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項目進度管理軟件

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基于Project Server的進度管理

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基于Project Server的進度管理

  0 引言

  隨著國內(nèi)項目管理水平的發(fā)展,項目管理軟件得到了越來越廣泛的應(yīng)用,其中,Microsoft Project因其功能強大、使用方便而深受歡迎。使用Microsoft Project,通過控制項目的工時、日程和財務(wù),可以隨時了解項目,從而更高效的管理項目。

  Microsoft Project在彼此獨立的項目和資源下可以充分發(fā)揮其易用性,然而,企業(yè)現(xiàn)狀往往是多項目并發(fā),同時所屬資源也難以確保能夠全身心的投入到單一項目。對此,Microsoft Project Server提供了較完美的解決方案。

  Microsoft Project Server通過共享日程和資源、中央跟蹤系統(tǒng)以及中央文檔倉庫,達到項目組合管理的目的。此外,Microsoft Project Server還為用戶提供了簡單的網(wǎng)站界面Project Web Access(PWA)。

  通過PWA,用戶可以極其方便的查看、分析和報告包括時間表在內(nèi)的項目信息,實時與其他成員、項目經(jīng)理或資源經(jīng)理交互信息。

  1   搭建系統(tǒng)環(huán)境

  Project Sever 2007的環(huán)境搭建較復(fù)雜,它需要搭建在Windows Server 2003服務(wù)器上,需要AD環(huán)境實現(xiàn)帳戶管理,需要SQL Server用來存儲項目管理數(shù)據(jù),需要SharePoint Services低層支持以實現(xiàn)PWA。

  安裝完成后,需要對系統(tǒng)進行應(yīng)用環(huán)境規(guī)劃并進行相應(yīng)的配置,主要為以下幾點:

  (1)建立企業(yè)資源庫。ProjectServer中,企業(yè)資源需要一個重要的概念:RBS,即人力資源分解結(jié)構(gòu)。在建立企業(yè)資源之前,需要在企業(yè)自定義域中配置RBS,一般來說,RBS結(jié)構(gòu)按公司組織結(jié)構(gòu)進行配置即可。

  (2)權(quán)限分配。ProjectServer2007的權(quán)限分配較靈活,可以針對單個用戶進行設(shè)置,也可以針對組進行設(shè)置;可以針對某個項目進行設(shè)置,也可以針對全局進行設(shè)置。正是由于這種靈活性,造成了權(quán)限配置的復(fù)雜性。

  為便于日后的維護,權(quán)限配置一般不針對單個用戶和單個項目,取而代之的是用戶組和項目類別。項目類別一般按產(chǎn)品組分配,如項目類別1、項目類別2、項目類別3,分別對應(yīng)產(chǎn)品組1、產(chǎn)品組2、產(chǎn)品組3的項目。

  然后,對應(yīng)創(chuàng)建權(quán)限組,如產(chǎn)品工程師1僅對項目類別1具有更改發(fā)布權(quán)限、程序員3近對項目類別3具有讀取匯報權(quán)限等;研發(fā)經(jīng)理和測試人員可對全局項目設(shè)置對應(yīng)權(quán)限。

  (3)更改全局設(shè)置。為便于企業(yè)項目的規(guī)范管理,可根據(jù)需要更改全局設(shè)置。使用管理員帳戶打開pro-ject,鏈接到server后,選擇工具———企業(yè)選項—打開企業(yè)全局設(shè)置,按企業(yè)需求進行個性化設(shè)置,如設(shè)置工作日歷和工作時間、更改默認(rèn)的任務(wù)類型、顯示和隱藏某列等,

  保存后即可作為企業(yè)級的項目計劃模板。如果需要自定域(創(chuàng)建project中未提供的域名,如項目編號,輸出文檔等),則需進入PWA,在服務(wù)器設(shè)置中創(chuàng)建企業(yè)自定義域。

  (4)定制視圖。ProjectServer2007中,可自定義的視圖主要用于在項目中心上查看項目的詳細信息,可定義部分包含顯示隱藏域、分組、排序、篩選等條件??筛鶕?jù)不同的使用需求定制不同的視圖,如研發(fā)經(jīng)理僅關(guān)心項目的概況,可隱藏基準(zhǔn)工時等內(nèi)控信息;

  資源經(jīng)理更多的關(guān)注工作分配,可設(shè)置按資源名稱分組等。

  2  編制項目計劃

  任何項目管理都是從制定項目計劃開始的。在Project Server中創(chuàng)建項目計劃的方法與使用Project時基本一致,需要注意以下幾個方面:

  (1)自企業(yè)建立工作組。Project中項目資源可以任意創(chuàng)建,而使用Project Server時,必須從管理員創(chuàng)建的企業(yè)資源庫中選擇人員組成工作組,僅工作組中的資源可用。使用方法為選擇工具—自企業(yè)建立工作組,從左邊的資源列表中選擇可用資源。

  (2)認(rèn)識工時、工期、資源的關(guān)系。初用Project編制項目計劃時,經(jīng)常會很困惑,有時僅調(diào)整了工時,卻發(fā)現(xiàn)工期被“意外”的更改了;有時只想更改工期,卻發(fā)現(xiàn)資源也隨之變化;究其原因,主要是project的自動調(diào)整功能在起作用。任何時刻,project總是保持工時=

  工期×資源×8(設(shè)置的每日工時)的固定關(guān)系。所以在調(diào)整工時后,工期或資源必有一項會隨之改變,具體哪項改變則根據(jù)該任務(wù)的類型來判斷。若設(shè)置為固定工期,則資源會隨工時的調(diào)整而調(diào)整,若設(shè)置為固定資源,則工期會隨工時的改變而改變。

  (3)任意設(shè)定資源投入。認(rèn)識了工時、工期、資源的對應(yīng)關(guān)系后,就可輕松的編制日程計劃了,然而,仍然達不到隨心所欲的程度。例如某資源,本周空閑時間較少,每日僅能投入1小時去做某項工作,而下周較空閑,每日能夠投入5小時;

  這種情況下,僅靠調(diào)整工時、工期、資源投入等均達不到理想的效果,不是工作安排不飽滿,便是被過渡分配。這種情況下,使用“任務(wù)分配狀況”視圖,可以任意調(diào)整每日的計劃工時,而無需考慮工期和資源投入關(guān)系。

  (4)調(diào)整過渡分配資源。在Project Server中,切換到“資源使用狀況”視圖,會顯示工作組資源在server中的所有工作分配信息;如果出現(xiàn)過度分配(如某日的分配工時累計超過8小時),則該資源名稱會以紅色顯示,以提醒項目經(jīng)理進行計劃調(diào)整。

  只要具備相應(yīng)權(quán)限,項目經(jīng)理便可在該視圖中調(diào)整任意打開項目的日程,而無需逐個進行調(diào)整,從而輕易的實現(xiàn)資源在項目群中的最合理分配。

  3   使用PWA匯報進度及批準(zhǔn)更新

  Project Web Access為Web門戶,允許用戶連接到Project Server中的項目和資源信息,具備除排定日程外的所有功能。訪問方式是在IE瀏覽器地址欄中輸入服務(wù)器地址,如http://projectserver:8080/PWA,彈出共享驗證時輸入用戶名和密碼即可。

  3·1匯報進度

  進入PWA主頁后,點擊“我的任務(wù)”鏈接,會顯示當(dāng)前分配給你的所有任務(wù)。點擊任務(wù)名稱,即進入工作分配詳細信息界面,可查看常規(guī)詳細信息、事務(wù)注釋和任務(wù)歷史記錄、附件、聯(lián)系人、相關(guān)工作分配、備注等信息。

  匯報進度時,點擊對應(yīng)任務(wù)的進度欄,即彈出本周的對應(yīng)工時;需要注意的是第一行工時為計劃值,在PWA中無法更改;第二行為實際工時,可根據(jù)工作情況進行填寫。填寫對應(yīng)工作的實際工時后,ProjectServer會根據(jù)實際累加工時和剩余工時自動更新任務(wù)完成百分比。

  在某些情況下百分比可能與實際不符,如計劃工作已用完(百分比自動更新為100%)而實際上工作并未完成的情況,此時可手動更改剩余工時,然后選擇“重新計算”,便可更新百分比情況。全部內(nèi)容核實完成后,選擇“提交選擇的內(nèi)容”,即將工作完成情況匯報到項目經(jīng)理處。

  3·2批準(zhǔn)更新

  在Project Server中,工作組成員并沒有權(quán)限直接更新server中的數(shù)據(jù),所有內(nèi)容(含進度、備注、完成情況等)均需經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后才能更新到server。這種機制確保了數(shù)據(jù)的有效、可靠,并促進項目經(jīng)理掌握第一手的項目信息。

  進入PWA主頁后,點擊審批欄下的“任務(wù)更新“鏈接,此時會顯示所有未經(jīng)批準(zhǔn)的更新。點擊任務(wù)名稱,即彈出工作組成員填寫的待批準(zhǔn)內(nèi)容、備注信息等。如果項目經(jīng)理確認(rèn)該更新有效,則選中更新后點擊“批準(zhǔn)”,否則,點擊“拒絕”。

  項目經(jīng)理拒絕更新后,一般需要在備注欄中填寫拒絕理由,被拒絕的更新會在工作組成員的任務(wù)前顯示紅色叉形圖標(biāo),點擊進入即可查看被拒絕的原因。項目經(jīng)理批準(zhǔn)和拒絕更新也可在Project中進行,在打開項目文件時如有更新會自動彈出更新界面,操作方式同PWA。

  4  項目進度的總結(jié)分析

  Project可以對項目的整體狀況(尤其是進度和成本)進行深層次的分析和度量,Project Server還提供了強大的項目組合分析管理功能。此處著重介紹一下進度分析方法。

  (1)創(chuàng)建比較基準(zhǔn)。最基本的進度分析是分析項目的原計劃與實際進度之間的差異。Project Server中,實際進度通過工作組成員每天的匯報來進行實時更新,計劃值通過創(chuàng)建比較基準(zhǔn)來設(shè)定。

  在project中完成項目計劃后,選擇工具———跟蹤———設(shè)定比較基準(zhǔn),即可將初始計劃完整的保存下來,用于之后的進度分析。如果項目的周期較長,則在項目執(zhí)行過程中一般會經(jīng)過幾次計劃調(diào)整;project提供了多達11個比較基準(zhǔn),每次在計劃調(diào)整后可重新保存為一個新的計劃基準(zhǔn),而不需要將原計劃覆蓋。

  (2)分析進度情況。隨著項目的進行,實際進度會與計劃逐漸偏離,不定時的分析進度情況并采取必要的糾正措施十分必要。在Project中打開項目文件,選擇試圖———跟蹤甘特圖,即呈現(xiàn)分析進度的典型信息:

  左邊欄顯示具體的任務(wù)進度信息,如任務(wù)名稱、開始時間差異、結(jié)束時間差異,通過視圖定制還可以顯示出工期差異、工時差異等;右邊甘特圖欄則通過直觀的圖形方式顯示當(dāng)前的進度情況,每個任務(wù)均分為兩行,下面的灰色陰影行為比較基準(zhǔn)(即計劃值),

  上面的藍色陰影行為實際進度,其中,關(guān)鍵任務(wù)會用紅色提示。

  5  結(jié)語

  Project Server作為微軟公司推出的企業(yè)項目管理平臺(EPM:Enterprise Project Management),可以方便的完成任務(wù)拆分、資源調(diào)配、日程安排、進度跟蹤等工作,從而協(xié)助項目經(jīng)理實現(xiàn)高效的項目進度管理。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

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發(fā)布:2007-07-09 09:38    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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