關(guān)于新形式下高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　論文摘要：高?；n案是高校重要的檔案資源，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從高校基建檔案的重要性入手，介紹了高?；n案的內(nèi)容、作用及其特點(diǎn)，分析了高?；?a href="http://www.newsbd7.com/yuangong/da/" target="_blank">檔案管理存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)可實(shí)施的建議。

　　論文關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；對(duì)策

　　隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期，隨之而來(lái)的是高校園區(qū)、大學(xué)城、新校區(qū)建設(shè)如雨后春筍蜂擁而上，每個(gè)建設(shè)新校區(qū)的高校要花幾個(gè)億或十幾個(gè)億投入到學(xué)校的征地、建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)。高校投入大量的資金建設(shè)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、辦公、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等，建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的基建檔案資料，高校基建工程檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，它不僅是高校基建工作真實(shí)記錄，而且是以后高校發(fā)展過(guò)程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)。它記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，其實(shí)際保存價(jià)值應(yīng)該受到重視。
　　高?；ú块T(mén)工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)，但建設(shè)單位作為工程項(xiàng)目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設(shè)缺少工程檔案，就缺少了日常維護(hù)和以后改造的依據(jù)，基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發(fā)展，為學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供參考和歷史記錄，也對(duì)學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程提供相互要求的依據(jù)；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天更有利于將來(lái)，是高校一筆寶貴的物質(zhì)財(cái)富。
　　從現(xiàn)在高?；ü芾頇n案來(lái)看，高?；ú块T(mén)現(xiàn)有建設(shè)工程檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問(wèn)題，如：檔案移交工作被動(dòng)、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責(zé)不明、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機(jī)制。

　　一、高?；n案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)

　　高?；n案作為高校建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，是高?；窘ㄔO(shè)圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書(shū)、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過(guò)程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料?；n案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)，從立項(xiàng)準(zhǔn)備到工程竣工驗(yàn)收全過(guò)程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料包括了工程項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點(diǎn)是：
　?。ㄒ唬?zhuān)業(yè)性
　　是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專(zhuān)業(yè)特征。
　?。ǘ┏商仔?
　　是指每一套完整的檔案資料是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行收集和歸檔。
　?。ㄈ┈F(xiàn)實(shí)性
　　是指檔案有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來(lái)做歷史查找，而基建檔案在學(xué)校將來(lái)發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價(jià)值。
　　（四）周期長(zhǎng)
　　主要是檔案要收集從項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等多個(gè)階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項(xiàng)目竣工結(jié)算才能完結(jié)，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，一般為1-2年，大型項(xiàng)目2年或更長(zhǎng)時(shí)間，時(shí)間跨度不可預(yù)見(jiàn)。這些獨(dú)有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的。

　　二、高校基建檔案管理的意義

　?。ㄒ唬┯涗浉咝＝ㄔO(shè)歷史
　　基建檔案承載了高校基本建設(shè)大量的信息，它真實(shí)地記載了學(xué)校內(nèi)各類(lèi)建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工以及使用過(guò)程中的維護(hù)等實(shí)際經(jīng)過(guò)的詳細(xì)資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗(yàn)收到各類(lèi)來(lái)往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。
　　（二）對(duì)高校的續(xù)建和發(fā)展具有參考作用
　　完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來(lái)的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過(guò)查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過(guò)程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。如某高校擬在原教學(xué)大樓上加層，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載7層的荷載，當(dāng)時(shí)由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙直接施工。
　　（三）在建設(shè)過(guò)程中可以重復(fù)利用
　　檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過(guò)程中的維護(hù)、改造和將來(lái)學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備這樣的特征，可以重復(fù)利用或參考。工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)過(guò)實(shí)踐的考驗(yàn)，通用性很強(qiáng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后，重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時(shí)間，而且還能節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)，同時(shí)也提高工作效益及建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。