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檔案管理軟件的需求分析及功能模塊

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 　　隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程項(xiàng)目企業(yè)保護(hù)和利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的形式發(fā)生了很大變化。信息資源的收集和共享以及項(xiàng)目文檔的積累、挖掘和傳承也逐漸受到重視。在現(xiàn)階段乃至未來很長一段時(shí)間，如何有效推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息化，實(shí)現(xiàn)降本增效，是工程項(xiàng)目企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要命題

　　一、工程檔案管理軟件的需求分析

　　1.繪制關(guān)聯(lián)圖

　　用于定義系統(tǒng)和系統(tǒng)外實(shí)體之間的邊界和界面的簡單模型用于系統(tǒng)的聯(lián)合繪圖。同時(shí)，它還通過接口定義了信息流和物流。

　　2.創(chuàng)建開發(fā)原型

　　在用戶可以的情況下，創(chuàng)建一個(gè)用戶界面原型T來確定需求，開發(fā)一個(gè)用戶界面原型，讓很多概念和可能的事情變得更加直觀清晰。通過評估原型，用戶將使項(xiàng)目參與者更好地相互理解有待解決的問題。注意找出需求文檔和原型之間的所有沖突。

工程檔案管理軟件的需求分析

　　3.分析可行性

　　識(shí)別與實(shí)現(xiàn)每個(gè)需求相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，包括與其他需求的沖突對外部因素的依賴和技術(shù)障礙。

　　4.確定需求優(yōu)先級(jí)

　　用例、產(chǎn)品特性或個(gè)人需求實(shí)現(xiàn)的優(yōu)先級(jí)別。根據(jù)優(yōu)先級(jí)確定哪些特性或需求將包含在產(chǎn)品版本中。當(dāng)需求被允許更改時(shí)，在特定的版本中添加每個(gè)更改，并在版本計(jì)劃中進(jìn)行所需的更改

　　5.為需求建立模型

　　建立需求的圖形化模型是對軟件需求說明書的一個(gè)很好的補(bǔ)充。他們可以提供不同的信息和關(guān)系來幫助發(fā)現(xiàn)不正確的不一致的和多余的需求該模型包括數(shù)據(jù)流圖、實(shí)體關(guān)系圖、狀態(tài)變換圖、對話圖對象和交互圖。

　　二、工程檔案管理面臨的困難

　　1.參與單位太多，很難標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范的檔案管理和獨(dú)立的系統(tǒng)建設(shè)不僅標(biāo)準(zhǔn)不一，成本也較高。

　　2.原始材料不全，文件不規(guī)范、數(shù)據(jù)跟蹤和收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大。

       3.文件很難實(shí)時(shí)歸檔，手動(dòng)和數(shù)字化文件需要很長時(shí)間、工作量大。

　　4.項(xiàng)目比較多，比如一條高速公路有多個(gè)路段，很難立案。

　　三、泛普工程項(xiàng)目檔案管理的功能模塊

　　1.豐富的系統(tǒng)功能模塊

　　泛普工程項(xiàng)目的檔案管理分為數(shù)據(jù)層、總控系統(tǒng)曾、應(yīng)用模塊、四級(jí)應(yīng)用渠道，穩(wěn)定的應(yīng)用系統(tǒng)、安全與應(yīng)用模塊涵蓋了項(xiàng)目檔案管理的全過程。

　　2.檔案文件接收

　　為了提高文件歸檔的效率，無處不在的軟件支持從第三方平臺(tái)到文件管理系統(tǒng)的一鍵歸檔。

　　3.自動(dòng)歸檔

　　提供自動(dòng)歸檔功能，在同一個(gè)界面中，根據(jù)全宗、歸檔年度、存儲(chǔ)期限或文件類型等條件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)記錄號(hào)碼一鍵自動(dòng)記錄。

泛普工程項(xiàng)目檔案管理解決方案

　　4.號(hào)碼管理

　　為用戶提供了多種編號(hào)機(jī)制。文件、該文件提供了各種自動(dòng)編號(hào)/取號(hào)方式。完整的檔案號(hào)一般包括全宗號(hào)、檔案室編號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等。

　　5.檔案智能識(shí)別

　　支持智能識(shí)別存檔。使用條形碼識(shí)別的方法是準(zhǔn)確的、最可靠的智能文檔分類方法。匯博通支持全尺寸一維碼、二維碼的圖片識(shí)別功能，根據(jù)編號(hào)形成智能分類規(guī)則，實(shí)現(xiàn)智能識(shí)別和歸檔。

　　6.表格打印

　　可以幫助用戶實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的便捷管理。首先是提供文檔分類和文檔封面的表單打印功能、目錄、這個(gè)對照表可以直接錄入系統(tǒng)，不需要二次手工操作。一般參與單位多，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)方式單一、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和獨(dú)立的建設(shè)體系有不同的標(biāo)準(zhǔn)、成本高;原始文件不完整、不規(guī)范的文檔，不及時(shí)的數(shù)據(jù)跟蹤和收集;檔案很難歸檔、工作量大;工程眾多等問題。

　　針對項(xiàng)目檔案管理的這些痛點(diǎn)，泛普軟件為項(xiàng)目企業(yè)定制了合規(guī)、高效、規(guī)范、安全、便捷的工程項(xiàng)目檔案智能管理解決方案。

發(fā)布：2023-03-07 16:09    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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