一個良好的OA辦公系統(tǒng)，應該以計劃為核心、以控制為手段

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大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎的，基本內容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進切實可行的管理技術，讓OA系統(tǒng)服務于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產生了辦公事務，所以OA系統(tǒng)一定要架構于管理基礎之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。
　　一個良好的OA辦公系統(tǒng)，應該以計劃為核心、以控制為手段，實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結合呢?主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權機制管理”四個方面。本文先詳細闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結合。
　　一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設計思想的泛普OA系統(tǒng)，應該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。
　　做好個人工作管理
　　在辦公管理中，無論任何工作、任何事情，最終都是通過人來完成的，管理的本質是人。“個人工作管理”系統(tǒng)解決個人工作效率的問題，包括個人總結、任務備忘、個人助理、日程管理、工作處理。
　　“個人總結”是個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納。可以按照每日、每周、每月或年度等進行分類總結，既方便查詢又便于個人總結得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結，也可以按需要的時間段進行分類統(tǒng)計，及時了解員工的工作和任務的進展情況，把握工作進度，總結工作得失。
　　“任務備忘”提醒本人將要做的一些重要任務，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關人員創(chuàng)建。
　　“個人助理”是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠將各種常用信息迅速地分類保存，便于以后工作中查找使用，為個人辦公提供更細致的服務。
　　“工作計劃”用來設置個人的工作日程，并在設定的時間給予提示，防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領導在“工作計劃”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人工作計劃”中也能看到。
　　“工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的管理。每項工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。
　　按照工作性質，又將個人的工作分為“負責的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類，極大地方便了工作的查詢和處理。
　　目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務工作落實到個人辦公上，個人工作管理的設計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務有機地結合起來。
　　實現(xiàn)組織管理
　　組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進管理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。工作標準也是人力資源考核的基本標準，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標是將各部門、各個人的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達到預定管理目標。
　　組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結、部門日程及人事管理等。特點如下：
　　各級管理人員可以查看其權限范圍內的人員、部門的工作計劃、工作總結及進度匯報等，同時對與其管理級別相對應的計劃、總結等進行審核、點評和調整等。
　　部門一級的工作可以采用多種方式進行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖(時標邏輯圖、時標圖、單代號圖和橫道圖)形式、工作分解結構圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關系、進度等進行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術，可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。
　　部門工作可以包含子工作。每項工作可被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負責人、進程時間等，同時又與總體工作保持邏輯關系。這樣，無論多復雜的工作分解開來處理都會清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用，只有管理人員才能使用工作考核的權限，可以對所管轄人員進行考核評價。工作考核也是建立在明確內設機構和工作崗位職責的基礎上，分類分級明確工作目標，以動態(tài)考核為主、定性與定量相結合，實行全員能力和績效考核，獎優(yōu)罰劣。
　　管理人員可以查看所管轄范圍內部門、人員的日程安排情況，并根據事務的重要性來安排下級人員的日程，同時可以查看部門日程安排、領導公開的日程，需要領導參加的可以通過日程安排給上級領導安排日程?？傊?，詳細的工作計劃可以將參與此事務的相關人員一次進行安排，并設有提醒功能，與即時通訊系統(tǒng)緊密結合，將日程安排通過即時通分發(fā)給相關人員。
　　人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分，其內容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時根據管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息，以便根據員工能力和特長安排工作。
　　組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員專用的系統(tǒng)，是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據復雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據往往涉及到企業(yè)機密，所以用戶進入系統(tǒng)時，必須進行身份認證。
　　完成項目管理
　　日常辦公按類型分為兩種，一種是事務型辦公，一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務型處理，很難達到辦公目標，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進行透徹地深入分析，對不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應手地應用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。
　　項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內要做的工作，從目標、任務、要求到措施預先作出設計安排。工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，因此在計劃中針對具體情況應事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人、參與人等，這樣才能職責明確、操作有序、執(zhí)行無誤。
　　上級領導可以通過項目管理的方式對所管理單位或部門進行任務安排、工作安排，任務、工作安排會自動落實到部門的負責人。各個部門負責人根據領導的統(tǒng)一安排，設定自已部門的具體目標，通過管理人員與員工持續(xù)、動態(tài)的溝通，明確員工的工作任務，采用確保完成任務實現(xiàn)目標的措施，然后各就各位，把詳細的工作計劃再分配下去。這樣，上級領導就清楚要完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑，做到心中有數(shù)，這既與實際工作相結合，又為計劃提供預見性信息。只有采用項目管理的方式，對組織計劃進行動態(tài)控制，清楚所制訂的措施、辦法，才能順利地完成任務，從而實現(xiàn)整體管理的目標。