檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)的必要性及功能

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 　　信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得檔案庫(kù)房建設(shè)呈現(xiàn)智能化的趨勢(shì)，而對(duì)于檔案資源管理而言，傳統(tǒng)的人工管理極易出現(xiàn)安全防范不到位、數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，進(jìn)而將對(duì)檔案庫(kù)房管理的高效性產(chǎn)生直接影響。檔案庫(kù)房存放著眾多重要的檔案信息內(nèi)容，而在多種自然環(huán)境因素以及人為因素的影響下，將使得檔案管理出現(xiàn)一定的難度，因此將智能化技術(shù)融入到檔案庫(kù)房管控中，能夠更好地推動(dòng)管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，為提升庫(kù)房管理的整體安全性奠定良好基礎(chǔ)。

　　一、檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)的必要性

　　在新時(shí)代檔案資源不斷增加的背景下，檔案館在管理檔案庫(kù)房的過(guò)程中也需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行變革，積極將現(xiàn)代化的智能技術(shù)融入到庫(kù)房安全裝置設(shè)計(jì)中，為做好檔案庫(kù)房安全管理的“十防”(防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體)的要求，通過(guò)智能化的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)控制，使得庫(kù)房管理能夠朝著現(xiàn)代化、智能化以及高效化的方向發(fā)展，期間將計(jì)算機(jī)、攝像頭以及傳感器等智能裝置融入到庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)中，對(duì)其中存在的安全問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)控和自動(dòng)報(bào)警，并做好相關(guān)信息的記錄，為優(yōu)化庫(kù)房的整體控制水平奠定良好基礎(chǔ)。

　　檔案作為一種不可復(fù)制的重要資源，在安全管理的過(guò)程中更加需要注重對(duì)其內(nèi)部信息做好原始性的保存，進(jìn)而為優(yōu)化檔案資源利用價(jià)值和效率奠定良好基礎(chǔ)。而智能化系統(tǒng)的融入，使得檔案庫(kù)房存放的環(huán)境得到優(yōu)化，進(jìn)而為延長(zhǎng)檔案的壽命創(chuàng)造了良好條件。

　　二、檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)主要功能

　　智能檔案庫(kù)房安全保護(hù)系統(tǒng)主要采用模塊化設(shè)計(jì)模式，并對(duì)各子模塊進(jìn)行監(jiān)控與管理，同時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，將信息采集與評(píng)價(jià)分析納入檔案庫(kù)房管理工作中，從而為優(yōu)化庫(kù)房安全管理水平奠定良好的基礎(chǔ)。該方法以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，將信息收集與評(píng)估分析結(jié)合到檔案管理中，為檔案安全管理水平的優(yōu)化奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　1.自動(dòng)溫濕度控制管理功能

　　文件環(huán)境對(duì)文件的長(zhǎng)期保存具有重要作用。它傳統(tǒng)的手工管理方法復(fù)雜、工作量大，難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)、準(zhǔn)確的管理，是城建檔案現(xiàn)代化建設(shè)中的一個(gè)重要課題。溫濕智能監(jiān)控系統(tǒng)能更好的對(duì)城建檔案進(jìn)行管理。溫濕主控微機(jī)負(fù)責(zé)對(duì)各庫(kù)房的溫濕數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和綜合分析，并向各控制器發(fā)出各種控制指令;溫濕主控微機(jī)能實(shí)時(shí)顯示和存儲(chǔ)各庫(kù)房的溫濕數(shù)據(jù)，還可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印等功能，其中統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要有日?qǐng)?bào)、月報(bào)、季報(bào)等。

　　2.防盜報(bào)警自動(dòng)控制管理功能

　　保安警報(bào)系統(tǒng)是文件保護(hù)系統(tǒng)的重要組成部分。應(yīng)用自動(dòng)防盜報(bào)警技術(shù)，對(duì)防止檔案的非法入侵和失竊具有重要意義。文件庫(kù)中關(guān)鍵位置安裝紅外探測(cè)器，對(duì)防御時(shí)間內(nèi)所有非法進(jìn)入防御區(qū)域的入侵行為進(jìn)行監(jiān)測(cè)，將入侵信息輸入中央控制臺(tái)，在軟件電子地圖上閃爍標(biāo)識(shí)入侵位置，并通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)聲光報(bào)警、防盜報(bào)警號(hào)碼、報(bào)警燈和防盜語(yǔ)音模塊，通過(guò)語(yǔ)音電話通知有關(guān)人員，從而實(shí)現(xiàn)防盜報(bào)警事件記錄和查詢的自動(dòng)化?？筛鶕?jù)單位通勤和休假時(shí)間自動(dòng)部署和撤防。

　　3.火警自動(dòng)控制管理功能

　　倉(cāng)房中安裝有感煙、感溫探測(cè)器，關(guān)鍵部位的走廊、樓梯口等安裝有手動(dòng)、聲光報(bào)警裝置。當(dāng)火警發(fā)生時(shí)，主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警，通過(guò)電話撥號(hào)模塊撥打相關(guān)人員的電話，語(yǔ)音報(bào)警，滅火系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)，及時(shí)將火撲滅。

　　4.自動(dòng)消毒控制管理功能

　　紙面上有霉菌和各種感染病毒。庫(kù)房的空氣中充滿了各種各樣的毒氣。殺菌器能迅速有效的殺滅各類(lèi)病毒和細(xì)菌?；钚匝鯘舛鹊?，能有效凈化空氣。通過(guò)主控室計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程控制臭氧消毒設(shè)備數(shù)量及消毒設(shè)備配置控制模塊。例如，管理員可以選擇在庫(kù)房無(wú)人的情況下打開(kāi)臭氧消毒裝置來(lái)凈化和消毒庫(kù)房。

　　可以設(shè)定系統(tǒng)定時(shí)關(guān)閉消毒滅菌設(shè)備的時(shí)間限制。無(wú)需人工管理，也可以以手動(dòng)控制模式進(jìn)行手動(dòng)控制，控制設(shè)備的啟動(dòng)和停止，并將設(shè)備運(yùn)行日志保存到數(shù)據(jù)庫(kù)。除上述幾個(gè)常用的模塊外，還有一些功能模塊，如通風(fēng)，漏水檢測(cè)。每個(gè)檔案庫(kù)房都可以根據(jù)自己的需要選擇檔案管理的智能模塊。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步整合電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)可視化、三維動(dòng)態(tài)管理等應(yīng)用。推薦首選泛普軟件

　　三、泛普檔案庫(kù)房一體化智能管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

　　1.有效協(xié)同運(yùn)作

        提高檔案管理水平，信息化是實(shí)現(xiàn)檔案資源快速高效利用的前提和保障，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的重要技術(shù)手段。其可以有效避免人為對(duì)收集整理標(biāo)準(zhǔn)的不同理解，以及文件歸檔延遲的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)文件從生成、收集到保管的高效協(xié)同運(yùn)作。該前端系統(tǒng)能自動(dòng)收集、傳送庫(kù)房管理系統(tǒng)的檔案信息，為庫(kù)房管理提供完整可靠的數(shù)據(jù)源。

　　2.擴(kuò)展優(yōu)化功能

       智能檔案室的發(fā)展，更多的是為了滿足對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和利用的需要，而隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量將會(huì)越來(lái)越多，電子檔案需要融入庫(kù)房的智能管理中。電子檔案因載體壽命短，需定期轉(zhuǎn)存。由于長(zhǎng)期保存與載體脆弱、技術(shù)更替過(guò)快的矛盾，迫切需要對(duì)其進(jìn)行智能化管理，提高管理效率。所以，從傳統(tǒng)檔案管理的角度出發(fā)，對(duì)智能檔案庫(kù)房進(jìn)行相應(yīng)的改造，既是可行的，又能解決投資成本高、適用范圍小等問(wèn)題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

　　3.促進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

      雖然智能儲(chǔ)藏室實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案與數(shù)字檔案的資源整合，為檔案的儲(chǔ)存、借閱等管理工作提供了便利，但其功能還僅限于特殊檔案的查找和利用，缺乏檔案資源的深度開(kāi)發(fā)和提煉。

　　總而言之，為了更好地確保檔案管理工作的安全性，就需要基于當(dāng)代先進(jìn)的智能化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行檔案庫(kù)房進(jìn)行監(jiān)控管理，進(jìn)而為確保檔案建設(shè)的整體質(zhì)量水平奠定良好基礎(chǔ)。檔案作為不可再生的重要資源，在原始性以及完整性的保持上需要投入更大的精力，因此檔案館需要充分結(jié)合自然因素以及人為因素對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，進(jìn)而為提升檔案安全管理水平奠定良好基礎(chǔ)。