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知識管理進入中國已經(jīng)3年多了，但其在企業(yè)實踐中卻以失敗居多。通過分析眾多的失敗案例，我們發(fā)現(xiàn)有一種錯誤思路是尤為突出的——企業(yè)的知識管理實踐往往是與企業(yè)的業(yè)務和事務分離開來的。具體細分，這種錯誤的思路有3類：
第一種思路認為知識管理有獨立的管理內(nèi)容，也有獨特的管理方式和方法，就沒有必要與業(yè)務和事務工作相結(jié)合，而可以獨自進行管理。這種思路簡單說來就叫“就知識，管知識”，由組織專門人員去搜集所謂“有價值”的知識，并管理起來，提供給大家共享或應用。這種做法忽視一些非常關(guān)鍵的問題：這些“有價值”的知識與員工的實際工作有多大關(guān)系？員工在實際作業(yè)中如何有效聯(lián)接上這些知識的“價值”？由于專門人員的知識局限性，搜集來的知識有多少價值？
第二種思路認為知識管理是應該結(jié)合實際工作，但主張從實際中把知識管理問題抽取出來，形成標準的解決模式，并形成獨立的功能或活動。以為開展了這些活動或執(zhí)行了這些功能，實際中的問題就解決了。殊不知，實際工作問題的發(fā)生時刻是不定的，往往并不能與開展的相關(guān)知識管理活動同步。這使知識管理不但不能適時解決問題，還增加了員工的工作量。
第三種思路認為知識管理是應該結(jié)合實際工作，但主張從自己對實際工作的理解，對工作配備知識管理的功能或活動，并獨立地進行推動。以為開展了這些活動或執(zhí)行了這些功能，就可以配合好實際工作。這同樣產(chǎn)生與第二種思路一樣的結(jié)果。
OA信息化實踐成功的關(guān)鍵在于緊密結(jié)合業(yè)務和事務工作，不要讓知識管理成為無所依附的空中樓閣。
所謂“緊密結(jié)合”，有兩個方面的意思。一是知識管理活動不能從業(yè)務和事務工作活動中劃分出來或獨立出來，這是因為每一項業(yè)務和事務工作活動所需要的知識是隨著工作活動而隨時獲取或提供的，其管理方式方法也是順應每一項業(yè)務和事務工作特點和工作過程的；二是每一項知識管理活動必須成為相應業(yè)務和事務工作活動的必要部分。如果不是必要的部分，那么員工在業(yè)務和事務工作活動中就會表面應付知識管理活動、忽略知識管理活動，甚至輕視知識管理活動。
除了以上要求外，要保證知識管理與業(yè)務和事務工作的緊密結(jié)合，還要讓員工按照結(jié)合后的、基于知識管理的業(yè)務和事務工作過程，去開展業(yè)務和事務工作。這實際上是通過變革員工的工作模式或過程，來確保在業(yè)務和事務工作活動中必須開展相應的知識管理活動或執(zhí)行知識管理的功能。當做到這一點時，不僅知識管理緊密結(jié)合了業(yè)務和事務工作，而且還成為業(yè)務和事務工作管理變革的核心。
前面的分析使我們認識到了知識管理實踐與業(yè)務和事務工作結(jié)合的重要性和關(guān)鍵性。但如何結(jié)合？如何在推動知識管理的初期就有效地結(jié)合？這是我們所關(guān)心的。
首先，知識管理要有直接針對業(yè)務和事務工作活動及其管理問題的應用解決方案。實際上，業(yè)務和事務工作活動及其管理問題的提出，總是基于不同的實際工作層面的，有企業(yè)經(jīng)營管理戰(zhàn)略層面的，有企業(yè)核心競爭力建設(shè)層面的，有企業(yè)局部管理層面的，還有企業(yè)某些實際工作層面的。企業(yè)在進行知識管理導入時，就應該針對這些層面找到相配合的方案。
其次，要根據(jù)所針對的業(yè)務和事務工作活動，細分其特點、模式和過程，選擇相關(guān)的知識管理功能或活動，并將知識管理活動過程結(jié)合業(yè)務和事務工作活動的過程，形成基于知識管理的業(yè)務和事務工作活動。實際中，可以把一項業(yè)務工作過程分解成若干相對獨立的工作環(huán)節(jié)，列出環(huán)節(jié)上對知識需求或貢獻的內(nèi)容、方式和過程，再將對知識的過程排列進入環(huán)節(jié)中，就使該環(huán)節(jié)拉伸成為過程。
最后，要變革工作制度和模式，并用技術(shù)固化下來。知識管理活動在嵌入業(yè)務和事務工作活動后，員工的工作模式發(fā)生了變化，如果不進行相應的變革，還按照過去的模式去工作，則員工就不適應知識管理活動，并產(chǎn)生抵觸。實際上，我們要按照新的、基于知識管理的事務工作過程，去修正工作制度和作業(yè)程序，并把這些過程和程序用技術(shù)手段（如IT手段）進行固化，使員工自動地按程序要求參與或推動知識管理。
[i]注：作者系深圳
藍凌管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司副總經(jīng)理。[/i]
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