PMBOK之項目采購管理學習

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組織或項目既可能是買方,也可能是賣方,還可能同時充當買方和賣方的角色.當你是買方的時候你要進行采購規(guī)劃,準備采購文件,發(fā)起招標,選擇供應商,進行詢價和洽談,簽訂合同并對合同進行管理和收尾.當你是賣方的時候要準

組織或項目既可能是買方,也可能是賣方,還可能同時充當買方和賣方的角色.當你是買方的時候你要進行采購規(guī)劃,準備采購文件,發(fā)起招標,選擇供應商,進行詢價和洽談,簽訂合同并對合同進行管理和收尾.當你是賣方的時候要準備項目建議書,應標文件,進行投標,當中標后還要進行商務上的洽談并準備簽署合同,合同簽署完成后對其進行管理和收尾.

因此PMBOK的采購管理包括了采購規(guī)劃,發(fā)包規(guī)劃,詢價,選擇賣方,合同管理和合同收尾6個過程組.其中合同是具有法律效力的文件,賣方有義務根據(jù)合同提供相關(guān)的產(chǎn)品,服務或成果.而買方則有義務提供貨幣或其它有價值的對價.復雜項目要求同時或先后對多個合同或分包合同進行管理.這種情況下,單項合同的生命期可以在項目生命期的任何階段結(jié)束.

對于采購規(guī)劃過程,項目范圍說明書,WBS和項目管理計劃是重要的輸入.范圍說明和WBS重點是用來確定需要采購的東西,分析是自制還是采購.另外采購計劃制定時候需要參考項目管理計劃中的分析登記冊,分析采購和合同協(xié)議相關(guān)的風險.另外再來考慮采購計劃要決定采購什么產(chǎn)品或服務,具體或大概的數(shù)量要求,什么時候要,要多少錢等相關(guān)信息.要獲取這些信息就必須參考項目管理計劃中的資源要求,進度計劃,費用估算和基準.采購管理計劃和合同工作說明書是兩個重要的輸出內(nèi)容,采購管理計劃是確定整個采購6大過程的標準,流程和如何做.而合同工作說明書則是確定究竟要提供的產(chǎn)品和服務的范圍,具體的規(guī)格型號特征,數(shù)量,交期,質(zhì)量和性能要求等.如果一項工件確定是自制了就談不上后面的相關(guān)過程了,因此自制或外購決策也是計劃階段的一個重要輸出.

對于合同類型一般分為固定總價合同,成本償還合同和時間材料合同.按買方的風險由大到小排序為CPPC->CPFF->CPIF->FPIF->FP.固定總價合同雖然對買方承擔最小風險,但當買方在前期無法對項目范圍有明確和清晰的認識時候不適合采用.而成本償還類合同對買方的最終成本沒有控制,買方將承擔較大的風險,因此買方需要經(jīng)常的跟蹤賣方的進度,質(zhì)量和進行相關(guān)的檢查和核實.而時間材料類合同基本上跟成本為根基合同類似,但在具體的工作量和范圍無法核實明確的時候可以采用.

發(fā)包規(guī)劃過程可以簡單的理解為要進行詢價和賣方選擇前需要做的相關(guān)準備工作.因此發(fā)布規(guī)劃有兩個重要的輸出,一個是采購文件用于詢價,另一個就是評估標準用于賣方的選擇過程.采購文件主要用于詢價過程,即你要潛在的供方給你相關(guān)的投標書或項目建議書,你要事先準備好合同工作說明,招標邀請,詢價書,招標通知和洽談邀請等文件.這些文件事先準備好的文件模版都屬于采購文件內(nèi)容.

詢價過程應該是首先買方應該提供給項目相關(guān)的采購文件和合同工作說明,然后賣方根據(jù)這些采購文件有針對性的提交項目建議書,買方再確定合格賣方清單,當確定清楚了合格供方后就可以通知這些合格供方參加投標,而賣方進行投標的依據(jù)就是采購文件包.

有了合格供方清單和采購文件包后,就可以正式的開始招標,投標,評標,商務洽談,合同談判等各項活動.而這些活動都屬于賣方選擇過程組.在這里要注意的是成果除了合同外,還會產(chǎn)出合同管理計劃,合同管理計劃仍然是項目管理計劃的一部分用于執(zhí)導后續(xù)的合同管理和收尾.評標過程一般分為技術(shù)得分和商務得分,技術(shù)得分主要是供方的技能能力以及所提出的技術(shù)解決方案,而商務得分主要是體現(xiàn)在報價上,兩者加權(quán)平均后進行優(yōu)先級排序得到前幾名后還可以再次組織相關(guān)的談判,得到最終的賣方并簽訂合同.

合同管理即是按照合同和合同管理計劃進行管理,合同管理確保賣方的績效符合合同的要求,同時也確保買方能夠按照合同條款按期付款和履約.對于涉及到多產(chǎn)品的的大型項目,合同管理的關(guān)鍵是管理好各個供應商之間的接口.因為合同管理過程組屬于監(jiān)控過程,因此工作績效和績效報告信息是重要的輸入.對于合同的管理一般項目或組織都會設(shè)置專門的合同管理人員,項目在此的作用主要是參與和協(xié)助.

合同收尾指買方通過其授權(quán)的合同管理員向賣方發(fā)出合同已經(jīng)完成的正式書面通知.合同收尾過程支持項目收尾過程,因為兩者都要驗證所有的工作和交付的成果是否可以接受.合同收尾包含了產(chǎn)品核實和行政收尾兩方面的內(nèi)容,產(chǎn)品核實是核實已經(jīng)完成的工作,行政收尾是對合同記錄進行更新.有三種方式都可以結(jié)束合同,具體如下:1.成功完成 2.相互協(xié)商同意結(jié)束,但沒有成本結(jié)算 3.實質(zhì)性違約.