面對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化企業(yè)檔案管理需要面對(duì)的兩大難題

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 　　面對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化企業(yè)檔案管理需要面對(duì)的兩大難題

　　總體而言，跨國企業(yè)境外檔案管理一般面臨兩大難題：跨區(qū)域管理和跨文化管理問題。文檔管理系統(tǒng)的誕生大大方便了企業(yè)。

　　(一)跨區(qū)域管理問題

　　由于跨國企業(yè)的境外企業(yè)或辦事機(jī)構(gòu)點(diǎn)多面廣，往往涉及多個(gè)國家或地區(qū)，所以使文件檔案的形成具有明顯的地域分散性特點(diǎn)，這就給企業(yè)檔案管理帶來了新的問題。

　　首先，這些企業(yè)檔案的保存空間和環(huán)境存在著較大的限制性。

　　一般來說，出于對(duì)企業(yè)經(jīng)營成本的控制，境外企業(yè)的辦公空間都不會(huì)太充裕，文件和檔案的保存空間將大大受到限制，許多企業(yè)不得不面臨著用最小的空間保存最有價(jià)值的檔案的現(xiàn)實(shí)問題。因此，筆者認(rèn)為對(duì)境外企業(yè)文件歸檔范圍和檔案鑒定必須提到議事日程，要認(rèn)真研究和分析境外企業(yè)文件檔案的價(jià)值，對(duì)其價(jià)值鑒定和判斷要確實(shí)符合境外企業(yè)利用的基本需要，從而制定有別于國內(nèi)企業(yè)的文件歸檔辦法和檔案鑒定銷毀辦法。還可以考慮采用寄存方式，將非核心機(jī)密的文件檔案交由當(dāng)?shù)匦抛u(yù)度高的文件中心、文件檔案寄存或保管機(jī)構(gòu)代為保存。

　　其次，境外企業(yè)文件檔案管理人員存在著流動(dòng)性、非專業(yè)性等問題。

　　由于經(jīng)費(fèi)、人員等客觀條件的限制，境外企業(yè)管理人員往往是身兼數(shù)職，文件檔案管理人員一般都是兼職人員，而且流動(dòng)性非常大。從企業(yè)管理的角度，這種做法似乎無可厚非。但是，往往因?yàn)闄n案管理人員的流動(dòng)性和非專業(yè)性，會(huì)帶來文件檔案管理工作的非連續(xù)性。

　　新管理人員無法很快熟悉過去的管理方法，等熟悉以后可能又換了崗位。筆者認(rèn)為，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)與我國企業(yè)對(duì)文件檔案管理的價(jià)值認(rèn)識(shí)有很大的關(guān)聯(lián)。大多數(shù)企業(yè)盡管也很重視檔案工作，但許多企業(yè)還是把檔案看成是歷史保存物，把檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。而國外一些一流的知名企業(yè)，已經(jīng)開始把文件檔案等信息管理工作作為企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分來加以看待，如 IBM公司明確提出任何一項(xiàng)商業(yè)活動(dòng)的啟動(dòng)都是從文檔管理開始的。我在美國訪問學(xué)習(xí)期間，曾遇到一位在硅谷一家軟件公司擔(dān)任文檔管理工作的員工，她對(duì)自己的崗位非常滿意和自信。她談到，她管理著公司最核心的軟件開發(fā)文件，老板是不會(huì)輕易換文件檔案管理人員的。而且她不僅僅是一個(gè)檔案保管員，更多地要參與一些檔案信息的整合、分析工作。從這種意義上，她是一位知識(shí)管理者。

　　最后，如何解決企業(yè)檔案的區(qū)域分散性與企業(yè)系統(tǒng)利用檔案信息資源的矛盾問題。

　　境外企業(yè)檔案是我國跨國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，是境外企業(yè)在他國或地區(qū)經(jīng)營管理的真實(shí)的歷史記錄。這些檔案不僅記錄了境外企業(yè)經(jīng)營管理的活動(dòng)過程，同時(shí)也沉淀了境外企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)不可或缺的知識(shí)資源和財(cái)富。

　　一些境外企業(yè)在某國經(jīng)營管理的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)將對(duì)他國境外企業(yè)以及跨國企業(yè)開拓其他國家市場(chǎng)具有十分重要的借鑒價(jià)值。如何解決企業(yè)檔案的區(qū)域分散性與企業(yè)系統(tǒng)利用檔案信息資源的矛盾，成為眾多跨國企業(yè)不斷需要解決的一個(gè)管理問題。值得慶幸的是，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用使這一管理問題變得越來越簡(jiǎn)單。由于大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)都相隔較遠(yuǎn)，有的其至遍布世界各地，因此運(yùn)用現(xiàn)代化的信息交流手段顯得尤為重要。如中國中化集團(tuán)公司的檔案工作者在集團(tuán)公司 IT部的支持下，通過全集團(tuán)的局域網(wǎng)，在 NOTES平臺(tái)上建立了“檔案專欄”，

　　內(nèi)容包括：檔案工作制度、檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、交流園地、檔案局文件、檔案基礎(chǔ)知識(shí)、信息發(fā)布、檔案員管理等模塊，通過大量的掃描工作將相關(guān)內(nèi)容編輯后導(dǎo)人模塊，使境內(nèi)外機(jī)構(gòu)的檔案人員不但很方便地通過 NOTES網(wǎng)就可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案知識(shí)等方面的內(nèi)容，還可通過 NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團(tuán)公司檔案部門進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，檔案部門也可通過信息發(fā)布將有關(guān)信息迅速、快捷地傳遞給有關(guān)人員，有效地提高了工作效率。如由于近幾年快速的全球拓展，英國石油公司在世界各地?fù)碛袛?shù)量眾多的分公司。一開始，公司也特別擔(dān)心境外企業(yè)的信息管理問題，為此英國石油專門進(jìn)行了研究，最后決定建設(shè)全球統(tǒng)一的一個(gè)知識(shí)管理平臺(tái)，即利用專有網(wǎng)絡(luò)整合全球各分支機(jī)構(gòu)的文件檔案等知識(shí)資源，實(shí)現(xiàn)了信息和知識(shí)共享，大大降低了整個(gè)企業(yè)的管理成本。英國石油成功的知識(shí)管理取得了顯著的效益，從而幫助企業(yè)在 2004年、 2005年榮登美國《財(cái)富》雜志“世界 500強(qiáng)”企業(yè)的亞軍寶座。

　　(二)跨文化管理問題

　　我國許多大企業(yè)紛紛把目標(biāo)瞄向了“世界 500強(qiáng)”。對(duì)于長期在國內(nèi)實(shí)行“內(nèi)向”經(jīng)營、受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)束縛的我國企業(yè)，要跨出國門，并避免跨國經(jīng)營的失敗，探索我國企業(yè)的跨文化管理，無疑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

　　在企業(yè)跨國經(jīng)營中存在一種潛在的優(yōu)勢(shì)：在不同的文化背景下，不同的社會(huì)文化習(xí)俗、信仰傳統(tǒng)、市場(chǎng)狀況、技術(shù)水平、人力自然資源的條件，能給國際企業(yè)創(chuàng)造豐富的市場(chǎng)機(jī)會(huì)和豐厚的利潤回報(bào)。這就可體現(xiàn)為企業(yè)在跨國經(jīng)營中所帶來的“跨文化優(yōu)勢(shì)”。如美國麥當(dāng)勞公司、肯德基公司通過跨國經(jīng)營，把它的“快餐文化”成功地輻射到不同文化背景的世界各國，包括在文化炯異的亞太地區(qū)。如中美之間在政治制度、文化傳統(tǒng)、信仰習(xí)俗等方面的文化差距很大，然而文化的互補(bǔ)性也潛隱著跨文化的巨大優(yōu)勢(shì)。

　　但同時(shí)，企業(yè)跨國經(jīng)營也給很多企業(yè)帶來一些由各國文化差異引發(fā)的管理問題。

　　文化不是一種個(gè)體特征，而是具有相同的教育和生活經(jīng)驗(yàn)的許多人所共有的心理程序。不同的群體、區(qū)域、國家這種程序就互有差別。這是因?yàn)樗麄兊男睦沓绦蚴窃诙嗄甑纳?、工作、教育下形成的，因而具有不同的思維模式、行為方式。到不同的文化地域、背景進(jìn)行跨國經(jīng)營所形成的國際企業(yè)，必然會(huì)面臨不同文化的摩擦與碰撞。由于文化的演變是一種漫長而緩變的過程，這種文化差異對(duì)企業(yè)來講，在一段時(shí)間內(nèi)是不會(huì)消滅的，并可在一段時(shí)間內(nèi)保持穩(wěn)定。文化差異的客觀存在，勢(shì)必會(huì)在企業(yè)中造成文化之間的沖突。在一個(gè)這樣的企業(yè)中，處于不同文化背景的各方經(jīng)理人員由于不同的價(jià)值觀念、思維方式、行為習(xí)慣等的差異，對(duì)企業(yè)經(jīng)營的一些基本問題上往往會(huì)產(chǎn)生不同的態(tài)度。如經(jīng)營目標(biāo)、市場(chǎng)選擇、原材料的選用

　　、管理方式、處事作風(fēng)、作業(yè)安排及對(duì)作業(yè)重要性的認(rèn)識(shí)、變革要求等等，從而給企業(yè)的全面經(jīng)營隱藏下危機(jī)。一些跨國公司管理上出現(xiàn)的問題，往往是僅僅因?yàn)楹鲆暳宋幕町愃兄碌慕Y(jié)果。劉韜撰寫的《企業(yè)跨國經(jīng)營面臨的文化機(jī)遇與挑戰(zhàn)：我國企業(yè)的跨文化管理戰(zhàn)略》論及：“在一個(gè)具體的國際企業(yè)組織中，文化沖突的產(chǎn)生原因主要有：種族優(yōu)越感、不恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用管理習(xí)慣、不同的感性認(rèn)識(shí)、溝通誤會(huì)、文化態(tài)度等等。”面對(duì)企業(yè)在跨國經(jīng)營中所受多重文化的挑戰(zhàn)，減少由文化摩擦而帶來的交易成本，必須要把公司的運(yùn)營放在全球的視野中，建構(gòu)自己的跨文化管理戰(zhàn)略，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨國經(jīng)營的成功。

　　這里研究的企業(yè)檔案跨文化管理，是一個(gè)比較廣義的概念，主要包括社會(huì)制度、法律、民族文化、語言文字、管理文化等諸多方面。當(dāng)前境外企業(yè)檔案跨文化管理的主要問題有以下幾個(gè)方面：

　　一是境外企業(yè)檔案管理中遇到的所在國法律問題。

　　通常境外企業(yè)從事經(jīng)營管理等活動(dòng)必須遵守所在國法律規(guī)定，檔案管理也是如此。境外企業(yè)在經(jīng)營管理中，會(huì)產(chǎn)生一些關(guān)系到境外企業(yè)的股權(quán)、企業(yè)資產(chǎn)、重大業(yè)務(wù)合作合同協(xié)議等重要文件。這些重要文件的原件如果條件允許能夠運(yùn)回境內(nèi)最為穩(wěn)妥，但有的國家或地區(qū)有相關(guān)法律規(guī)定不允許此類文件出境，那么國內(nèi)企業(yè)檔案管理部門應(yīng)及時(shí)掌握產(chǎn)生重要文件的情況，定期收集重要文件的備份件、復(fù)制件，國內(nèi)企業(yè)將這些收集到的備份件妥善保管，以備查用。

　　二是管理制度或管理體制的差異帶來的文件檔案管理隨意性問題。

　　我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，實(shí)行企業(yè)檔案綜合管理。而一些國家的企業(yè)檔案大多處于分散管理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理體系和制度加以約束。我國一些境外企業(yè)的管理模式或組織設(shè)計(jì)基本上模仿所在國的企業(yè)管理模式，這樣往往會(huì)帶來文件檔案流向不清、管理缺失，而一些境外企業(yè)卻沒有認(rèn)識(shí)到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業(yè)知識(shí)的流失以及國有資產(chǎn)的流失。因此，企業(yè)總部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)境外企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)，在不違反所在國法律的前提下，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理。

　　三是檔案記錄的文字、語言等問題。

　　跨國企業(yè)檔案所涉及的多種語言問題，一直是困擾企業(yè)檔案管理的一大難題。不僅中國企業(yè)，甚至是美國等發(fā)達(dá)國家的跨國企業(yè)也在探索如何來解決這一管理問題。境外企業(yè)要對(duì)這部分檔案進(jìn)行整理，靠檔案部門一家，是不可能，也是沒有必要的。即便是整理妥當(dāng)后再接收進(jìn)來，但如果不適當(dāng)?shù)胤g，檔案部門對(duì)其進(jìn)行保管和利用也是有困難的。因此，要善于借用檔案部門以外的人力資源，來使這部分檔案能管得了，用得好。

　　四是檔案特別是科技檔案所記錄的內(nèi)容可能涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。境外企業(yè)中的一些合資企業(yè)，因其和國外企業(yè)的合作，往往會(huì)出現(xiàn)一些

　　知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬等問題。境外企業(yè)一定要注意收集和保存反映產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的證據(jù)性文件檔案，以預(yù)防可能發(fā)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛。

　　經(jīng)濟(jì)全球化帶來機(jī)遇的同時(shí)更帶來無限的挑戰(zhàn)和困難。