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工程項目檔案管理現(xiàn)狀及管理軟件的作用

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 　　工程檔案是企業(yè)進(jìn)行正常的生產(chǎn)、維護(hù)、擴建、技改等項目不可缺少的技術(shù)資料，真實反映工程建設(shè)的全過程，為工程項目日后的改建擴建維修產(chǎn)權(quán)維護(hù)提供原始依據(jù)和重要憑證作用。

　　一、工程項目檔案管理現(xiàn)狀

　　在工程項目中，檔案管理非常重要，但從檔案管理現(xiàn)狀來看，在管理過程中還存在許多難點，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

　　1.檔案收集難

　　檔案收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，如果在工程建設(shè)過程中沒有及時做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確便無從談起。工程項目建設(shè)周期長、規(guī)模大，相關(guān)檔案資料不但數(shù)量多，并且較為分散，勢必增大收集工作的難度。而某些重大建設(shè)項目意義重大，工期緊張、工程質(zhì)量要求高，大多數(shù)管理人員只重視現(xiàn)場施工進(jìn)度，卻忽視檔案資料的同步收集與整理，導(dǎo)致大量的試驗報告、檢測報告等分散在形成原始資料單位。這種無序管理，很容易造成檔案原件丟失和破損。

　　2.管理人員素質(zhì)不高

　　由于檔案管理工作是比較復(fù)雜、繁瑣且需要大量的重復(fù)工作，所以要求管理人員必須要具備有一定的整理能力和選擇能力，這些都是檔案管理人員必須具備的基本技能。但是，許多負(fù)責(zé)檔案管理的人員都是從公司其他部門調(diào)過來的，這些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，顯然也不能很好勝任檔案管理工作，工作人員的素質(zhì)有待提高。

工程項目檔案管理現(xiàn)狀

　　3.編制組卷難

　　工程竣工檔案的編制主要包括文件材料的整理組卷和竣工圖編制兩大內(nèi)容，是一項專業(yè)技術(shù)性強，對組織管理水平要求較高的工作。重大建設(shè)項目建設(shè)情況復(fù)雜，一個建設(shè)項目可能是一個單位工程，也可能是由多個單位工程構(gòu)成的一個群體建設(shè)項目，且參與設(shè)計、施工、監(jiān)理、供貨方或工程總承包的單位不止一個。上述情況一方面致使文件材料的形成規(guī)律相對繁雜，另一方面也導(dǎo)致竣工圖編制工作異常艱巨。因此，如何科學(xué)、系統(tǒng)地編制竣工檔案便于提供利用是工程檔案管理工作中的突出難題。

       針對工程項目檔案管理現(xiàn)狀、泛普軟件研發(fā)了一款完美、性價比高的工程檔案管理軟件。

　　二、泛普軟件工程檔案管理軟件的作用

　　1.提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)節(jié)省了時間和資源:如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟性因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

泛普軟件工程檔案管理軟件的作用

　　3.更好地實現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計，以保證檔案的使用安全

　　過去工程項目施工技術(shù)資料的搜集整理，一直以來以人力寫,手工制作測算,打印紙張傳送的傳統(tǒng)式方法開展管理方法。現(xiàn)如如今可以選用工程檔案管理軟件，逐步推進(jìn)工程項目施工技術(shù)資料的自動化技術(shù),電子化，進(jìn)行材料在小區(qū)業(yè)主,工程監(jiān)理和施工方相互之間的全過程動態(tài)性網(wǎng)絡(luò)化管理和工程施工質(zhì)量的實時監(jiān)控系統(tǒng)。

發(fā)布：2023-03-09 17:38    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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