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專業(yè)的資料管理系統(tǒng)軟件有哪些優(yōu)點

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 　　隨著時代的發(fā)展和科技的進步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被檔案電子數(shù)字化管理模式所取代。檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是檔案管理專業(yè)的發(fā)展方向。大多數(shù)檔案管理人員已經(jīng)熟練地應用各種辦公程序來進行檔案的信息處理。然而，單個程序很難滿足所有的文件管理工作，因為每個文件管理器 的操作方式和對程序的熟悉程度不同，很容易造成同一個文件信息因格式不同而不同、文字等方面的細微差別，不能被上下級檔案管理部門完全接受和認可，會大大降低檔案傳遞和接收的效率，甚至導致無法歸檔等諸多問題。

　　一、資料管理系統(tǒng)有什么優(yōu)勢

　　1、實用性

　　企業(yè)實施資料管理系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)的本質(zhì)是提高企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)效益最大化。這些特征能夠反映信息管理系統(tǒng)的本質(zhì)。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的目的是分析企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力、財務等資源全面管理優(yōu)化，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理各部門，以市場需求為導向開展企業(yè)一切營銷活動，幫助企業(yè)提高核心競爭力，實現(xiàn)效益最大化。

　　2、集成性

　　數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的最大特點是將整個企業(yè)信息系統(tǒng)集成在一起，比傳統(tǒng)的單個系統(tǒng)功能更強。

資料管理系統(tǒng)有什么優(yōu)勢

　　3、彈性

　　靈活運用模塊化設計，使系統(tǒng)本身能夠得到企業(yè)需要的新模塊的支持和集成，提高企業(yè)的適應性。

　　4、數(shù)據(jù)集中存儲

　　將原本分散在企業(yè)各個角落的數(shù)據(jù)整合在一起，使數(shù)據(jù)保持一致，提高其準確性。

　　二、專業(yè)的資料管理系統(tǒng)軟件有哪些優(yōu)點

　　1、提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地歸檔文件、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時間和資源:如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補充，簡單易行，免去了不熟悉其他辦公軟件帶來的錯誤用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接按關鍵字搜索，不用費時間去尋找，大大提高了工作效率。

　　2、可以更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應用只能實現(xiàn)單個文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄文件，可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報。

　　3、更好的實現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設置簡單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權限進行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設置用戶的訪問權限，以保持機密性。當文件搜索器搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆鬏敂?shù)據(jù)、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作設計安全，確保文件使用安全。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機分離，即使別人打開文件管理器 的電腦，他們可以不要打開文件管理系統(tǒng)軟件。

　　三、資料管理系統(tǒng)軟件的功能

　　1、收文登記

　　收到正式文件后，文書人員將文件信息輸入系統(tǒng)，然后他們可以打?。菏論?jù)序列號，如收據(jù)登記簿和收據(jù)標記承包商的票據(jù)，由系統(tǒng)自動生成，并打印在收據(jù)登記簿的右下角，收據(jù)上注明承包商 的注釋形成搜索，便于掌握文檔的去向;輸入的信息和數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后查詢和錄入檔案時檢索:如果收據(jù)登記簿或標記信紙不慎損壞或丟失，可從系統(tǒng)中調(diào)出相應數(shù)據(jù)進行補充打印。

　　2、發(fā)文登記

　　每個部門可以有一個總數(shù)或多個數(shù)字;軟件系統(tǒng)可以根據(jù)年份自動給文件編號。過賬登記后，可以打印過賬登記簿，可以自動連接上次結(jié)束的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印。注冊時，可以從備選項中選擇內(nèi)容。

資料管理系統(tǒng)軟件的功能

　　3、組建檔卷

　　根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。

　　在集成環(huán)境中，企業(yè)內(nèi)部生成的信息將通過系統(tǒng)在企業(yè)的任何地方可用和應用。簡而言之，信息管理系統(tǒng)提供了跨區(qū)域、跨部門甚至跨企業(yè)實時集成和分析信息的企業(yè)管理應用程序。它可以幫助企業(yè)在優(yōu)化配置企業(yè)資源的基礎上，整合日常管理需求和包括財務管理在內(nèi)的所有運營、進銷存管理、生產(chǎn)計劃及管理、物料管理、銷售和配送等主要功能模塊，以達到提高目標運營效率的效果。

發(fā)布：2023-03-03 17:29    編輯：泛普軟件 · mjy    [打印此頁]    [關閉]
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