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2015年監(jiān)理工程師考試《監(jiān)理概論》講義:會(huì)議協(xié)調(diào)法
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三、建設(shè)工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)的方法
監(jiān)理工程師組織協(xié)調(diào)可采用如下方法:
?。ㄒ唬?huì)議協(xié)調(diào)法
會(huì)議協(xié)調(diào)法是建設(shè)工程監(jiān)理中最常用的一種協(xié)調(diào)方法,實(shí)踐中常用的會(huì)議協(xié)調(diào)法包括第一次工地會(huì)議、監(jiān)理例會(huì)、專業(yè)性監(jiān)理會(huì)議等。
1.第一次工地會(huì)議
第一次工地會(huì)議是建設(shè)工程尚未全面展開前,履約各方相互認(rèn)識(shí)、確定聯(lián)絡(luò)方式的會(huì)議,也是檢查開工前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否就緒并明確監(jiān)理程序的會(huì)議。第一次工地會(huì)議應(yīng)在項(xiàng)目總監(jiān)理工程師下達(dá)開工令之前舉行,會(huì)議由建設(shè)單位主持召開,監(jiān)理單位、總承包單位的授權(quán)代表參加,也可邀請(qǐng)分包單位參加,必要時(shí)邀請(qǐng)有關(guān)設(shè)計(jì)單位人員參加。
2.監(jiān)理例會(huì)
(1)監(jiān)理例會(huì)是由總監(jiān)理工程師主持,按一定程序召開的,研究施工中出現(xiàn)的計(jì)劃、進(jìn)度、質(zhì)量及工程款支付等問題的工地會(huì)議。
?。?)監(jiān)理例會(huì)應(yīng)當(dāng)定期召開,宜每周召開一次。
?。?)參加人包括:項(xiàng)目總監(jiān)理工程師(也可為總監(jiān)理工程師代表)、其他有關(guān)監(jiān)理人員、承包商項(xiàng)目經(jīng)理、承包單位其他有關(guān)人員。需要時(shí),還可邀請(qǐng)其他有關(guān)單位代表參加。
(4)會(huì)議的主要議題如下:1)對(duì)上次會(huì)議存在問題的解決和紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查;2)工程進(jìn)展情況;3)對(duì)下月(或下周)的進(jìn)度預(yù)測及其落實(shí)措施;4)施工質(zhì)量、加工訂貨、材料的質(zhì)量與供應(yīng)情況;5)質(zhì)量改進(jìn)措施;6)有關(guān)技術(shù)問題;7)索賠及工程款支付情況;8)需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事宜。
?。?)會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)起草,經(jīng)與會(huì)各方代表會(huì)簽,然后分發(fā)給有關(guān)單位。會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容如下:1)會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間;2)出席者姓名、職務(wù)及他們代表的單位;3)會(huì)議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的主要內(nèi)容;4)決定事項(xiàng);5)諸事項(xiàng)分別由何人何時(shí)執(zhí)行。
3.專業(yè)性監(jiān)理會(huì)議
除定期召開工地監(jiān)理例會(huì)以外,還應(yīng)根據(jù)需要組織召開一些專業(yè)性協(xié)調(diào)會(huì)議,例如加工訂貨會(huì)、業(yè)主直接分包的工程內(nèi)容承包單位與總包單位之間的協(xié)調(diào)會(huì)、專業(yè)性較強(qiáng)的分包單位進(jìn)場協(xié)調(diào)會(huì)等,均由監(jiān)理工程師主持會(huì)議。
(二)交談協(xié)調(diào)法
在實(shí)踐中,并不是所有問題都需要開會(huì)來解決,有時(shí)可采用“交談”這一方法。交談包括面對(duì)面的交談和電話交談兩種形式。
無論是內(nèi)部協(xié)調(diào)還是外部協(xié)調(diào),這種方法使用頻率都是相當(dāng)高的。其作用在于:
?。?)保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時(shí)性,所以建設(shè)工程參與各方之間及監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部都愿意采用這一方法進(jìn)行。
(2)尋求協(xié)作和幫助。在尋求別人幫助和協(xié)作時(shí),往往要及時(shí)了解對(duì)方的反應(yīng)和意見,以便采取相應(yīng)的對(duì)策。另外,相對(duì)于書面尋求協(xié)作,人們更難于拒絕面對(duì)面的請(qǐng)求。因此,采用交談方式請(qǐng)求協(xié)作和幫助比采用書面方法實(shí)現(xiàn)的可能性要大。
?。?)及時(shí)發(fā)布工程指令。在實(shí)踐中,監(jiān)理工程師一般都采用交談方式先發(fā)布口頭指令,這樣,一方面可以使對(duì)方及時(shí)地執(zhí)行指令,另一方面可以和對(duì)方進(jìn)行交流,了解對(duì)方是否正確理解了指令。隨后,再以書面形式加以確認(rèn)。
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