文檔管理

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 　　項目文檔管理是指在施工項目過程中收集和管理文檔的工具。通常，文檔管理在項目開發(fā)中不太受重視，發(fā)現(xiàn)其重要性往往為時已晚。這樣一來，整個項目可能會在管理上變得混亂，出現(xiàn)問題后也沒有證據(jù)可查。文檔管理對項目的順利進行起著至關重要的作用，其關鍵不容忽視。

　　一、消防工程企業(yè)在文檔管理中出現(xiàn)的問題

　　項目文檔繁多，存檔和查閱不方便。消防工程屬于項目型銷售，一般成交額都比較高，跟進時間長，一個項目的簽訂往往涉及到很多材料，例如合同、備案書、資質審核、招投標資料等等，以前這些資料都是紙質存檔，查閱起來不太方便，因此可能就會出現(xiàn)這些問題：

　　1、不同項目基礎信息不一致，公司無法匯總項目整體的材料、成本等基本情況。

　　2、項目分散，資料繁雜，項目經(jīng)理需要資料(變更單，審批單，驗收資料，過程資料)時找不到。

　　3、資質證書、各類合同等重要資料以文檔或存檔方式留存，導致項目結束后文件查找困難。

　　4、企業(yè)各部門、各項目的基礎信息流通性極差，導致各個部門之間信息無法統(tǒng)一、加大溝通成本。

　　5、項目資料管理混亂，導致劃責、結算等沒有依據(jù)。

　　通過泛普軟件的“文檔管理”可對施工過程中的相關資料進行存儲，合同、報價、財務等重要文件只能看不能拷走，再也不用擔心泄密，文檔可以按照多種組織形式自定義目錄快速索引定位，再也不用擔心找不到文件了。

　　二、泛普軟件消防企業(yè)管理系統(tǒng)在文檔管理中的作用

　　泛普軟件可保存工地上一切發(fā)生的施工資料、簽證變更、會議紀要、情況說明、月進度報表、進度計劃、開竣工資料等，對這些文件進行及時、準確、有效的存儲，還支持企業(yè)內部互相貢獻，方便后期進行查找。

　　1、多個項目的情況下，企業(yè)需要管理的內容非常之多，紙質文件在統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)上顯得力不從心。泛普軟件可自動統(tǒng)計和計算表單中的信息，不需要進行人工統(tǒng)計的繁瑣操作。如想要知道項目的成本信息，通過成本管理中的“項目總成本統(tǒng)計表”即可查看所需項目的成本信息。

　　2、資料模塊中可上傳項目相關的所有資料文件，“我的資料”中上傳在資料只有本人才可查看，“資料中心”中上傳的資料在企業(yè)內部共享。工作人員可根據(jù)文件的類型上傳到對應的模塊中。

　　3、合同等重要資料需要進行完善的保存，泛普軟件中的“項目管理”模塊中的“材料、勞務、分包、租賃”功能都有對應的合同管理功能，根據(jù)合同的類型錄入到對應的板塊中。后期想要查看合同，在同一級菜單中的“合同列表”功能進行查閱。

　　4、信息的流通對于企業(yè)來說是事關重要的，通過對信息的共享來實現(xiàn)內部的數(shù)據(jù)互通。例如項目部某個成員在系統(tǒng)中錄入信息后，本部門和區(qū)域部門的員工均可在系統(tǒng)中查看到相關信息。大大提高了溝通的效率，讓信息傳遞更加高效和及時。

　　5、消防工程在施工過程中會產(chǎn)生非常多的文件，紙質文件不易儲存，在后期查閱過程中也較為繁瑣。通過泛普軟件的“資料”模塊可存儲所需的重要文件，包括圖紙、變更文件、施工資料等文件均可儲存在文檔當中。需要進行查閱的時候通過搜索文件名稱即可快速查找。