談展覽項目管理中應考慮借鑒的幾個工具

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

以展覽項目管理為展覽運營的基礎，通過不斷借鑒各方面的管理經(jīng)驗和工具，提升展覽項目運作的水平和能力是展覽業(yè)界需要不斷努力的過程，也是展覽業(yè)不斷發(fā)展、壯大的基石。 展覽項目管理就是將各種相關知識、技能、手段和技術應用于展覽項目的管理活動中，以達到展覽會的要求，實現(xiàn)展覽會的目的。
　　展覽項目管理是一個綜合性的業(yè)務過程，包括項目策劃、啟動、規(guī)劃、實施、監(jiān)控和收尾總結等項目管理過程。完整的展覽項目管理內(nèi)容可以分為：項目范圍管理、項目時間管理、項目費用管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目招投標管理、項目監(jiān)督與收尾（總結、反饋）管理等等。
　　展覽項目管理具有以下三個特點：
　　1、 獨特性：每個展覽項目的內(nèi)容、達到的目的等等不盡相同，即使同一個主題的展覽項目，在重復舉辦的運作和管理過程中，其特點也是不相同的；
　　2、 時間性：任何展覽項目在啟動、規(guī)劃、實施、監(jiān)控和收尾過程中，都伴隨著嚴格的時間管理；展覽會開幕之時，也就是項目成功與否的集中體現(xiàn)之時，因此，時間性的特點將使得展覽項目在展覽開幕后，無法對前期的失誤和過程予以補救。
　　3、 重復性和逐步完善的特點。展覽項目每年重復舉辦，展覽項目管理的許多過程都具有一定的重復性質(zhì)，因此，展覽項目的質(zhì)量可以在不斷總結以往項目的基礎上，在項目整個項目長遠生命期中可以得到逐步完善。
　　展覽項目的運作由若干細節(jié)和目標組成，這些目標的實現(xiàn)取決于項目的復雜程度、風險、大小、時間限制、項目團隊的經(jīng)驗、資源的多少、歷史信息的多少、各個組織部門對項目管理的熟練程度等等，因此展覽項目管理要求管理團隊必須具備以下素質(zhì)：
　　1、 遵守“職業(yè)道德”，遵守“職業(yè)行為規(guī)范”。展覽項目的管理團隊，其組織文化與作風對展覽項目的影響至關重要。組織文化包括共同的價值觀、規(guī)范、信念、期望、工作方針和辦事程序、工作道德、工作時間等等：比如一個進取心較強或具有開拓精神的團隊往往可以促進項目的良好運作；一個等級界限分明的組織，作風官僚、專橫的領導可以使項目團隊和運作受到消極影響；
　　2、 項目管理團隊對項目背景的理解、研究是項目成功運作的關鍵。管理團隊對項目背景理解的越多、越透徹，就可以更具體和更好的進行展覽項目的運作和管理。否則，會對項目的目標、結果造成一定的負面影響。管理團隊應綜合考慮的背景情況有：展覽項目所處的文化、社會、國際、政治和自然環(huán)境以及這些環(huán)境之間的關系；文化與社會環(huán)境涉及經(jīng)濟、人口、教育、道德、種族、宗教狀況等等； 國際與政治環(huán)境需要熟悉相應的國際、國家、地區(qū)形勢和當?shù)氐姆闪晳T、商務習俗，以及影響展覽項目的政治氣候等等；總之，對項目背景的充分理解和研究對項目本身的成功運作起到至關重要的作用。
　　3、 項目管理團隊應具備項目管理知識體系與技能，如展覽專業(yè)應用領域知識、標準、規(guī)章制度，基本的外語知識、組織能力等等；
　　4、 項目管理團隊需要掌握和處理好人際關系的溝通技能：具備在國內(nèi)、國外能夠有效溝通、交流的能力；能夠對相關組織和部門施加影響以取得領導支持的能力；作為項目管理的領導還需要具有構建遠景和戰(zhàn)略，激勵下屬團隊實現(xiàn)目標的能力；掌握談判與沖突管理的能力：與有關展覽相關人及單位商討、取得一致或達成協(xié)議的能力；解決問題的能力：即識別、分析、解決問題和及時做出決定的能力。
　　在展覽項目管理中需要注意的幾個方面：
　　一、時間管理中應注意實施工作日程均衡化。時間管理在整個展覽項目管理中的作用非常突出。時間管理的內(nèi)容包括：項目活動的定義、項目活動排序、項目活動所需的資源估算、項目負責人對該項目活動的背景理解和熟悉程度，為完成項目活動所必須付出的工作量、行政審批所需的時間、須投入的資源數(shù)量，以及為完成該計劃所需的工作時間、項目的進度表、項目進度的監(jiān)督、控制，等等；工作日程均衡化的概念來自日本豐田的精益生產(chǎn)理論，該理論強調(diào)價值流程以杜絕不能創(chuàng)造價值的活動為目的，以最少的資源投入創(chuàng)造最大的價值。實施工作日程均衡化的時間管理概念，目的是提高工作效率，杜絕浪費。
　　在展覽會（出國展覽會或在華展覽會）項目管理中，展覽的業(yè)務細節(jié)和工作項目繁多，一個完整的展覽會工作流程涉及到客戶關系管理、場館銷售、展覽設計、施工、展覽品運輸、報關、商檢，參展人員的后勤工作、展覽會的宣傳廣告、展后的評估及信息反饋等等，同時，展覽會規(guī)模各不相同，尤其像世界博覽會的運作，工作細節(jié)繁瑣、溝通的渠道之多，堪稱一項系統(tǒng)工程，因此，對投入的工時、人力、物力、工作日程非常有必要予以合理安排，細化并按照工作進程均衡的落實在每個工作階段。否則，如果組織工作的不力、工作日程均衡化落實不好，造成臨近展覽開幕時工作量、人員、經(jīng)費投入的突然增加，將產(chǎn)生許多工作失誤，造成人力、物力的浪費。
　　相對于生產(chǎn)領域的均衡化工作流程，展覽項目管理中引入均衡化管理具備了很多相對優(yōu)越的條件，比如，展覽工作的目標是可以預期的，沒有生產(chǎn)領域中貨物庫存積壓的風險等等。因此，展覽組織者不僅可以對籌展人員的架構形式予以均衡化的管理，還要對展覽籌備的內(nèi)容、工作流程進行均衡化管理，如對參展者的需求與處理時間、完成每個工作階段的時間、完成服務的標準都可以依照既定的目標予以均衡化安排。