合同管理

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 　　隨著市場的發(fā)展，傳媒企業(yè)向集團化、規(guī)模化發(fā)展，產品已趨向于多樣化、大量化，合同也相應增加。目前許多傳媒企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種管理方式存在著諸多弊端，合同管理是商務運作中非常重要的一個部分，傳媒企業(yè)可以運用傳媒行業(yè)合同管理系統(tǒng)進行管理。

　　一、傳媒公司在合同上的管理問題

　　1、信息匯總困難

　　采用傳統(tǒng)手工或者Excel表格管理合同時，由于不同部門的數據不統(tǒng)一，采集時間不連續(xù)，匯總工作需要耗費大量的時間，并且準確度難以保證，導致影響管理層人員的決策時間。

　　2、進度控制難

　　合同數目眾多，參與人員也非常多，業(yè)務人員靠手工、Word 、Excel表格來管理合同進度的控制，但是這樣的方式很難滿足公司發(fā)展的需要，如果管理層人員想要全局或者是全程了解合同情況時，會有很大的障礙問題。

　　3、文檔管理難

　　傳統(tǒng)紙質合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時存在查找不方便的問題，尤其是管理層人員，需要了解合同文本是需要耗費非常多的時間。

　　4、缺少預警機制

　　缺少對合同進度、結款等關鍵節(jié)點的預警提醒，不能準確的預測近期可能的收入支出項目，不能幫助公司進行財務規(guī)劃，掌控現金流，更好的發(fā)揮資金運作。

　　二、泛普軟件—傳媒行業(yè)合同管理系統(tǒng)功能模塊

　　1、合同視圖

　　在所有合同中，顯示所有合同的類型、開始時間、到期時間、合同金額、合同狀態(tài)等信息，并支持導出。同時，顯示所有合同收據和客戶記錄。這些記錄為管理層做出集體決策提供了依據。

　　2、進度跟蹤

　　明確合同進度，與計劃情況進行對比，以便管理層及時了解合同動態(tài)、執(zhí)行情況、完成程度、完成百分比，調整進度，安排下一步工作。

　　3、內部協(xié)作

　　企業(yè)電子化平臺處理合同，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率。當業(yè)務部門提交合同請求并通過審批流程時，所有相關人員都可以參與其中。

　　4、預警提醒

　　合同到期預警，客戶資質證書預警，提醒合同經理及時執(zhí)行，跟蹤合同最新情況。此外，律師函、項目立案訴訟等。有助于解決合同糾紛，降低風險，減少企業(yè)損失。

　　5、永久保存

　　異地容災、分布式架構、灰度升級等安全技術。通過云合同簽署的電子合同將永久存儲在服務器中。

　　6、統(tǒng)計分析

　　合同的統(tǒng)計效率大大提高。現在的系統(tǒng)從手工統(tǒng)計到自動統(tǒng)計，可以隨時得到統(tǒng)計結果，管理人員可以根據系統(tǒng)提供的合同報表和圖形報表做出相應的決策。

　　三、傳媒公司選擇合同管理系統(tǒng)的注意事項

　　1、明確企業(yè)使用目的，帶有明確、清晰的目的選擇，才能確保所選擇的系統(tǒng)符合企業(yè)自身需求。如希望企業(yè)合同管理系統(tǒng)幫助解決哪些問題、在選擇系統(tǒng)中能投資的成本預算是多少等等。

　　2、根據企業(yè)實際需求而選擇，適合的才是最好的。想要選擇一個好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)，可以根據企業(yè)的實際需求。

　　3、從功能上進行選擇，不是功能越復雜，合同管理系統(tǒng)就越強大，而是要看所具有的功能是否能滿足企業(yè)的需求。

　　通過對合同進行有效的管理實現檢索迅速、查找方便、可靠性高，保密性好，壽命長等模塊，這些優(yōu)點能夠極大的提高合同管理的效率，為企業(yè)快速發(fā)展提供助力。