淺談“時間管理”的3個關(guān)鍵問題

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　　在過去，在組織的視線中，沒有時間管理，當然思維中也沒有。時間管理被認為是個人問題，個人應(yīng)自己去進行時間管理，自己去發(fā)展時間管理技能。
　　瓶頸管理理論認為，改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而是改進“瓶頸”（最大的約束因素），因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴重的問題——失去他們，離開或變得“無能”。
　　我們可以說，時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要
　　“時間管理”的3個關(guān)鍵問題：
　　什么事是必須做的？
　　如何看待他人？
　　如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時間？
　　“你很忙嗎？”我問這個問題得到的答案驚人地一致——忙，通常是有氣無力的回答。我們身處一個異常忙碌的社會，不管是管理者，還是所謂知識工作者或?qū)I(yè)人士，每個人都非常忙碌。
　　實際上，這背后有三種忙碌：一種是忙碌，但尚未學會管理自己的時間，這些人常常會感覺被近乎瘋狂的時間表逼瘋；一種是忙碌，但已經(jīng)學會應(yīng)對與取舍；第三種則是假裝出來的忙碌，因為我們幾乎已經(jīng)開始把忙與成功、閑和失敗聯(lián)系到一起。
　　“你很忙嗎？”經(jīng)常被當作寒暄的話，但很少有人意識到需要重視它背后的“時間管理”。很多時候，時間管理不是被視為一種初級技能，就是被歸入到勵志的范疇，認為主要是精神因素在起作用。在管理領(lǐng)域，勵志的名聲一直不是很好，被認為是巫術(shù)一樣的小把戲。
　　現(xiàn)在，我們必須給予時間管理以應(yīng)有的重視，我們可以說，時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要。
　　不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做，也就是說，投入他們的時間和精力。對于管理者和專業(yè)人士來說，最大的約束就是時間，他們只有那么多時間。通常，我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間。管理層如果太多的話，他們可能會相互妨礙工作，因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突，管理層太多也會阻礙信息的流通。
　　對于專業(yè)人士來說，更多的人意味著更多的溝通成本，在人數(shù)超過一個很小的數(shù)目時，就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量，數(shù)量可以是幾千甚至上萬，但對于軟件開發(fā)團隊、咨詢項目團隊，十個人幾乎已經(jīng)是團隊規(guī)模的極限（這里指的是為完成一個具體任務(wù)一起工作的團隊）。
　　在過去，在組織的視線中，沒有時間管理，當然思維中也沒有。時間管理被認為是個人問題，個人應(yīng)自己去進行時間管理，自己去發(fā)展時間管理技能。在現(xiàn)在，“除了任務(wù)目標之外，讓知識工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢更使得組織放棄自己在時間管理上的職責。組織至多是在任務(wù)分配時會考慮一下每個人的時間應(yīng)用情況，這不僅和戰(zhàn)略無關(guān)，甚至被認為是最低層次的問題。對于技術(shù)知識、管理技能，組織從未持這樣的看法。在這些方面，它們采用內(nèi)部培訓、輔導(dǎo)制度（coach）、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。　　瓶頸管理理論認為，改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而是改進“瓶頸”（最大的約束因素），因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒有時間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴重的問題——失去他們，離開或變得“無能”。

　　如何進行時間管理
　　給予應(yīng)有的重要地位，時間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來，我們不是討論具體工具和細節(jié)，而是關(guān)注時間管理的一個重要前提準備與三個關(guān)鍵問題。實際上，由于時間管理是一個每天都要進行的活動，復(fù)雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的?！敝挥兄边_問題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問題，才能進行有效的時間管理。
　　時間管理的一個重要準備任務(wù)是“了解你的時間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋，但它可能會被認為是一個非常簡單的任務(wù)，認為簡單回想一下就可以了。需要強調(diào)它的原因正在于此，對于這個問題，我們的“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的差異，甚至完全不同。
　　管理大師彼得。德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請管理者將自己怎樣使用時間的情況寫下來，又請人記錄這些管理者是如何使用時間的。一個公司董事長很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺，他的時間分三個部分，分別用在公司高級管理人員、重要客戶、地區(qū)社會活動上。歷時6周的實際記錄結(jié)果是，他把大部分時間用在調(diào)度工作上了，隨時了解他所認識的客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話給工廠。他開始無法相信這些記錄，但在很多次看到類似記錄之后，他相信，“關(guān)于時間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多?！?BR>　　記錄你的時間是怎么花掉的，是時間管理的開始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個時間管理過程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時間使用情況，譬如一個月專門挑一天來記錄當天的時間使用情況。按照某些時間管理工具的要求，有的人能夠堅持每天以15分鐘為間隔記錄時間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時間在“磨刀”上了，過于頻繁記錄的時間表也會讓人感到巨大的壓力，帶來負面影響。