客戶端及時(shí)查看客戶信息和銷售訂單，提高了客戶服務(wù)質(zhì)量。
離線使用：在沒有網(wǎng)絡(luò)的情況下，移動(dòng)客戶端仍然可以提供部分功能。員工可以在離線狀態(tài)下查看已下載的文件和數(shù)據(jù)，進(jìn)行簡(jiǎn)單的編輯和操作。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將離線期間的操作同步到服務(wù)器上。這提高了員工在特殊環(huán)境下的工作效率。比如，在偏遠(yuǎn)地區(qū)進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研時(shí)，員工可以在離線狀態(tài)下記錄調(diào)研數(shù)據(jù)，回來(lái)后再進(jìn)行同步。
安全保障：為了保證移動(dòng)辦公的安全，辦公管理系統(tǒng)采取了多種安全措施。例如，對(duì)移動(dòng)客戶端進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露；設(shè)置登錄密碼和指紋識(shí)別等認(rèn)證方式，確保只有授權(quán)人員可以使用。這讓企業(yè)和員工可以放心地使用移動(dòng)辦公功能。某企業(yè)通過(guò)安全保障措施，有效防止了移動(dòng)辦公過(guò)程中的數(shù)據(jù)泄露事件。
六、客戶關(guān)系管理
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，客戶是重要的資產(chǎn)。辦公管理系統(tǒng)的客戶關(guān)系管理功能可以幫助企業(yè)更好地管理客戶資源，提高客戶滿意度。
客戶信息管理：系統(tǒng)可以記錄客戶的基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄等信息。員工可以通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)查看客戶的詳細(xì)信息，了解客戶的需求和偏好。這有助于企業(yè)為客戶提供更加個(gè)性化的服務(wù)。例如，某電商企業(yè)通過(guò)客戶信息管理，根據(jù)客戶的購(gòu)買歷史推薦相關(guān)的商品，客戶的購(gòu)買轉(zhuǎn)化率提高了 15%。
銷售機(jī)會(huì)管理：系統(tǒng)可以跟蹤銷售機(jī)會(huì)的進(jìn)展情況，從潛在客戶到意向客戶，再到成交客戶。員工可以在系統(tǒng)中記錄銷售機(jī)會(huì)的各個(gè)階段，及時(shí)跟進(jìn)和處理。這有助于提高銷售成功率。比如，某銷售團(tuán)隊(duì)通過(guò)銷售機(jī)會(huì)管理，將銷售成功率從原來(lái)的 30%提高到了 40%。
客戶服務(wù)管理：系統(tǒng)可以記錄客戶的服務(wù)請(qǐng)求和反饋信息，員工可以及時(shí)響應(yīng)客戶的需求，解決客戶的問(wèn)題。通過(guò)客戶服務(wù)管理，企業(yè)可以提高客戶的滿意度和忠誠(chéng)度。某企業(yè)通過(guò)客戶服務(wù)管理，客戶的投訴率降低了 20%。
七、人力資源管理
人力資源是企業(yè)發(fā)展的核心力量。辦公管理系統(tǒng)的人力資源管理功能可以幫助企業(yè)更好地管理員工，提高員工的工作效率和滿意度。
員工信息管理：系統(tǒng)可以記錄員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等信息。管理者可以通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)查看員工的詳細(xì)信息，了解員工的能力和發(fā)展情況。這有助于企業(yè)進(jìn)行合理的人員調(diào)配和培訓(xùn)計(jì)劃制定。例如，某企業(yè)通過(guò)員工信息管理，為員工制定了個(gè)性化的培訓(xùn)方案，員工的業(yè)務(wù)能力得到了顯著提升。
考勤管理：系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)員工考勤的自動(dòng)化管理。員工可以通過(guò)指紋識(shí)別、人臉識(shí)別等方式進(jìn)行考勤打卡，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄考勤數(shù)據(jù)。管理者可以通過(guò)系統(tǒng)查看員工的考勤情況，進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)和分析。這有助于規(guī)范員工的考勤行為，提高工作效率。某公司通過(guò)考勤管理，員工的遲到早退現(xiàn)象減少了 30%。
績(jī)效管理：系統(tǒng)可以設(shè)置績(jī)效考核指標(biāo)和規(guī)則，對(duì)員工的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估和考核。員工可以在系統(tǒng)中查看自己的績(jī)效目標(biāo)和完成情況，管理者可以根據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲和激勵(lì)。這有助于激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力。某企業(yè)通過(guò)績(jī)效管理，員工的工作效率提高了 25%。
八、系統(tǒng)集成與擴(kuò)展性
在企業(yè)的信息化建設(shè)中，不同的系統(tǒng)之間需要進(jìn)行集成和協(xié)同工作。辦公管理系統(tǒng)的系統(tǒng)集成與擴(kuò)展性可以滿足企業(yè)的這一需求。
與其他系統(tǒng)集成：辦公管理系統(tǒng)可以與企業(yè)現(xiàn)有的其他系統(tǒng)進(jìn)行集成，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)、CRM 系統(tǒng)等。通過(guò)系統(tǒng)集成，不同系統(tǒng)之間可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。例如，辦公管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成后，銷售訂單數(shù)據(jù)可以自動(dòng)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核算，提高了財(cái)務(wù)工作的效率。
擴(kuò)展性：隨著企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的變化，辦公管理系統(tǒng)需要具備一定的擴(kuò)展性。系統(tǒng)可以通過(guò)添加插件、模塊等方式進(jìn)行功能擴(kuò)展，滿足企業(yè)不斷變化的需求。例如，某企業(yè)在業(yè)務(wù)拓展后，需要增加項(xiàng)目管理功能，通過(guò)辦公管理系統(tǒng)的擴(kuò)展性，輕松實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理模塊的添加。
定制開發(fā)：對(duì)于一些有特殊需求的企業(yè)，辦公管理系統(tǒng)可以進(jìn)行定制開發(fā)。開發(fā)團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和需求，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化定制。這有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)更加貼合自身業(yè)務(wù)的辦公管理。某企業(yè)通過(guò)定制開發(fā)，將辦公管理系統(tǒng)與自身的業(yè)務(wù)流程完美結(jié)合，工作效率得到了大幅提升。
綜上所述，最好用的辦公管理系統(tǒng)通過(guò)流程自動(dòng)化管理、文檔集中管理、溝通協(xié)作功能等多個(gè)方面，為企業(yè)提供了全方位的辦公解決方案，是提升辦公效率的必備利器。企業(yè)可以根據(jù)自身的需求和實(shí)際情況選擇適合的辦公管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升和企業(yè)的發(fā)展。
常見用戶關(guān)注的問(wèn)題：
一、最好用的辦公管理系統(tǒng)有哪些功能??？
我聽說(shuō)好多人都在找好用的辦公管理系統(tǒng)，我就想知道它到底有啥功能能這么吸引人。感覺要是功能多又實(shí)用，那對(duì)辦公效率的提升肯定特別大。
功能介紹
一般來(lái)說(shuō)，最好用的辦公管理系統(tǒng)功能可豐富啦。首先是任務(wù)管理功能，它能讓管理者輕松分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員，還能設(shè)置任務(wù)的優(yōu)先級(jí)、截止日期啥的。成員也能清楚知道自己要干啥，啥時(shí)候完成。比如說(shuō)一個(gè)項(xiàng)目有多個(gè)小任務(wù)，通過(guò)任務(wù)管理功能就能把它們合理安排，大家按部就班地做，效率就提高了。
還有文檔管理功能，能集中存儲(chǔ)和管理公司的各種文檔?？梢詫?duì)文檔進(jìn)行分類、權(quán)限設(shè)置，方便大家查找和使用。就像公司的合同、方案這些重要文檔，都能安全地存放在系統(tǒng)里，需要的時(shí)候一搜就出來(lái)。
另外，溝通協(xié)作功能也很關(guān)鍵。系統(tǒng)里有即時(shí)通訊、討論組等功能，團(tuán)隊(duì)成員之間可以隨時(shí)交流。不管是在辦公室還是出差在外，都能及時(shí)溝通工作，避免因?yàn)樾畔⒉患皶r(shí)而耽誤事。
還有日程管理功能，能讓大家記錄自己的工作安排，還能和團(tuán)隊(duì)成員共享日程。這樣大家就能知道彼此的時(shí)間安排，避免時(shí)間沖突，合理安排會(huì)議和工作。
二、辦公管理系統(tǒng)能提升多少辦公效率呢？
朋友說(shuō)用了辦公管理系統(tǒng)辦公效率提升可大了，我就想知道到底能提升多少啊。要是提升得特別多，那可太值得用了。
效率提升分析
辦公管理系統(tǒng)對(duì)辦公效率的提升幅度不好一概而論，得看具體的使用情況和公司的業(yè)務(wù)類型。不過(guò)總體來(lái)說(shuō)，提升還是很明顯的。
從時(shí)間利用上看，它能節(jié)省很多找資料、溝通的時(shí)間。就像前面說(shuō)的文檔管理功能，以前找一份資料可能要在一堆文件里翻半天，現(xiàn)在在系統(tǒng)里幾秒鐘就能找到。溝通協(xié)作功能也讓信息傳遞更迅速，不用再跑來(lái)跑去或者打很多電話。這樣算下來(lái)，每天能節(jié)省不少時(shí)間。
從工作流程上看，系統(tǒng)能規(guī)范工作流程。比如審批流程，以前可能要拿著文件到處找人簽字，現(xiàn)在在系統(tǒng)里一鍵提交，相關(guān)人員就能及時(shí)審批，大大縮短了審批時(shí)間。據(jù)一些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，使用辦公管理系統(tǒng)后，審批流程的時(shí)間能縮短 50% 以上。
從團(tuán)隊(duì)協(xié)作上看，大家能更好地配合。任務(wù)分配明確，成員之間信息共享，減少了重復(fù)勞動(dòng)和溝通成本。一個(gè)項(xiàng)目原本可能需要 10 天完成，使用系統(tǒng)后可能 7 天就能完成，效率提升了 30% 左右。
三、怎么選擇適合自己公司的辦公管理系統(tǒng)呢？
我聽說(shuō)現(xiàn)在辦公管理系統(tǒng)可多了，我就想知道該咋選適合自己公司的呢。要是選不好，花了錢還達(dá)不到效果，那就虧大了。
選擇方法
首先要考慮公司的規(guī)模和業(yè)務(wù)需求。如果是小公司，業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單，那可以選擇功能相對(duì)基礎(chǔ)、價(jià)格便宜的系統(tǒng)。比如一些只需要簡(jiǎn)單的任務(wù)管理和文檔管理功能的小公司，就不用花大價(jià)錢買功能特別復(fù)雜的系統(tǒng)。
要是大公司，業(yè)務(wù)復(fù)雜，涉及多個(gè)部門和項(xiàng)目，那就需要功能強(qiáng)大、能定制化的系統(tǒng)。像有很多分公司的企業(yè)，可能需要系統(tǒng)能支持多地點(diǎn)辦公、數(shù)據(jù)集中管理等功能。
其次，要考慮系統(tǒng)的易用性。員工都不喜歡用操作復(fù)雜的系統(tǒng)，要是系統(tǒng)太難用，大家都不愿意用，那再好的功能也發(fā)揮不出來(lái)。所以要選擇界面簡(jiǎn)潔、操作方便的系統(tǒng)，讓員工能快速上手。
然后，還要考慮系統(tǒng)的安全性。公司的很多重要信息都要存放在系統(tǒng)里，要是系統(tǒng)不安全，被黑客攻擊或者數(shù)據(jù)泄露，那損失可就大了。所以要選擇有安全保障措施的系統(tǒng)，比如數(shù)據(jù)加密、備份等功能。
最后，要考慮系統(tǒng)的售后服務(wù)。在使用過(guò)程中難免會(huì)遇到問(wèn)題，要是售后服務(wù)不好，問(wèn)題得不到及時(shí)解決，會(huì)影響工作。所以要選擇有良好售后服務(wù)的供應(yīng)商。
四、使用辦公管理系統(tǒng)有啥注意事項(xiàng)嗎？
朋友推薦我用辦公管理系統(tǒng)，我就想知道使用的時(shí)候有啥注意事項(xiàng)。別用著用著出問(wèn)題，影響工作就不好了。
注意事項(xiàng)說(shuō)明
首先，要做好員工培訓(xùn)。很多員工可能對(duì)新系統(tǒng)不太熟悉，要是不培訓(xùn)就直接用，可能會(huì)用不好。所以在系統(tǒng)上線前，要組織員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓大家了解系統(tǒng)的功能和操作方法。
其次，要及時(shí)更新系統(tǒng)。系統(tǒng)的供應(yīng)商會(huì)不斷更新系統(tǒng)，修復(fù)漏洞、增加功能。及時(shí)更新系統(tǒng)能保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，還能讓大家使用到新的功能。
然后，要注意數(shù)據(jù)的備份。雖然系統(tǒng)一般都有備份功能，但自己也要定期備份重要數(shù)據(jù)。萬(wàn)一系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者數(shù)據(jù)丟失，還有備份可以恢復(fù)，避免造成損失。
另外，要設(shè)置合理的權(quán)限。不同的員工有不同的工作職責(zé)，要根據(jù)他們的工作內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。比如財(cái)務(wù)人員可以查看財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，普通員工就不能查看，這樣能保證數(shù)據(jù)的安全性。
最后，要鼓勵(lì)員工積極使用。有些員工可能習(xí)慣了以前的工作方式，不太愿意用新系統(tǒng)。公司要鼓勵(lì)員工使用，讓大家看到系統(tǒng)的好處，提高大家的使用積極性。
