關于加強工程內業(yè)布局和管理的建議

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 　　在現(xiàn)代公路建設中，內業(yè)資料不僅是施工資料歸檔的基礎，也是大多數(shù)高等級公路建設中計量和支付的基礎資料那么如何管理辦公室數(shù)據(jù)呢?

　　一、如何管理工程內業(yè)的信息

　　1、提高檔案工作者的綜合素質

　　上級有關部門應加強檔案管理人員的專業(yè)培訓;檔案管理人員應不斷更新觀念，加強業(yè)務學習，拓寬知識面他們不僅要掌握檔案業(yè)務知識，還要加強專業(yè)知識的學習他們還應認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，樹立法制觀念，在工作中做到以下幾點“三懂”即懂業(yè)務、懂法津、了解相關規(guī)章制度，不斷提高自身綜合素質，切實擔負起檔案管理的責任。

　　2、增強全系統(tǒng)的檔案意識

　　工程檔案的分散性決定了僅靠檔案員的工作很難完整、系統(tǒng)地做好檔案工作。要在本系統(tǒng)乃至全社會宣傳《檔案法》等相關規(guī)定，普及檔案工作知識，在檔案系統(tǒng)乃至全社會形成濃厚的檔案宣傳氛圍，增強全民檔案意識，讓有關單位主動上交歷史積累材料等重要文件，集中歸檔，逐步規(guī)范檔案管理、法制化軌道。

　　3、做好工程檔案開發(fā)工作

　　檔案的生命在于利用，在于更好地為經濟建設服務工程檔案為工程項目的開展提供了極其寶貴的第一手資料。一旦開發(fā)出來，就可以轉化為生產力，產生巨大的經濟效益和社會效益。因此，只把它當作一種“能源材料”開發(fā)利用才能體現(xiàn)其潛力和價值。

　　二、關于加強工程內業(yè)布局和管理的建議

　　1、加強領導的重視，提高領導的責任感

　　單位領導作為主要負責人，制定相應的管理制度，與經濟效益掛鉤，獎懲分明，激發(fā)工程技術人員的責任感和積極性，以科學認真的態(tài)度對待內業(yè)工作，充分發(fā)揮內業(yè)資料的作用。

　　2、提高辦公室信息管理人員的專業(yè)素質

　　項目管理單位應高度重視和加強辦公材料基礎知識的宣傳教育，對工程相關人員進行辦公材料管理基礎知識和相關操作基本要求的培訓。另外，辦公室資料員要注意學習業(yè)務知識，熟悉和掌握辦公室資料管理的基本原理和工作技能，學習科學的管理方法。同時也要學習工程建設的專業(yè)知識，努力拓展知識面，提高文化素質和業(yè)務能力，熟悉和掌握建筑施工各階段形成的文件資料和主要工作程序，努力推進檔案管理的規(guī)范化、科學化、標準化，杜絕施工過程中不規(guī)范的原始數(shù)據(jù)和文件。確保一流的工程、竣工檔案質量一流。

　　3、仔細檢查，嚴格把關

　　系統(tǒng)詳細的室內資料是項目管理的基礎，也是指導施工的有力工具。辦公室信息要求全面真實要做到這一點，除了加強單位領導的重視，還需要加強工程技術人員的培訓，提高他們的專業(yè)水平、技術素質。使其在檢查中充分發(fā)揮應有的作用。在進行定期檢查的同時，項目管理人員定期進行不定期的抽查，必要時進行專項檢查根據(jù)內業(yè)資料整理的要求，項目管理人員應逐一審核不符合要求的必須改進，影響工程質量評價公正性的要淘汰問題嚴重的不予認定和錄取。

　　三、信息在工程內業(yè)中的重要性

　　1、管理流程的實時跟蹤

　　辦公數(shù)據(jù)可以有效地實時跟蹤工程建設和管理的進程。以單項工程為例，可行性報告和招標文件表明項目實施的嚴謹性和規(guī)范性，開工申請資料表明項目已經開工，單位工程質量評價反映工程質量和進度，照片資料真實反映整個施工過程中的所有工序，分部分項工程驗收簽證標志著階段或單項工程的完工，竣工驗收資料表明項目順利完工，項目建設的每一步都涉及到內部資料的生成只有及時收集，才能有效了解項目進展。

　　2、有效反饋工作

　　內業(yè)資料能有效地反饋工程監(jiān)理施工和管理。每個施工過程都可以從行業(yè)內的信息反映出它的時間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特征，可以清楚地看出項目是否存在瑕疵，比如項目建設是否缺乏許可、不符進度、數(shù)量誤差等，從中可見一斑。以隱蔽工程驗收單為例，必須有施工單位提供的項目進行隱蔽驗收、結構、量，然后送建設單位和監(jiān)理單位進行驗收檢查情況和結果記錄在工程驗收單上，以便施工單位糾正自身施工質量和未注意的問題對于項目負責人來說，它能清楚地認識問題，對項目建設和管理了如指掌。

　　3、反應工程管理水平

　　辦公室的信息反映了項目管理單位的管理水平。用科學的工程管理、規(guī)范化、隨著標準化要求的深入，對室內技術資料管理的要求越來越高，室內資料收集整理的質量好壞、標準高低。不僅作為項目管理的基礎數(shù)據(jù)，也作為項目管理考核的重要內容，在一定程度上反映了一個單位的項目管理水平。

　　目前和未來是鐵路、交通等基礎設施建設的黃金機遇期，在機遇與挑戰(zhàn)并存的今天，企業(yè)必須探索制定科學的、合理和可預見的管理方法，走上了規(guī)范化管理的道路。其中，工程辦公室資料是施工中的重要組成部分為了使企業(yè)管理系統(tǒng)正常運行，規(guī)范工程辦公室資料的管理是非常必要的。