集團(tuán)型企業(yè)的OA辦公平臺知識管理規(guī)劃

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集團(tuán)型企業(yè)的OA辦公平臺知識管理規(guī)劃（泛普軟件）

未來通過知識管理，將員工個人的知識轉(zhuǎn)化為集團(tuán)的組織知識，實(shí)現(xiàn)知識在集團(tuán)內(nèi)的共享。

4.2.3.1.模板庫管理

將工作中需要用到的所有模板統(tǒng)一分類存放于模板庫中，方便員工使用。

4.2.3.2.知識庫管理

所有的員工將工作中產(chǎn)生的所有文檔，經(jīng)過審批環(huán)節(jié)后發(fā)表到知識庫中，便于其他人查看和學(xué)習(xí)。

4.2.3.3.工具方法庫管理

將工作中需要用到的所有工具和工作方法統(tǒng)一分類存放于工具方法庫中，方便以后使用。

4.2.3.4.文檔管理

通過該平臺實(shí)現(xiàn)文檔分類管理與維護(hù)，支持各類文檔(如規(guī)范制度、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)案例等)的獲取、存儲、搜索、學(xué)習(xí)、版本控制、點(diǎn)評、推薦等，促進(jìn)企業(yè)文檔知識的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新。

• 定義知識分類

在文檔上傳時(shí)需明確文檔的分類，如人力資源福利制度則屬于規(guī)章制度類。領(lǐng)導(dǎo)可以查看文檔的分類是否正確，并有權(quán)將文檔移到正確的分類中。

• 定義知識屬性

文檔的屬性包括創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、文檔的類型、文檔是關(guān)于什么行業(yè)的，與哪個產(chǎn)品或項(xiàng)目有關(guān)等。

• 文檔創(chuàng)建

可以在平臺上直接打開文檔模板進(jìn)行文檔的編輯，也可以直接將word、excel等版本的文檔直接上傳到該平臺。文檔未經(jīng)過提交時(shí)將自動保存為初稿，只有創(chuàng)建者本身能夠看到，文檔提交后其他人才能查看。

• 文檔審批

部分文檔或信息的發(fā)布需要經(jīng)過審批之后才能發(fā)布到文檔的共享平臺，根據(jù)不同類型的文檔自動流轉(zhuǎn)到不同的審批節(jié)點(diǎn)。

• 文檔發(fā)布

經(jīng)過審批后的文檔，系統(tǒng)自動發(fā)布到該共享平臺上，而且系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的規(guī)則，自動給該文檔進(jìn)行編號。
系統(tǒng)支持對不同類型文檔進(jìn)行不同規(guī)則的編號，如公文編號、合同編號及一般文檔的編號等。

• 文檔瀏覽

員工根據(jù)權(quán)限可以查閱和下載附件。不在權(quán)限范圍內(nèi)的文檔系統(tǒng)自動過濾，不顯示在桌面上。

4.2.3.5.知識地圖

所謂的知識地圖，是指以圖形方式來顯示各種知識的來源的儲存地點(diǎn)，專家所在的位置，任務(wù)與知識的關(guān)系，知識與產(chǎn)品/服務(wù)的關(guān)系，知識的結(jié)構(gòu)等等。簡單的說，知識地圖就是經(jīng)由專家整理的一種知識索引。如人力資源部可以將所有新員工需要學(xué)習(xí)的知識整理成一個知識地圖，新員工只需要打開“新員工學(xué)習(xí)知識地圖”，就能夠?qū)W習(xí)所有他應(yīng)該了解的知識。

4.2.3.6.知識快報(bào)

知識管理員定期可以將知識庫、知識社區(qū)等系統(tǒng)模塊中有價(jià)值的信息編輯成知識快報(bào)，以電子郵件的形式發(fā)送給所有的員工，同時(shí)將其上傳到知識管理平臺中。

4.2.3.7.全文檢索

員工對文檔（包括文公、制度、通知等）可以進(jìn)行全文搜索，也可以按照文檔屬性（作者、類別、描述、關(guān)鍵字、標(biāo)題、發(fā)布時(shí)間等）進(jìn)行多重組合搜索，搜索結(jié)果可以按相關(guān)度、按時(shí)間順序等進(jìn)行排列。

4.2.3.8.知識統(tǒng)計(jì)與報(bào)表

通過知識平臺可以統(tǒng)計(jì)知識員工對平臺的使用情況以作為考核的參考。如該平臺可以記錄如下信息：登陸的次數(shù)、瀏覽的次數(shù)、發(fā)布文檔的數(shù)目、搜索的關(guān)鍵字、發(fā)表評論的次數(shù)、訂閱的內(nèi)容及下載的知識紀(jì)錄。系統(tǒng)可以自動評選出“下載次數(shù)最多的文檔”、“被回復(fù)次數(shù)最多的文檔”、“發(fā)布知識文檔最多的員工”等。

4.2.3.9.知識社區(qū)

知識社區(qū)用戶提供了一個共享知識信息的平臺，通過建立一個友好的、使用方便的討論區(qū)，企業(yè)內(nèi)部的員工可以就自己關(guān)心的話題如工作上的疑問等進(jìn)行討論交流。系統(tǒng)管理員可以對最符合員工提問的答案篩選出來并發(fā)布為最佳答案。

4.2.3.10.檔案管理

對于已經(jīng)走完整個流程的公文，可以自動地轉(zhuǎn)化為檔案并管理起來。
員工可以在系統(tǒng)中申請借閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理。
通過該平臺，員工在經(jīng)過審批后可以通過該平臺查詢自己需要的檔案的電子版，如果需要看紙質(zhì)版的檔案可以再走文檔借閱流程。

4.2.3.11.考試系統(tǒng)

通過在該平臺中發(fā)布不同類型考試的題目，測試員工對相關(guān)知識的了解程度。員工可以抽任何時(shí)間進(jìn)行測試而不用耽誤工作，測試完畢后系統(tǒng)自動將分?jǐn)?shù)發(fā)到員工的郵箱中。而且第一次不通過時(shí)，還可以方便進(jìn)行第二次、甚至第三次的測試，直到通過為止。
如果是選擇題，系統(tǒng)可以自動為測試對象評分，節(jié)約了閱卷者的時(shí)間。

4.2.3.12.專家黃頁

專家黃頁是一個特定的員工名單目錄，記錄了各個方面的專家信息，包含他們擅長的工作和知識領(lǐng)域，通過查詢促進(jìn)內(nèi)部某個領(lǐng)域、某個特點(diǎn)知識點(diǎn)的員工與需要該知識的員工之間的交流，從而促進(jìn)知識在組織內(nèi)部得到傳播和共享。如某員工有法律方面的問題要咨詢，可以直接在法律專家黃頁中查找具體專家的聯(lián)系方式，就相關(guān)問題進(jìn)行咨詢。