泛普CEO總監(jiān)暢談協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的推廣和應用

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1、 協(xié)同OA整體價值點
協(xié)同OA從企事業(yè)機構的應用來看，可以看到總體具備以下幾大價值點：
(1). 落實管理制度、工作流程自動化
這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。
(2). 知識文檔自動化管理的自動化
使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。
(3). 信息發(fā)布平臺
內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在組織內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解組織內部的發(fā)展動態(tài)。?
(4). 內部通訊平臺
建立組織內部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等，使組織內部的通訊和信息交流快捷通暢。
(5). 輔助辦公
它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們日常辦公事務性的工作相結合的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。
(6). 信息集成
我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應速度。?
(7). 實現(xiàn)分布式辦公
就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
2、 協(xié)同OA選型
上OA條件：
如果你準備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個問題：
(1). 了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，OA軟件成功實施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價格迥異，適合不同的消費群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。
(2). 組織保障
OA系統(tǒng)的實施應用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業(yè)務部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓、試用……在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。
很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒...
OA規(guī)劃：
在具備上OA的兩個本條件后，同時需要來規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮：
•  實施目標及明確需求？
•  是分期實施、還是一次性實施？
•  系統(tǒng)實施的范圍？是全單位，還是局部？
•  單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準備？
•  資金是否到位？是否配備了專門的管理員負責？
在明確了以上問題后，便可以進行市場咨詢、招標等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務商往往會根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設和方案。
許多單位不明確時，往往習慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實施了什么樣的功能？最重要的是要了解：
•  某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？
•  如何確保系統(tǒng)實施和推廣？
•  在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？
誤區(qū)：
用OA系統(tǒng)實行辦公自動化已經成為很多企事業(yè)單位加強內部管理，提升辦公效率和辦公質量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。
誤區(qū)一：自己開發(fā)
自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當受騙，但實際上呢？
首先，OA系統(tǒng)已經涉及到越來越多的學科技術，包括計算機、通信、網絡、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程序員已經很難做好；
其次，單位內部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的；
再次，頻繁調整OA系統(tǒng)會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；
最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。
因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。
誤區(qū)二：功能越全越好
只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？
首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；
其次，功能越全，系統(tǒng)越復雜，使用越困難，維護越麻煩；
再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大；
最后，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。
選購OA系統(tǒng)時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。
其實，就OA的功能來說，無論是冠群聯(lián)想、用友、合強還是不知名的小公司， 80%的內容都是相同的，只不過應用深度不同。而OA的功能每增加10％，價格至少會增加100％－300％，經理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。
需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。
誤區(qū)三：價格越貴越好
選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？
首先，判斷一個OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價格，而是看它是否適合自己；
其次，價格越高，投入越大，負擔越重，風險越高；
再次，選擇價格昂貴的名牌產品，其實是在替廠家支付廣告費；
最后，產品可能沒有產品化，開發(fā)商還是按照項目在做，沒有成本優(yōu)勢。
我曾經看到一個小公司在網站上給自己的OA標價360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，在線試用了一下，簡直是一塌糊涂。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信“一分價錢一分貨”，小心被奸商砸著。
對中小型單位而言，我認為萬元左右的OA系統(tǒng)性價比最高，因為功能性、穩(wěn)定性、價格方面結合得最好。比如新思創(chuàng)OA，除滿足日常辦公需求外，還實現(xiàn)了信息流、工作流、知識流的協(xié)同管理，同時具有易上手、不限用戶、權限管理、簡CRM/yike/ target=_blank class=infotextkey>易客戶端、自定義工作流、終身免費服務等特點，而價格僅為7200元，這些特點很適合中小型單位。
誤區(qū)四：價格越低越好
價格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？
首先，質量問題。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發(fā)的，還有是個人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產品的穩(wěn)定性、升級性、版權等都沒有保障；
其次，隱性成本。有的軟件看起來便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某OA軟件報價5800元，但是只支持20個初始用戶，另外每增加10個人需付2000元，這樣50個人的單位就得11800元，還有比這個更高的用戶費呢。
最后，服務問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務，即使提供服務也要付出高昂的服務費。軟件的服務是和產品融為一體的，軟件報價應該包括一個合理的后續(xù)服務的費用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務費就成了一個無底洞。
記住，過低的報價往往損失了軟件應用的功能和服務，是對客戶的不負責任。
還有很多原因導致產品低于正常價格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產品剛上市或準備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。
誤區(qū)五：系統(tǒng)越透明、開放、越自由越好
網絡辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由么？
開放必須是相對的，如果所有員工都可以在網上隨意瀏覽單位的財務數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來不可估量的損失。
為解決開放和保密的矛盾，好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶很方便的進行權限設置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內的統(tǒng)一管理又保證安全，管理者根據(jù)職位高低給員工設置不同的訪問權限，只有具有相應權限的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到。IBM的OA系統(tǒng)解決方案是軟硬件一體化的，具有更高的安全性。
誤區(qū)六：系統(tǒng)應該完全符合單位的辦公模式
如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價值在哪里？
首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是軟件的作用所在，價值體現(xiàn)；
其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網上，它融合了先進的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；
再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產生抵觸心理。
因為OA系統(tǒng)是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習慣和慣性思維產生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動上除舊納新。
所以應該選擇那些具有先進的管理思想，能夠產生推動作用OA產品，而不是一味的追求符合自己的使用習慣和使用上的簡單，也要主動的去適應軟件，因為推動管理進步是應用軟件的最終目的。
為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個性化的之間的沖突。
誤區(qū)七：大企業(yè)開發(fā)的一定好
大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？
首先，術業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強某個軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因為它們是不同的概念；
其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍；
再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；
最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結構、功能、流程、維護等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實用，因為他們對中小企業(yè)理解更直接，更深刻。
誤區(qū)八：選一個OA軟件來徹底改善管理
單位管理混亂，能通過一個軟件來解決問題么？
首先，管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；
其次，OA是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成；
再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務。
所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質，特別是領導者素質，才能徹底提高管理水平。當然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應用OA，OA與人的作用應該是相輔相成、互相促進。
誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸
一步到位就能一勞永逸么？
首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調整、改進中；
其次，產品發(fā)展不會一步到位，應用技術、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新；
再次，社會發(fā)展不會一步到位，社會進步突飛猛進，要么創(chuàng)新，要么淘汰。
任何軟件都是滿足當前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時候，應該選擇那些易于擴充升級的。
誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務
服務既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事？
首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務是不可能做好的；
其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務也就拒絕了持續(xù)改進、持續(xù)領先的機會；
再次，單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發(fā)展需要。
其實從長遠看，軟件商的服務更專業(yè)，并且風險和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務外包，說明還是值得去做的。
總結來說，選擇OA有5大標準，那就是理念先進，功能適用，使用方便，服務到位，價格合理。其中最重要的一點就是“適用”，買軟件之前一定先問問自己：我為什么要用OA？我用OA主要解決哪方面的問題？我準備用這套OA解決幾年內的問題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么價格的OA……必須形成清晰的分析報告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動權掌握在自己手里，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。
3、 協(xié)同OA需求建議
在實施一套OA系統(tǒng)之前，首先需要在規(guī)劃的基礎之上，細化具體的需求分析，在如果定義自己的OA需求，需要注意：
(1).需求陷阱------貪大求全
內部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個業(yè)務部門，一段時間后收集上來匯總；然后從各個OA廠商的產品文檔中各抽取部分，然后整理出一個大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標文件，讓各個OA廠家去做方案。你還堅持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠了。為什么這樣說呢？
我們來看看，首先你搜集上來的各個業(yè)務部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應該歸納到業(yè)務范疇的應用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對這些需求中復雜的術語和深奧晦澀的部門業(yè)務概念，作為項目負責人的你未必能夠逐一甄別。
其次，你的需求要集各個OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產品，都有自己的特色，亮點。要一個集所有廠家之所長的產品幾無可能。如果一定要有的話，代價是實施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個你認為集各個OA軟件廠商之所長的產品來。實施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠沒有止境，最后項目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？
 (2). 需求分析建議
所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個組織共性的需求———協(xié)同，然后才是關鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項目主干進度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。

4、 協(xié)同OA長期推廣
經歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經歷了財務軟件鋪天蓋地的練兵，我們在最近幾年迎來了協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，并在應用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。
當軟件大軍又一哄而上、都來“協(xié)同”糊口的時候，泛普軟件網絡已經如藍色巨人IBM一樣在關注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項目成功？如何為客戶創(chuàng)造更多效益？如何使客戶與泛普軟件網絡共同成長？
98%的應用率，100%的驗收率，0失敗案例，看似簡單的數(shù)字，在國內協(xié)同管理軟件市場普遍驗收率不高、實施后缺乏有效推廣、應用率低下、系統(tǒng)形同虛設的狀況下，這無疑是個奇跡。這樣的成績從何而來呢？
大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強大的產品的支撐。沒錯，“關注客戶最實際的需求，開發(fā)客戶最易用的產品”，泛普軟件網絡協(xié)同軟件事業(yè)部總經理徐海棠如是說。但是這只其中的一半，另外一半是泛普軟件項目實施方法論的支撐！
泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)項目有一整套的實施方法
   確保泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實施的有力保障是沉淀近十年、被稱為集體智慧結晶的《泛普軟件OA項目實施方法論》。此項目實施方法論涵蓋了項目實施的前前后后，將各種知識、技能、工具和技術應用于項目實施過程中，強有力的保障了項目的成功實施。
   泛普軟件項目經理的定位：泛普軟件培養(yǎng)項目經理的要求是具備一定軟件技術的、更強調非技術方面的顧問咨詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是泛普軟件項目經理的職責，而不是合同簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。
   泛普軟件項目經理從軟件應用的角度，幫助客戶的應用效果最大化。泛普軟件項目經理總在想方設法使客戶的系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟件交給不同的人去用，他們的應用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業(yè)務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應用，從而幫助客戶實現(xiàn)系統(tǒng)應用效果最大化。
   泛普軟件項目經理從管理咨詢的角度，幫助客戶的應用效果最大化。每一個客戶的實際管理情況都是不完全一樣的，有共性，也有個性。如何去滿足共性需求，同時也滿足不同用戶的個性需求呢？項目經理接受過多行業(yè)的管理理念的培訓，了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務情況，在項目實施過程中，絕不僅是技術實現(xiàn)的角色，更重要的是非技術方面的顧問咨詢的角色。項目經理從管理咨詢的角度，結合客戶的實際管理需求，主動幫客戶去找管理上的應用點，讓強大的產品和萬變的管理結合起來，從而幫助客戶實現(xiàn)系統(tǒng)應用效果最大化。
   在項目啟動和項目實施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達成更多共識。和客戶達成更多的共識，只會有利于雙方的合作，有利于項目的成功實施。比如，產品化理論，泛普軟件網絡說服太多的客戶和泛普軟件網絡一道堅持產品化的路線和服務，甚至有極少數(shù)偏離產品化路線的項目也在經歷了諸多問題之后回到泛普軟件網絡的產品路線上來。達成更多的共識，使客戶和泛普軟件網絡共同成長，一起擎起協(xié)同軟件應用和服務的大旗。
   取得客戶關鍵領導的支持：一方面領導干預或授權，推動項目按計劃實施，而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前；另一方面，推廣系統(tǒng)，使系統(tǒng)能用起來，發(fā)揮效益最大化。這個過程也是促進客戶的執(zhí)行力的過程，保障了項目的成功實施。
泛普軟件網絡一直在和每個客戶分享項目實施經驗和心得
   協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實施、推廣過程中，我們要多加管理。另外，不能完全依賴技術去實現(xiàn)需求，用技術完全替代管理的想法是片面的、不現(xiàn)實的。
   目前大部分OA采用B/S結構，相比其他的歷史時期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使用在國內處在一個最成熟的時期，B/S結構承襲了普通用戶的上網習慣，我們有用好它的技術基礎。
   推廣OA，是一把手工程，需要領導的重視與推進。要求員工使用OA。從另一方面說，領導自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習慣。這里可能反過來了，員工希望領導能配合使用，否則大家都用不起來，因為領導沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因為OA是管理類軟件，是對傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個團隊的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責令助手去全權實施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。）
    站在收益的高度來看待OA實施，就是說實施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進，每一步都要產生階段成果。比如制定推廣計劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質通知或公文，全在OA中獲取信息或審批文件。
   不要指望以后用起來。軟件應用的特征就是這樣的，只要在開始推進的時候不用，那么以后基本上就撿不起來了?？v觀十多年來國內絕大多數(shù)軟件項目實施的經驗，這一規(guī)律基本上無甚例外。
   不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護和促進基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是——某些應用可能會帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是——某些應用即使可能帶來一些負面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負責人的智者會選擇積極管理。）比如論壇、即時溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進OA的應用。
   協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時有四五百人在線，用戶對OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會受影響、工作非常不適應等，那么則說明這個協(xié)同辦公系統(tǒng)應用已經成功了。

5、 協(xié)同OA失敗常見原因分析
首先協(xié)同OA實施上線時，大家就會有本位的思想在左右著日常實施工作的開展：
(1). 認為OA項目一上馬就可以見效；
(2). 認為OA可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作；
(3). 認為OA只是IT類部門的事情；
(4). 認為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中；
(5). 認為OA項目可以在短時間內一步到位；
同時，也忽略了OA項目中存在的風險，在實施推廣過程中沒有加以控制和改進，如：
(1). 領導不重視
(2). 項目目標太大
(3). 項目人員不熟悉公司制度流程
(4). 項目人員變動
(5). 需求不斷變更
(6). 不改變辦公習慣
(7). 項目前熱后冷
6、 參考文件
應用價值方面參考文件：
1.        整合三大核心要素 協(xié)同解決企業(yè)實際問題
2.        選擇OA軟件的十大誤區(qū)
3.        推薦瀏覽：協(xié)同OA應為企業(yè)帶來的利益
4.        OA軟件：管理者的車輪子
5.        企業(yè)協(xié)同管理 讓工作變得更有效率
6.        OA如何與管理結合
7.        協(xié)同之道：流程管理必成主流
8.        協(xié)同商務怎樣給用戶帶來價值
9.        協(xié)同應用——新一代企業(yè)信息化
10.    協(xié)同 在中小企業(yè)體現(xiàn)在哪些方面？
11.    協(xié)同軟件協(xié)同什么？
12.    協(xié)同商務系統(tǒng)效益分析
實施方面參考文件：
1.        OA實施推廣、應用的配合制度
2.        永樂OA項目需求整理及實施方案（草案）
3.        Oa系統(tǒng)實施難點
4.        OA上線后的困惑（薄益群）－－絕對分析到位（強力推薦瀏覽）
5.        落實OA流程
6.        OA搭建三攻略--推薦瀏覽
7.        向客戶學習：伊通做的oa項目實施總結
8.        OA為何用不好？
9.        企業(yè)OA你好嗎？