建筑基礎(chǔ)工程企業(yè)管理系統(tǒng)

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 　　項(xiàng)目文檔管理，是指在一個(gè)系統(tǒng)(軟件)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。通常，文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

　　一、文檔的作用：

　　其一，它是項(xiàng)目管理者了解開發(fā)進(jìn)度、存在的問題和預(yù)期目標(biāo)的管理依據(jù)。

　　第二，大多數(shù)軟件開發(fā)項(xiàng)目會(huì)被劃分成若干個(gè)任務(wù)，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證。

　　第三，可提供完整的文檔，保證了項(xiàng)目開發(fā)的質(zhì)量。

　　第四，項(xiàng)目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓(xùn)與參考資料;

　　第五，項(xiàng)目文檔將為系統(tǒng)維護(hù)人員提供維護(hù)支持;

　　第六，項(xiàng)目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項(xiàng)目的開發(fā)資源。

　　二、項(xiàng)目文檔管理規(guī)定：

　　(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項(xiàng)目常規(guī)文檔和項(xiàng)目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據(jù)項(xiàng)目組內(nèi)部小組成員任務(wù)的不同進(jìn)行權(quán)限劃分;項(xiàng)目歸檔文檔由項(xiàng)目管理主管(或項(xiàng)目文檔管理員)將項(xiàng)目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進(jìn)行分類歸檔。

　　(2)常規(guī)文檔管理目錄分為項(xiàng)目日常管理文檔和項(xiàng)目流程管理文檔。

　　(3)日常管理文檔包括項(xiàng)目報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目管理模板、重大問題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。項(xiàng)目報(bào)告又可分為個(gè)人周報(bào)、小組周報(bào)、項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目簡報(bào)，項(xiàng)目簡報(bào)。并都按照不同目錄進(jìn)行分類管理。

　　(4)提交完整的項(xiàng)目開發(fā)、應(yīng)用開發(fā)流程文檔。一般包括：項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)需求說明書、數(shù)據(jù)需求說明書、模塊、應(yīng)用開發(fā)文檔、系統(tǒng)測試文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)測試文檔、用戶手冊、上線文檔、培訓(xùn)資料、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等。

　　(5)所有項(xiàng)目組成員均建立VSS軟件環(huán)境下的對(duì)應(yīng)用戶，各自擁有對(duì)以上各類文檔的讀、寫、增加、刪除權(quán)限。由各項(xiàng)目小組長保證提交已保存文檔的質(zhì)量;由文檔管理員或項(xiàng)目經(jīng)理整體把握項(xiàng)目文檔在各階段的提交情況。

　　項(xiàng)目文檔管理規(guī)范制定好之后，關(guān)鍵在于大家要“依規(guī)執(zhí)行”，使雜亂無章的存放模式變得井井有條。

　　三、功能：

　　1、文檔庫

　　1)操作權(quán)限

　　由公司文檔管理人員負(fù)責(zé)操作該表單，其他人員可以查看相關(guān)密級(jí)的文檔。

　　2)操作

　　根據(jù)項(xiàng)目情況可以手工錄入現(xiàn)存的文檔，也可以把文檔接收、文檔起草中相關(guān)數(shù)據(jù)文檔歸類到文檔庫中。

　　2、文檔起草

　　1)操作權(quán)限

　　由公司內(nèi)部管理人員使用，作為部門之間業(yè)務(wù)溝通過程的工作手段進(jìn)行。

　　2)業(yè)務(wù)流程

　　填報(bào)基本信息、錄入備忘內(nèi)容信息，走審批流程、流程最后抄送文檔管理人員，由文檔管理人員打印報(bào)表、將報(bào)表導(dǎo)出PDF文件、再上傳到本條記錄的附件中去，再進(jìn)行文檔入庫，最后執(zhí)行“文檔分發(fā)”功能。

　　3)操作

　　新增錄入備忘錄內(nèi)容信息，需要走流程的走流轉(zhuǎn)功能后，打印報(bào)表，再進(jìn)行入庫、文檔分發(fā)(針對(duì)公司部門使用)。

　　3、文檔分發(fā)

　　1)操作權(quán)限

　　企業(yè)內(nèi)部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進(jìn)入的平臺(tái)層級(jí)不一樣。

　　2)業(yè)務(wù)流程

　　新增文件分發(fā)記錄、選擇分發(fā)文檔、選擇接收單位和接收人(兩種方式：增加和使用分發(fā)表)后進(jìn)行分發(fā)。

　　3)操作

　　新增文件分發(fā)記錄，選擇分發(fā)文檔、接收人員，點(diǎn)擊分發(fā)直接發(fā)送文檔到相關(guān)人員的文件接收中去。

　　4、文檔接收

　　1)操作權(quán)限

　　企業(yè)內(nèi)部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進(jìn)入的平臺(tái)層級(jí)不一樣。

　　2)業(yè)務(wù)流程

　　選擇要接收的文檔，查看相關(guān)內(nèi)容后，點(diǎn)擊：歸類。

　　5、文檔借閱

　　1)操作權(quán)限

　　企業(yè)內(nèi)部與外部協(xié)助單位管理人員都可以使用，但是所進(jìn)入的平臺(tái)層級(jí)不一樣。

　　2)業(yè)務(wù)流程

　　借閱人填報(bào)借閱“基本信息”、“借閱明細(xì)”、走預(yù)定義審批流程、審批流程到審批人批準(zhǔn)后，即可跟文檔管理人員借閱相關(guān)文件(紙質(zhì)借閱)，電子借閱直接在電子借閱查詢中查詢批準(zhǔn)過的電子文件。

　　3)操作

　　新增錄入借閱內(nèi)容信息，需要走流程的走流轉(zhuǎn)后，到文檔管理人員處領(lǐng)取相關(guān)實(shí)物文檔。