項目管理知識:項目采購管理4

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　　12．2．1 詢價計劃輸入(input to solicitation planning)
　　 1. 采購管理計劃。采購管理計劃在12.1.3.1部分討論

　　 2. 工作明細表（在12.1.3.2討論）

　　 .3 其他計劃輸出。其他計劃輸出（參見12.1.1.5），當(dāng)它們被考慮為采購計劃的一部分時，它們有可能被修改，當(dāng)它們被認為是詢價的一部分時，也可能再被修改。特別指出，詢價計劃應(yīng)與項目進度十分協(xié)調(diào)。

　　12．2．2 詢價計劃的工具和方法(tools and techniques for solicitation planning)
　　1． 標準表格（standard forms）。標準表格可包括標準合同(standard contracts)、標準采購項目說明(standard descriptions of procurement items)、全部或部分標準投標文件(standardized versions of all or part of the needed bid documents)（見12.2.3.1）。進行大量采購的組織應(yīng)使大部分單證文件標準化。

　　 2． 專家意見。專家意見在12.1.2.2部分討論。

　　 12．2．3 詢價計劃的輸出（outputs from solicitation planning）
　　1． 采購單證文件（procurement documents）。采購單證文件被用來引誘潛在的賣方提出建議（proposals）。術(shù)語"標書"（bid）和"報價單"(quotation)一般用在渠道選擇采用價格導(dǎo)向(price-driven)時候（如商業(yè)采購）。至于術(shù)語"意見"（proposal）一般用在技術(shù)或方法（technical skill or approach）等非資金因素(non-financial consideration)最重要的時候（如購買專業(yè)服務(wù)）。然而這些術(shù)語經(jīng)常在使用中互換，因而不要想當(dāng)然的認為術(shù)語按其暗含的意思使用。不同采購單證文件的通用名稱包括：投標邀請函（invitation for bid）、意見請求書（request for proposal）、報價單請求書（request for quotation）、磋商邀請函（invitation for negotiation）和合同方回函（contractor initial response）等。
　　
　　采購單證文件應(yīng)使用合理的結(jié)構(gòu)，這樣做能促進從賣方得到明確和完整的答復(fù)。采購單證文件應(yīng)包括相關(guān)的工作明細表，對賣方答復(fù)形式的規(guī)定和必要的合同條款（例如格式合同，不得泄露商業(yè)秘密條款）。

　　 采購單證文件部分或全部內(nèi)容的結(jié)構(gòu)要符合法令，特別是政府機構(gòu)的合同。采購單證文件應(yīng)要有足夠的嚴謹以確保賣方的答復(fù)準確完整。但也要有一定夠的彈性從而允許賣方提出滿足需求的更好的建議。

　　 2． 評估標準（evaluation of criteria）。評估標準用以給建議評價和打分。標準可是主觀的（例如，項目經(jīng)理應(yīng)具有項目管理專業(yè)證書）或客觀的（例如項目經(jīng)理應(yīng)具有管理相似項目的經(jīng)驗）評估標準往往是采購單證文件的一部分。

　　 如果采購項目已經(jīng)存在于一些可接受的渠道中，評估標準可限于采購價格（采購價格包括采購項目的成本和采購費用）。如采購項目還不存在，那么應(yīng)制定其他標準以形成一個完整的評價制度。例如：
　　 對需求的理解--可由賣方建議看出。
　　 總周期成本或生命周期成本（overall or life cycle cost）--選出的賣方是否能生產(chǎn)出最低成本（采購成本加上經(jīng)營成本）？
　　 技術(shù)水平(technical capability)--賣方是否具有，或是否有理由相信賣方得獲得需要的技術(shù)和知識？
　　 管理方式(management approach)--賣方擁有，或有理由相信賣方擁有一套確保項目成功的管理程序？
　　 資金(financial capacity)--賣方是否擁有，或是否有理由相信賣方獲得所需資金。

　　3． 工作明細表的修訂(statement of work updates)。工作明細表在12.1.3.2部分討論。一份或多份工作明細表的修訂應(yīng)在詢價計劃期間確定。