合同管理

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 　　在空調(diào)安裝行業(yè)中對于各類合同的管理，包括：銷售合同、采購合同、施工合同等都需要進(jìn)行分類管理。合同都是保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的依據(jù)，在空調(diào)安裝工程中需要通過嚴(yán)格的合同管理流程，來幫助企業(yè)控制合同的費(fèi)用。

　　一、在空調(diào)安裝工程中對于合同管理存在哪些問題呢

　　1、在合同履行的過程中缺乏有效的監(jiān)督

　　有時候在安裝的過程中發(fā)現(xiàn)會突然增加工程量，這種情況施工方可能會以工程量增加提出申請，正常情況是需要監(jiān)理單位審核后才能在變革審批單上簽字。但是有些施工單位為了通過審核，主動賄賂監(jiān)理人員，缺乏監(jiān)督。

　　2、在對于各種合同的審批過程中審批不規(guī)范，存在漏審和相關(guān)資料不完善，事后也不好定責(zé)。

　　3、在合同管理中對相關(guān)工作缺乏交流平臺，數(shù)據(jù)不能共享，溝通不暢

　　4、對合同管理過程中沒有有效的預(yù)警機(jī)制，例如在傳統(tǒng)的合同管理方式中難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，尤其是其中的結(jié)款情況，并沒有通過良好的方式進(jìn)行控制和預(yù)警

　　5、變洽簽規(guī)則執(zhí)行不到位，資料缺失，手續(xù)不全或沒有及時給與甲方和監(jiān)理方，忘記變洽簽導(dǎo)致影響利潤。

　　6、合同簽訂不規(guī)范、檔案管理混亂、回收不及時，導(dǎo)致合同流、發(fā)票流和資金流不能一一對應(yīng)，合同履約過程中的墊資風(fēng)險。

　　對于空調(diào)安裝工程企業(yè)來說每個項(xiàng)目幾十上百份合同，其對應(yīng)的款項(xiàng)、票據(jù)往來繁多，管理難度及工作量大。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足日益復(fù)雜的管理需求，因此需要通過信息化的方式來進(jìn)行管理，有效避免在資金上的風(fēng)險。

　　二、泛普軟件如何解決空調(diào)安裝工程中的合同管理?

　　1、通過從合同創(chuàng)建、合同洽商、預(yù)結(jié)算、結(jié)算、合同收款付款、合同臺帳、資金臺帳等工程合同業(yè)務(wù)處理細(xì)節(jié)，合同變更項(xiàng)及時了解、系統(tǒng)留痕。并且可以將合同原件以附件的方式上傳到系統(tǒng)中，項(xiàng)目部財務(wù)部門都可以在合同附件中找到原件作為付款依據(jù)。

　　2、可以通過權(quán)限來設(shè)置，實(shí)現(xiàn)每個項(xiàng)目由權(quán)限高的人員來對合同進(jìn)行管理，以避免有關(guān)人員違規(guī)操作、業(yè)務(wù)部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀(jì)等不良現(xiàn)象給項(xiàng)目部和企業(yè)帶來的等被動局面

　　3、系統(tǒng)實(shí)時動態(tài)地顯現(xiàn)出合同數(shù)據(jù)執(zhí)行情況，合同管理更加完整和規(guī)范。完成系統(tǒng)主頁面的設(shè)計，并建立后臺數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫信息、能動態(tài)地更新頁面數(shù)據(jù)。

　　4、規(guī)范業(yè)務(wù)流程，可以按預(yù)算總額和單價，從資金角度，控制合同的簽訂，也可以控制到合同的執(zhí)行，采取實(shí)際付款金額不能大于合同結(jié)算金額的原則，實(shí)現(xiàn)資金的動態(tài)監(jiān)控。絕漏洞。

　　5、對合同各類控制點(diǎn)等警戒線的預(yù)置，執(zhí)行中的項(xiàng)目管理一旦存在問題，系統(tǒng)自動給予預(yù)警，并以消息的形式推送到指定管理人員的手機(jī)上

　　通過泛普軟件的工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)將空調(diào)安裝工程項(xiàng)目中合同的基本信息，可以進(jìn)行合同登記、作廢、變更等操作。記錄合同在執(zhí)行過程中所發(fā)生的情況，以便日后對合同執(zhí)行進(jìn)行追溯。合同收付款是查詢合同項(xiàng)下的每一筆付款的情況，包括：付款時間、付款申請人、支付金額、支付事由等。幫助管理人員明確了解每一筆合同成本撥付情況。