如何在日常工作中進行項目化管理

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　　提高各級管理者及員工工作效率進行研究，采用日常工作項目化的形式將管理者及員工從繁忙的工作中解脫出來，應用項目管理技能對各項工作進行分解，通過控制項目三重制約因素：范圍、時間、成本，從而控制項目質(zhì)量，以可交付成果為導向，使員工工作輕松、方向明確，使各級管理者和員工從繁忙的工作中解脫出來，降低成本，提升工作效率，增強企業(yè)和個人在市場中的競爭力。

　　針對如何提高企業(yè)日常事務管理工作效率，將各級管理者和員工從繁忙的工作中解脫出來，使領(lǐng)導有更多的精力投入到最重要工作中，使員工對自己所完成的工作擁有成就感，通過日常工作項目化的方法解決。

　　一般情況下，工作可以分為項目和運營;運營是通過開展持續(xù)的活動來生產(chǎn)同樣的產(chǎn)品或提供重復的服務的一種組織職能，例如生產(chǎn)運營、制造運營和會計業(yè)務，除此以外所有工作都可以歸類為項目，什么是項目呢?項目是為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品、服務或成果而進行的臨時性工作。其中包含了項目的兩個最重要的特征：臨時性和獨特性。

　　臨時性是指項目有明確的開始時間和結(jié)束時間。任何具有明確的開始和結(jié)束時間的工作都是臨時性的，不會無限期的延續(xù)下去，但是臨時性并不意味著持續(xù)時間短，歷時一個月的項目是臨時的，歷時一年或十年的項目也是臨時的，需要注意的是臨時性的項目所產(chǎn)生的產(chǎn)品具有可持續(xù)的長期生命力，項目產(chǎn)生的產(chǎn)品如發(fā)動機廠建設(shè)項目所建設(shè)的發(fā)動機廠是可以長期使用的，會對社會和環(huán)境產(chǎn)生持續(xù)的影響。

　　獨特性是相對的，一個項目與以前的項目相比，或多或少會有一些相似性，如B205/235發(fā)動機開發(fā)項目與其他型號發(fā)動機開發(fā)項目之間肯定有不少相似的地方。如果各個項目完全是獨特的，就不可能存在大多數(shù)情況下適用于大多數(shù)項目的知識，《項目管理知識體系指南》也就無法存在了，許多工作都具有相對意義上的獨特性，也就具備了當做項目來做的可能性。

　　任何一項工作，如果你更看重它的臨時性、獨特性，它就是“項目”。在中國項目管理界有這么一句話：“學海無涯苦作舟，乘順舟方可抵岸;書山有路勤為徑，攀捷徑才能登頂。而項目管理恰恰就是此順舟與捷徑。項目管理就是將知識、技能、工具與技術(shù)應用于項目活動，以滿足項目的要求。

　　在項目工作中兩個點特別重要：

　　1.規(guī)定時間內(nèi)的可交付成果。在日常工作中，管理者交給下屬的每項工作，都可以看做是交給下屬了一個項目，如在規(guī)定的時間內(nèi)完成特定的工作。這里面的工作指的就是可交付成果，如日常中的圖紙、服務或成果等。如果可交付成果不明確，就是作秀，這與TS16949中的輸入、過程、輸出中的輸出有異曲同工之妙。

　　2.項目目標的逐漸細化和可測量化。不能在訂立項目目標時使用模糊不可測量的詞語，如培養(yǎng)一流的人才、建設(shè)一流的企業(yè)，一定要將一流等詞語逐漸細化，變成可以測量的指標，這樣我們才能在日常工作中不斷的改進提高工作并最終達到我們所訂立的目標。

　　部門管理者可以將所需完成的工作定義為一個個項目，規(guī)定每個項目的起止時間及所需要輸出的可交付成果，各組組長可以依據(jù)所需輸出的可交付成果制定相應的工作包并分配給組內(nèi)各成員。每級工作人員向自己的直接上級負責，每個工作包的設(shè)定一定要合理，最好是主要項目干系人參與到項目工作分解結(jié)構(gòu)中去，以便能夠準確的預估工作量和完成工作時間，員工會將各自的“項目”保質(zhì)保量完成而不會造成額外的風險。

　　因此各級領(lǐng)導都有明確的工作目標和需要輸出的可交付成果，項目(如公司級計劃)分解到子項目(如：部門級計劃)再分解到工作包(如：專業(yè)組計劃或項目計劃)，層次非常清晰。

　　各級領(lǐng)導只需向下屬定時催促交付物，工作包負責人在完成工作包時也非常有成就感，因此達到了領(lǐng)導輕松，下屬有成就感的效果。

　　但是在實操過程中有兩個需要注意的點

　　1.項目經(jīng)理必須有整體項目意識且懂得項目管理，最好是一名擁有項目經(jīng)理證書(PMP)的項目經(jīng)理。

　　項目經(jīng)理最重要的工作是編計劃、搞監(jiān)督和溝通。但是計劃如何來編、監(jiān)督工作是否到位，最重要的溝通能力是否達到要求!項目經(jīng)理是執(zhí)行組織委派其實現(xiàn)項目目標的個人。項目經(jīng)理要在規(guī)定的范圍、實踐、成本和質(zhì)量之下完成項目任務。項目經(jīng)理除了要具備讀懂產(chǎn)品圖、了解產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝流程和通用管理方面的能力外，還應具備保證合理行動所需的個人素質(zhì)，個人素質(zhì)包括項目管理方面的知識、態(tài)度、主要人格特征和領(lǐng)導力。

　　2.項目經(jīng)理應該在與工作包負責人溝通后編制工作計劃。

　　工作包負責人提出意見時，項目經(jīng)理如果確認不了，可以采用德爾菲法來判斷其建議是否合理。

　　通過分析項目的三重制約來判斷下屬工作(項目)情況，當一個項目的范圍、時間、成本都被約束，那么項目的質(zhì)量也就被控制住了，換句通俗的話講就是：多(范圍)、快(時間)、好(質(zhì)量)、省(成本)，但是不可否認比照現(xiàn)實，我們還有很多工作需要完成，如果日常工作中一味責備求全，每個人工作都是“錯誤不斷”，所以關(guān)鍵是看項目經(jīng)理對哪個因素更看重，比如工作中需要在最短時間內(nèi)完成發(fā)動機廠的設(shè)備安裝調(diào)試工作，相當于固定時間，那么必須改變其他因素，如果范圍不允許變動，那么就必須增加成本，比如增派人員加班加點完成工作即趕工;如果成本不允許變動，那么就必須減少范圍，比如某些不是重要的內(nèi)容可以適當刪減。

　　2013年5月某公司動力技術(shù)部領(lǐng)導針對發(fā)動機缸蓋分裝線氣門漏氣問題，成立攻關(guān)項目組，以創(chuàng)新工作站形式鼓勵青年員工積極參加各項技術(shù)難題的解決，技術(shù)部缸蓋項目組大膽創(chuàng)新，以項目管理形式，明確了項目經(jīng)理，在解決技術(shù)難題中應用了項目管理的核心理念，將專業(yè)技術(shù)的解決與項目管理專業(yè)中的項目管理技能相結(jié)合，更充分的完成了跨部門專業(yè)團隊的組建與發(fā)展，依托專家影響力，根據(jù)馬斯諾需求分析，充分了解團隊成員需求，調(diào)動團隊成員積極性，在規(guī)定的范圍、進度、成本、質(zhì)量的制約下，在短短的3個月內(nèi)完成了公司兩年來難以徹底解決的技術(shù)問題，每年為公司節(jié)約500萬元/年，圓滿的完成項目，開創(chuàng)了項目管理與實際技術(shù)問題相結(jié)合解決實際問題的先河。