中國規(guī)劃電子文件管理

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　　國家電子文件管理的步伐已經(jīng)邁開。隨之而來的是，各級電子文件管理協(xié)調(diào)機構的建立、明確相應管理機構、各電子文件形成單位建立協(xié)同配合機制，以及一系列技術難題的破解。一向以紙質(zhì)為載體的“紅頭文件”，正在向電子化時代邁進。

　　　“我們的電子文件管理要記錄和傳承當代的歷史，從紙質(zhì)文件管理到電子文件管理，這是個里程碑意義的轉身，意義和風險并存。”中國人民大學副校長、電子文件管理專家委員會主任馮惠玲，接受《瞭望》新聞周刊專訪時，這樣評價電子文件管理在“十二五”時期的意義。這位國家電子文件管理“十二五”規(guī)劃的主要參與者表示，從國家采取總體調(diào)控規(guī)劃措施講，中國起步不算早，“十二五”開局五年電子文件管理要揚長避短，形成中國特色，對世界有所貢獻。

　　面對電子文件管理的歷史使命，國家行政學院教授、電子政務專家顧平安表示，在中國，電子文件的范圍應該首先界定為電子公文，從國家層面對電子文件實施管理，技術標準應當先行。

　　電子文件管理的“記憶黑洞”

　　“中國是唯一文明沒有中斷的國家，一個重要的原因是我們的文獻記錄沒有斷線，祖先沒有斷線，我們這一代也不能斷線。”馮惠玲接受本刊記者采訪時認為，電子文件管理迫在眉睫。

　　日前，一份來自中國人民大學“電子文件管理機制研究”課題研究小組的調(diào)查報告，首度曝光中國電子文件管理的“記憶黑洞”——

　　在49家中央和國家機關及其直屬企事業(yè)單位中，18.4%的單位沒有留存任何電子文件，79.6%的機構沒有采取任何措施留存數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁文件等。

　　除此之外，一些單純依靠物理載體保存下來的電子文件，由于軟硬件不配套，同樣面臨著無法讀取的記憶損失。

　　調(diào)查顯示，中國1982年第三次全國人口普查中99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失;1990年北京亞運會的部分電子文件無法讀取;22%的中央機關存在讀不出來的電子文件。

　　近兩千年前的羅賽達碑(解讀古埃及文字鑰匙的石碑)，數(shù)字依然清晰可見;然而今天的電子文件數(shù)據(jù)已經(jīng)近10%無法讀取。這意味著一段歷史，或一段文化，將因為不能留下記錄而煙消云散。

　　“我們國家有多少電子文件?這個數(shù)字，全國沒人知道。而在紙質(zhì)文件時代，這個問題是可以回答出來的。”馮惠玲焦急地表示。

　　“我們搞得太晚了，十年前就應該做了。”研究電子政務近15年的顧平安告訴本刊記者，從1999年政府上網(wǎng)工程開始，中國電子政務的發(fā)展已歷經(jīng)12年。據(jù)統(tǒng)計，中國的數(shù)字信息量2010年為900.5億GB，占全球信息量9.1%，將近一成，它們在中國的管理令人憂慮。

　　由于長期以來缺乏國家層面的電子文件規(guī)劃管理，中國電子文件的信息安全狀況堪憂。“電子文件管理機制研究”課題研究小組調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的重要機構僅僅因為工作人員在內(nèi)部涉密網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上交互使用U盤，就被黑客利用木馬程序從其內(nèi)部網(wǎng)上竊取很多重要情報。