客戶管理軟件讓員工能夠得到充分的準備材料
營銷人員總是能夠認識到客戶信息的重要性。即使在最早的電腦系統中，數據輸入操作員也是非常關鍵的，他們能夠確認每一單銷售記錄的細節(jié)——哪些客戶購買了多少哪種產品。這些細節(jié)數據的可獲得性使得銷售分析報告——按客戶分析銷售狀況、按產品分析銷售狀況、按銷售人員分析的銷售狀況——能夠得到充分的準備材料。當電腦進入圖形界面之后，同樣的細節(jié)記錄則可以通過磁帶和磁盤記錄下來。很長時間以來，組織對以生產信息為目的、收集詳細數據工作的重要性有著深刻的認識，這有利于營銷戰(zhàn)略的開發(fā)。
今天，營銷管理者通過應用信息技術對近期銷售數據的文件加以整理。硬件和軟件技術的應用成功實現了長期以來數據倉庫中的深層次大塊數據文件的留存。數據倉庫就是存儲描述公司及其活動的概括性和細節(jié)數據的大型倉庫，是按照各種業(yè)務單元以一種特定方式組織起來的，泛普軟件可以輕松還原描述公司活動的信息。
客戶管理系統軟件結構
數據倉庫是CRM系統的核心元素。數據來源，無論來自公司內部還是外部，都是提供了描述客戶關系的數據。如果系統中沒有收入數據格式，數據收集系統能夠將其轉換為一種電子媒介。數據倉庫系統能夠整理數據備存、存儲數據、描述數據，以便以后進行取回，并實現管理和控制功能。信息傳輸系統則使得信息用戶有機會以電子或印制信息報告和展示稿的形式獲取數據倉庫系統的內容。
CRM結構將數據收集、數據存儲、數據到信息的轉換以及對用戶的信息展示有機結合在一起，因此系統可以將數據轉換為信息。數據是由數量規(guī)模大到難以直接應用的事實和數據組織的，而信息由含義豐富的概況、歸納性的數據組成，向用戶揭示了一些他以前并不了解的事情。
數據來源
數據的兩個主要來源是內部數據來源和外部數據來源。內部來源各種營業(yè)單位的形式存在于公司內部。例如，制造單位能夠提供關于產品質量的信息，財務單位能夠提供關于客戶支付習慣的信息。銷售代表則能為組織提供關于客戶對產品特性、定價以及競爭對手的反應的真知灼見。外部數據來源則由公司外的組織和個人構成。這些外部來源分別是：客戶、供應商、政府，甚至競爭對手，從競爭對手的廣告促銷、產品特色到折扣優(yōu)惠，公司都能夠對這些問題長期進行追蹤。
數據獲取
從內部來源收集所得數據很可能以電腦可讀格式存儲，客戶管理軟件并在營業(yè)單位采取行動時被輸入數據倉庫。大部分從外部來源收集所得數據交易過程中轉化為電腦可讀格式，但是，還有大量數據必須由數據輸入操作員錄入公司的電腦系統?？蛻艉推渌獠縼碓催€可以通過與公司網站的接口以電腦格式為組織提供數據。
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