對于項目經(jīng)理來說，項目管理是一種執(zhí)行力，也是一種思維方式，一個項目能否成功，很大程度上取決于項目經(jīng)理的能力。實際上，一個項目能夠高效運行，也意味著管理思路更加清晰，也會讓任務(wù)難度變小。
一.那么，提高項目管理效率的辦法有哪些呢?
有效的項目管理是簡單的，保持事物的簡單性更易于理解。需要注意的是，不要把“簡單”與“籠統(tǒng)”和“不明確”混淆。當(dāng)涉及大量項目活動的因果關(guān)系或者多個可交付成果的相互依賴關(guān)系時，即使這些關(guān)系不能用簡單的方式表達出來，也不能將其變得籠統(tǒng)和不明確。
想要管理好復(fù)雜的項目，使項目活動的因果關(guān)系和可交付成果的依賴關(guān)系變得簡單，可以從下面的五大要點入手，有助于做好你的項目規(guī)劃，最大程度提高項目管理效率。
1.確定相關(guān)利益者：與利益相關(guān)者會面，針對他們的需求和期望進行討論，為項目范圍、項目預(yù)算和項目時間軸建立基線。
2.定義目標(biāo)、劃分優(yōu)先級：在了解利益相關(guān)者的需求之后，定義清晰的項目目標(biāo)和確定目標(biāo)的優(yōu)先級。
3.定義里程碑和可交付成果：明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項目目標(biāo)制定所需要的項目計劃步驟。
4.創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)和時間表：針對每個可交付成果，定義必須完成的一系列任務(wù)，從而完成每個可交付成果。并給每個活動確定活動時間、活動責(zé)任人以及活動需要的資源。
5.向利益相關(guān)者展示項目計劃：向利益相關(guān)者解釋你的項目計劃如何滿足他們的需求，同時展示沖突解決方案。
項目計劃通過后，就進入項目執(zhí)行階段，這是項目生命周期中最漫長、最困難的階段。在項目執(zhí)行階段，需要制定實際的項目可交付成果，提交給利益相關(guān)者(如客戶)進行驗收。
為了在項目執(zhí)行階段更好地監(jiān)管和控制項目，一個好用的項目管理系統(tǒng)必不可少，比如泛普項目管理軟件，它能夠?qū)?fù)雜的項目管理過程簡單化、規(guī)范化，幫助項目經(jīng)理高效管理項目時間、成本、質(zhì)量、變更、溝通、風(fēng)險和問題。
二.提升項目管理效率的小技巧
1.做好項目的五個關(guān)鍵
具體的思路就是:明確事->找對人->排計劃->定機制->收好尾，所以我們需要確定的是項目目標(biāo)、成員、策劃計劃、進度風(fēng)險以及收尾復(fù)盤。
2.理清關(guān)鍵問題
不同的階段重點不同，按照常見的項目階段來看，可以分為啟動期、規(guī)劃期、執(zhí)行期、監(jiān)控期及收尾期(項目的5個過程組)同時，每個階段需要明確關(guān)鍵目標(biāo)，鎖定核心問題。
3. 驅(qū)動管理節(jié)點、項目相關(guān)方管理。
項目經(jīng)理需要識別項目相關(guān)方，分析其對項目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關(guān)方，從而以確保項目的成功。一方面要拉齊信息，另一方面要發(fā)掘風(fēng)險和問題，及時做出應(yīng)對，關(guān)鍵點上核心信息的確認(rèn)和決策以及同步，當(dāng)面的會議溝通是非常有效的手段，但保障會議有效是其中的關(guān)鍵，開會前如何和相關(guān)方溝通，是管理節(jié)點中最重要的環(huán)節(jié)。
4. 建立和運用機制
持續(xù)和聚焦目標(biāo)、項目方案、進度(計劃)促成高效執(zhí)行，同時需要我們要發(fā)掘和同步風(fēng)險，準(zhǔn)備預(yù)案消除和降低風(fēng)險危害，風(fēng)險在各個項目里長期存在，識別、反饋及處理風(fēng)險是持續(xù)工作，在項目里一方面要建立全員風(fēng)險管理的意識，鼓勵風(fēng)險的及時識別和上報。
5. 項目收尾做好復(fù)盤
基于目標(biāo)、方案結(jié)合當(dāng)前完成情況進行復(fù)盤，沉淀可復(fù)用能力，發(fā)掘項目缺陷、以及下次可以應(yīng)用的地方，項目結(jié)束后修復(fù)完善漏洞并記錄可以為下一個項目提供支撐。
關(guān)于提高項目管理效率，將會是一直被提及的話題，一定會涉及到數(shù)據(jù)、溝通、協(xié)作等各個方面。泛普軟件也將不斷精進自身，成為各個項目中的得力助手。
