和諧會(huì)議中的“項(xiàng)目管理”

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開(kāi)會(huì)早在學(xué)生時(shí)代就已開(kāi)始，不時(shí)要參加各類(lèi)學(xué)生會(huì)議，有的會(huì)議是學(xué)校硬性規(guī)定需要參加的，顯然很難調(diào)動(dòng)全體參與人員的積極性，有的甚至只是走走過(guò)場(chǎng)而已；有的會(huì)議是自己牽頭，組織一些干部或同學(xué)一起開(kāi)會(huì)，當(dāng)然這下輪到組織者為調(diào)動(dòng)到場(chǎng)同學(xué)的積極性犯難了。會(huì)議中遇到的問(wèn)題遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此，更何況那些產(chǎn)業(yè)做到幾億、十幾億的企業(yè)，人事調(diào)動(dòng)要開(kāi)會(huì)、技術(shù)研討要開(kāi)會(huì)、營(yíng)銷(xiāo)策劃要開(kāi)會(huì)、業(yè)務(wù)改進(jìn)要開(kāi)會(huì)、出現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題又要開(kāi)會(huì)；開(kāi)會(huì)日期一再拖延、開(kāi)會(huì)時(shí)與會(huì)人員積極性不高、會(huì)議主題混亂、會(huì)議過(guò)程無(wú)序、開(kāi)會(huì)最后議而不決……如果對(duì)會(huì)議沒(méi)有很好的管理意識(shí)和相關(guān)管理體系，那么“開(kāi)會(huì)”多多少少會(huì)成為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的不“和諧”因素之一。  
　　一般把會(huì)議管理分為五個(gè)步驟、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。在一個(gè)會(huì)議的不同階段，會(huì)有不同的原因?qū)е聲?huì)議效率低下。 
　　* 會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議主題日程不明確，任務(wù)分配不明確，參會(huì)人員無(wú)針對(duì)性，人員準(zhǔn)備不充分。 
　　* 會(huì)議開(kāi)始：會(huì)議程序繁復(fù)冗長(zhǎng)，會(huì)議主題隨意變動(dòng)，主會(huì)人能力有限，參會(huì)人員層次混亂。 
　　* 會(huì)議進(jìn)行：會(huì)議討論氛圍消極，超出議題范圍，會(huì)議過(guò)程拖沓，議而不決。 
　　* 會(huì)議總結(jié)：會(huì)議總結(jié)不清晰，會(huì)議效果不明顯，工作安排沒(méi)有針對(duì)性。 
　　* 跟蹤執(zhí)行：缺乏及時(shí)有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和反饋機(jī)制。  
　　對(duì)于會(huì)議中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，經(jīng)理人作為一般會(huì)議的主要組織者和重要參與者，更有責(zé)任去管好會(huì)議，使得會(huì)議變得更有效率，成為新時(shí)代的“和諧會(huì)議”。會(huì)議管理與項(xiàng)目管理有很多相同之處，經(jīng)理人們可以借用較為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理思想來(lái)更好地理解會(huì)議管理。  
　　像做項(xiàng)目那樣去開(kāi)會(huì)  
　　☆ “項(xiàng)目名稱(chēng)”——會(huì)議名稱(chēng)或主題，這類(lèi)名稱(chēng)應(yīng)該在會(huì)議開(kāi)始之前的準(zhǔn)備工作中確定，務(wù)求簡(jiǎn)單明了、“一針見(jiàn)血”，讓相關(guān)人員一看就知道會(huì)議的主題，以及開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等等。  
　　☆ “項(xiàng)目類(lèi)型”——會(huì)議的類(lèi)型，對(duì)于會(huì)議類(lèi)型的識(shí)別，我們可以從不同的角度和維度去分析與識(shí)別，如根據(jù)會(huì)議涉及的企業(yè)職能，會(huì)議可以分為戰(zhàn)略類(lèi)會(huì)議、運(yùn)營(yíng)類(lèi)會(huì)議、項(xiàng)目工作類(lèi)會(huì)議等；根據(jù)會(huì)議舉行的時(shí)間周期，可以分為年會(huì)、季度會(huì)議、月報(bào)會(huì)議、周例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議等；根據(jù)會(huì)議開(kāi)展的實(shí)際內(nèi)容形式，又可以分為研討會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、信息發(fā)布會(huì)、訂貨交流會(huì)等。    
　　不同類(lèi)型的會(huì)議，對(duì)于不同行業(yè)的企業(yè)而言也有著不同的意義。對(duì)于很多快速消費(fèi)品行業(yè)和零售行業(yè)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，一年內(nèi)固定幾次的訂貨交流會(huì)是至關(guān)重要的，直接關(guān)系著本年度甚至今后幾年相關(guān)產(chǎn)品的銷(xiāo)售計(jì)劃和銷(xiāo)售總額；而對(duì)于項(xiàng)目型企業(yè)如建筑公司等，一周一次或一月一次的項(xiàng)目計(jì)劃和總結(jié)會(huì)議就顯得尤為重要。因此，會(huì)議組織者要明白，哪些會(huì)議是必須開(kāi)的，對(duì)企業(yè)而言十分重要，擁有較高的優(yōu)先級(jí)；哪些會(huì)議是遵循慣例開(kāi)的，內(nèi)容和會(huì)議過(guò)程都相對(duì)固定，有很好的模板可以參照；哪些會(huì)議是由于突發(fā)事件而可能會(huì)開(kāi)的，具有相當(dāng)?shù)牟淮_定性；甚至哪些會(huì)議在時(shí)間、參會(huì)人員、討論主題方面都比較相似，可以進(jìn)行合并，從而節(jié)約資源等等?？傊谀硞€(gè)行業(yè)的企業(yè)中，什么樣類(lèi)型的會(huì)議將直接決定這個(gè)會(huì)議應(yīng)該怎么開(kāi)。     
　　☆ “項(xiàng)目人員”——也就是與會(huì)議相關(guān)的一系列人員了。從會(huì)議前期準(zhǔn)備，到會(huì)議進(jìn)行，到會(huì)議總結(jié)跟進(jìn)；從“幕前”的主導(dǎo)策劃，到“幕后”的后勤輔助，所有的相關(guān)人員包括參會(huì)人員都應(yīng)該明確自己的工作以及在會(huì)議中的角色。對(duì)于安排參會(huì)人員這方面，要有十分明確的針對(duì)性，相關(guān)人員的缺席會(huì)導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法正常進(jìn)行，而無(wú)關(guān)人員的出現(xiàn)又明顯會(huì)增加現(xiàn)場(chǎng)的消極情緒，同時(shí)也浪費(fèi)了無(wú)關(guān)參會(huì)人員的時(shí)間。 
　　☆ “項(xiàng)目目標(biāo)”——許多會(huì)議開(kāi)了是需要最終形成可見(jiàn)的或可交付的成果，如有的會(huì)議能夠形成相關(guān)的報(bào)表報(bào)告；有的會(huì)議結(jié)果是確定一套策劃方案；有的會(huì)議甚至?xí)g接形成企業(yè)利潤(rùn)和業(yè)務(wù)量（比如訂貨交流會(huì)）。首先明確會(huì)議的目標(biāo)，那么安排起會(huì)議的相關(guān)事宜時(shí)就會(huì)更加有針對(duì)性，會(huì)議也會(huì)更容易產(chǎn)生效果。     
　　☆ “項(xiàng)目范圍”——會(huì)議涉及的主題范圍，這個(gè)需要主會(huì)人對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行較好地控制，以明確的會(huì)議目標(biāo)為基礎(chǔ)，盡量不要涉及與本次會(huì)議關(guān)系不大的議題。也不要使會(huì)議冷冷淡淡、草草收?qǐng)?，從而沒(méi)有完成會(huì)議預(yù)定的目標(biāo)。 
　　☆ “項(xiàng)目進(jìn)度”——除了對(duì)會(huì)議前期充分準(zhǔn)備之外，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的流程安排和控制，以及會(huì)后相關(guān)的書(shū)面總結(jié)和計(jì)劃執(zhí)行，也都是會(huì)議進(jìn)度控制的一部分。跟項(xiàng)目進(jìn)度的概念是貫穿滲透項(xiàng)目生命周期的道理是一樣的。就會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)而言，很難想象，在一個(gè)內(nèi)部研討會(huì)上有繁復(fù)冗余開(kāi)場(chǎng)白和領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)，在一個(gè)新產(chǎn)品說(shuō)明會(huì)上卻沒(méi)有像樣的發(fā)言人和吸引眼球的相關(guān)介紹。會(huì)議進(jìn)度安排中的任何一個(gè)疏忽都可能導(dǎo)致會(huì)議氣氛的失控，會(huì)議主題的偏離和會(huì)議效果的降低。  
　　☆ “項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)”——會(huì)議過(guò)程中同樣具有風(fēng)險(xiǎn)，事先確定出席的關(guān)鍵人物是否會(huì)突然缺席？事先已經(jīng)決定的計(jì)劃在宣布時(shí)會(huì)不會(huì)突然遭到反對(duì)？事先準(zhǔn)備完善的發(fā)布會(huì)有沒(méi)有可能被問(wèn)到令人尷尬的問(wèn)題？事先將內(nèi)容安排得豐富多彩的會(huì)議，為什么現(xiàn)場(chǎng)氣氛還是不冷不熱？……有越多的“事先”，就有越多的風(fēng)險(xiǎn)。同項(xiàng)目管理中一樣，我們無(wú)法預(yù)料到所有可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及問(wèn)題的嚴(yán)重性，但我們努力盡量考慮周全，將容易導(dǎo)致會(huì)議失敗的因素出現(xiàn)的可能性降到最低，并準(zhǔn)備好相關(guān)的應(yīng)對(duì)方法。  
　　會(huì)議本身是一個(gè)很重要的管理工具，需要我們對(duì)會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，就象對(duì)整個(gè)項(xiàng)目而言，需要進(jìn)行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn)，以確保項(xiàng)目及時(shí)、出色地完成。