企業(yè)如何確定是否需要項(xiàng)目管理軟件？

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 　　項(xiàng)目管理軟件是目前有效的項(xiàng)目管理工具，用于幫助企業(yè)提升項(xiàng)目管理水平。項(xiàng)目管理系統(tǒng)對項(xiàng)目的管理涉及到項(xiàng)目的多方面，其中包括項(xiàng)目的合同管理，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人力資源管理，項(xiàng)目的財(cái)務(wù)核算管理，項(xiàng)目的時(shí)間管理，項(xiàng)目的進(jìn)度管理和項(xiàng)目的質(zhì)量管理。

　　一、如果出現(xiàn)以下情況你的企業(yè)可能會(huì)需要項(xiàng)目管理軟件：

　　1、由于過多的電子郵件來回，項(xiàng)目經(jīng)常被延遲;

　　2、工作和報(bào)告被分散在許多電子表格和文檔中;

　　3、團(tuán)隊(duì)成員錯(cuò)過最后期限或被工作量壓得喘不過氣來;

　　4、您的團(tuán)隊(duì)合作和流程缺乏問責(zé)制和透明度;

　　5、由于溝通不暢，經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作停滯不前;

　　6、由于團(tuán)隊(duì)成員角色的混淆，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重疊或冗余的任務(wù)分配。

　　二、企業(yè)如何選擇項(xiàng)目管理軟件?

　　1.功能的選擇

　　雖然不同企業(yè)的項(xiàng)目管理需求會(huì)存在一些差異，但基本的需求都是差不多的，比如對每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、流程、成本、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量等進(jìn)行跟蹤管理，對項(xiàng)目文檔進(jìn)行及時(shí)管理等，如果企業(yè)同時(shí)開展的項(xiàng)目比較多，還需要對多項(xiàng)目進(jìn)行組合管理，瀏覽各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，提取同類項(xiàng)做一些統(tǒng)計(jì)分析等。

　　2.行業(yè)的針對性

　　不同行業(yè)的項(xiàng)目管理需求還是存在一些差異，因此，企業(yè)在選擇項(xiàng)目管理軟件時(shí)，可以重點(diǎn)看一下項(xiàng)目管理軟件供應(yīng)商以往的一些客戶案例，如果行業(yè)案例比較豐富，至少可以說明兩點(diǎn)：一，實(shí)施經(jīng)驗(yàn)豐富，大小情況都見過了，系統(tǒng)上線會(huì)比較順利;二，對行業(yè)的了解比較透徹和深入，可以結(jié)合行業(yè)特性，提出更有針對性的項(xiàng)目管理解決方案，更好地滿足企業(yè)的項(xiàng)目管理需求。

　　3.軟件的易用性

　　這一點(diǎn)其實(shí)大多數(shù)企業(yè)很容易忽略，一般的想法是，既然是選擇項(xiàng)目管理軟件當(dāng)然要選最炫酷，功能最復(fù)雜，噱頭最足的，不過想法很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感，選擇項(xiàng)目管理軟件當(dāng)然要考慮功能的強(qiáng)大和完整性，但更應(yīng)該同時(shí)考慮大家的接受度，如果軟件的易用性很差，前期不僅需要花費(fèi)巨大的成本和精力進(jìn)行培訓(xùn)，后期還可能因?yàn)橐子眯蕴睿昧藳]多久就放棄不用了，這就和初衷相 悖，造成巨大的資源浪費(fèi)了。

　　三、泛普項(xiàng)目管理軟件帶給企業(yè)的好處

　　1.任務(wù)管理

　　項(xiàng)目需要?jiǎng)澐侄鄠€(gè)任務(wù)，這時(shí)候需要對任務(wù)進(jìn)行管理。通過泛普項(xiàng)目管理軟件，您可以將項(xiàng)目劃分為幾個(gè)階段性里程碑，然后將其進(jìn)一步分解為任務(wù)，并設(shè)置到期日、分配負(fù)責(zé)人、添加說明、設(shè)置優(yōu)先級等。另外，也可以通過設(shè)置任務(wù)依賴關(guān)系，來指定任務(wù)完成的先后順序。

　　2.圖表和報(bào)告

　　相比傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式，軟件可以提供很多自動(dòng)化的能力。例如數(shù)據(jù)圖表、任務(wù)圖表等。經(jīng)常用到的甘特圖，在項(xiàng)目管理軟件中可以一鍵生成，您還可以通過拖放式操作修改項(xiàng)目計(jì)劃。關(guān)鍵路徑和基線也有助于避免項(xiàng)目延誤。另外，通過資源利用圖，您一眼就可以看出誰的時(shí)間寬松、誰的時(shí)間緊張、誰的工作負(fù)擔(dān)過重，以便合理分配工作。

　　3.在線協(xié)作

　　項(xiàng)目管理不僅僅涉及到數(shù)據(jù)和報(bào)表，更多要涉及到人的因素。團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作是必不可少的。通過泛普項(xiàng)目管理軟件的里程碑、任務(wù)、活動(dòng)燈模塊都添加了社交元素，成員可以評論、互動(dòng)。以此來提升項(xiàng)目成員之間的協(xié)作能力，可以稱之為“社交型項(xiàng)目協(xié)作”。

　　泛普項(xiàng)目管理軟件可以大大提升企業(yè)的管理效率，而這些功能亮點(diǎn)更能為管理錦上添花。