會(huì)議管理：告別文山文海與領(lǐng)導(dǎo)脫口秀下

開會(huì)是我們的日常工作方式，開好會(huì)自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會(huì)議管理經(jīng)常作為課程來教授，在企業(yè)培訓(xùn)中，會(huì)議管理則是必備項(xiàng)目。如何確定開會(huì)的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會(huì)議成本、如何安排發(fā)言時(shí)間、如何組織討論、如何形成共識(shí)、如何表決、如何落實(shí)決議等，還有會(huì)務(wù)工作，都需要認(rèn)真考慮。維持會(huì)議的秩序和紀(jì)律，不同意見者的聲音能夠被有效表達(dá)，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行，這些都體現(xiàn)著會(huì)議程序的必要性和嚴(yán)肅性。會(huì)議最常見的問題包括會(huì)議繁多無實(shí)質(zhì)內(nèi)容、不能準(zhǔn)時(shí)開始、缺乏中心和主題、會(huì)議時(shí)間過長、互相重復(fù)空話套話等。開會(huì)的效率，反映了一個(gè)組織、一個(gè)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的基礎(chǔ)管理水平。高效的會(huì)議能產(chǎn)生高效率與高效益，低效的會(huì)議成本高、效率低、效益差，讓我們把握時(shí)機(jī)，掌握技巧，開高水平高收益率的會(huì)議。那么，有何收益呢？
    了解會(huì)議的目的、種類和體系
    掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)
    掌握會(huì)議中的溝通技巧和反饋技巧
    了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策
    掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧
    學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧
    如今，世界上各大、中、小型企業(yè)正積極地進(jìn)行會(huì)議革命。我了解到，日產(chǎn)汽車靠著會(huì)議革命，省下了60億日元成本，未來三年預(yù)計(jì)還可省下300億日元！針對(duì)現(xiàn)代社會(huì)會(huì)議多的特點(diǎn)，提出會(huì)議管理的新主張，對(duì)涉及到會(huì)議的方方面面加以闡述，以提高會(huì)議效果、降低會(huì)議成本、促進(jìn)會(huì)議管理效率為宗旨，會(huì)議的低效直接導(dǎo)致管理低效，有些企業(yè)的會(huì)議到了不得不優(yōu)化的階段了。但是如何優(yōu)化呢？會(huì)議組織管理活動(dòng)在所有工作環(huán)節(jié)上，必須體現(xiàn)出高效的要求，做好如下幾個(gè)工作：
    第一，會(huì)議的方式必須是優(yōu)化的結(jié)果，即會(huì)議所采用的方式，必須是在能夠達(dá)到會(huì)議目標(biāo)的所有方式中的最佳方式。
    第二，參加會(huì)議的人員必須是優(yōu)化的結(jié)果。參加會(huì)議的人員，既要符合合法性，又要符合合理性，使參加會(huì)議的人員體現(xiàn)出最佳構(gòu)成。
    第三，會(huì)議議題的確定必須是優(yōu)化的結(jié)果，即在每一個(gè)會(huì)議召開之前，會(huì)務(wù)工作人員要根據(jù)會(huì)議的職權(quán)，根據(jù)會(huì)議各個(gè)議題的輕重緩急和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者的安排，對(duì)計(jì)劃提交會(huì)議的議題，進(jìn)行必要的梳理和優(yōu)化。
    第四，會(huì)議決策的形成也必須是優(yōu)化的結(jié)果。為達(dá)到對(duì)會(huì)議決策方案的優(yōu)化，這就要求會(huì)議對(duì)任何一個(gè)決策結(jié)果的最終形成，要提供多個(gè)預(yù)選方案，以便進(jìn)行比較、優(yōu)化和抉擇。這樣，會(huì)議上決策的質(zhì)量才能有保證。
    根據(jù)培訓(xùn)、會(huì)議實(shí)際運(yùn)作流程中的環(huán)節(jié)及問題逐漸形成一個(gè)明細(xì)的服務(wù)手冊(cè)樣式，制訂標(biāo)準(zhǔn)化、通用的會(huì)議工作手冊(cè)或差錯(cuò)提示。假如每次會(huì)議完畢后，要求每人至少提煉出5個(gè)差錯(cuò)，10個(gè)人就可總結(jié)出50多個(gè)差錯(cuò)，匯集起來以后就會(huì)形成一個(gè)明細(xì)、有效、可操作的工作手冊(cè)或差錯(cuò)指引，在以后類似的活動(dòng)中，差錯(cuò)必然逐漸減少。整個(gè)團(tuán)隊(duì)能在總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)并在已形成文字而非口頭相傳的標(biāo)準(zhǔn)、流程基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)、修改、完善，工作品質(zhì)自然提升。
    從開會(huì)這件事情可以看出，無論看似多么平凡、簡(jiǎn)單的事項(xiàng)，都可通過標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范避免低水平的循環(huán)，從大家司空見慣的開會(huì)可以入手訓(xùn)練科學(xué)管理基本方法的運(yùn)用。標(biāo)準(zhǔn)化、流程化看似古板，不一定每項(xiàng)規(guī)定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個(gè)人更容易在此藍(lán)本的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，總結(jié)修改。它不一定保證每個(gè)人做得最好，但能幫助每個(gè)人達(dá)到合格水平。每個(gè)人都能做到有序運(yùn)作，看起來單個(gè)人的效率、能動(dòng)性不是很高，但加起來的效果肯定強(qiáng)于散漫、無序運(yùn)作，能將低級(jí)錯(cuò)誤的重復(fù)減至最低限度。
    企業(yè)管理者一般都喜歡開會(huì)，或者當(dāng)面下命令，覺得這樣溝通的互動(dòng)效果更好一些。但若要認(rèn)真整理分析一下所有溝通實(shí)現(xiàn)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多時(shí)候不需要面對(duì)面，所以，我建議一般的溝通去用QQ、MSN等即時(shí)通訊手段，就可以解決大多數(shù)工作安排和跟進(jìn)事項(xiàng)。我本人也試了一段時(shí)間，即使跟2米之外的同事了解一件事情，也習(xí)慣用QQ了，辦公室安靜多了，而且溝通內(nèi)容保存，溝通的持續(xù)性也隨之增強(qiáng)，每有精彩的討論就會(huì)轉(zhuǎn)帖給其他同事分享，公司工作效率自此高多了?？傊瑫?huì)議是人類走向文明的重要表現(xiàn)。通過譚老師的會(huì)議管理課程，力求幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的科學(xué)化、不斷提升會(huì)議的質(zhì)量和效率，不僅是為了從根本上消除“會(huì)海”，更是為了使會(huì)議成為民主科學(xué)決策的工具。