寧波市農(nóng)業(yè)局公文處理規(guī)定和會議管理制度

關(guān)于印發(fā)寧波市農(nóng)業(yè)局公文處理規(guī)定和會議管理制度的通知
甬農(nóng)發(fā)〔2014〕8號

局屬各單位：

　　為進(jìn)一步規(guī)范公文辦理和會議管理，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，重新修訂了《寧波市農(nóng)業(yè)局公文處理規(guī)定》、《寧波市農(nóng)業(yè)局會議管理制度》，經(jīng)局長辦公會審議同意，現(xiàn)印發(fā)你們，望遵照執(zhí)行。同時，2007年印發(fā)的《寧波市農(nóng)業(yè)局公文處理規(guī)定》自該文件下發(fā)之日起不再執(zhí)行。

　　寧波市農(nóng)業(yè)局

　　2014年1月17日

寧波市農(nóng)業(yè)局公文處理規(guī)定

　　為加快文件處理速度，減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文質(zhì)量和機(jī)關(guān)辦事效率，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和市政府有關(guān)文件管理的規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際，特修訂本規(guī)定。

　　一、發(fā)文管理

　　發(fā)文管理指以本局名義制發(fā)公文的過程，包括公文擬制、審核、印制、核發(fā)等程序。

　?。ㄒ唬┕臄M制：

　　1．公文起草要符合國家的法律、法規(guī)、方針、政策及有關(guān)規(guī)定，做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。

　　公文標(biāo)題除轉(zhuǎn)發(fā)法規(guī)性文件外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。人名、地名、數(shù)字、文件名稱、事物名稱引文要準(zhǔn)確，一般不要簡化。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

　　結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

　　公文中的數(shù)字，除成文時間，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余的一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　計(jì)量單位要使用國家法定的計(jì)量單位。

　　2．填寫文稿簽發(fā)單，包括填寫發(fā)文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送單位、主辦單位和擬稿人、印刷份數(shù)、附件等。

　　3．涉及保密的內(nèi)容，先由擬稿人予以標(biāo)注，并按涉密文件制發(fā)程序送審。

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　　文稿擬定后，要按審稿程序逐級認(rèn)真把關(guān)。

　　1．初審。對草擬的公文，處（室）、站負(fù)責(zé)人應(yīng)先認(rèn)真對行文程序、公文的標(biāo)題、公文內(nèi)容、文字表述、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、所提措施是否切實(shí)可行等進(jìn)行審核并修改，負(fù)責(zé)政策性、法規(guī)性方面的把關(guān)。

　　對一些重大問題和涉及面廣的文稿，主辦單位要同相關(guān)單位主動協(xié)商，統(tǒng)一意見后，送交辦公室。

　　2．復(fù)核。辦公室對草擬公文，從是否需要行文，是否需要修改補(bǔ)充公文的內(nèi)容、公文格式、文字表達(dá)、文種使用等方面進(jìn)行復(fù)核。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。涉及項(xiàng)目資金方面的文稿同時送局計(jì)劃財(cái)務(wù)處復(fù)核。

　　3．審簽。經(jīng)初審、復(fù)核，符合發(fā)文要求的文稿，由擬稿人送局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。一般業(yè)務(wù)性文件根據(jù)內(nèi)容由局分管副局長簽發(fā)；涉及全局性的、重要的文件由局長或局長委托副局長簽發(fā)；上行文由局長簽發(fā)。

　　對行政規(guī)范性文件，依據(jù)《寧波市農(nóng)業(yè)局行政規(guī)范性文件管理辦法》，由處（室）、站負(fù)責(zé)人審稿后，辦公室（政策法規(guī)處）審查和審核，送分管副局長閱批后交局長辦公會討論，符合發(fā)文要求的由局主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。辦公室（政策法規(guī)處）按照“三統(tǒng)一”原則做好備案工作。

　　簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

　　4．嚴(yán)格發(fā)文數(shù)量。沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)；上級機(jī)關(guān)已經(jīng)發(fā)到縣（市）、區(qū)且要求具體明確的，一般不再另行發(fā)文。

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　　1．登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由辦公室根據(jù)內(nèi)容和格式，以及局領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見，進(jìn)行分類、登記、編號。

　　2．印制。所有公文、資料的印刷，統(tǒng)一送局辦公室負(fù)責(zé)人審定后打印。緊急公文要隨到隨打印。

　　3．公文打印后，文印人員應(yīng)及時通知承辦人員校對。校對應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿為準(zhǔn)，內(nèi)容改動時應(yīng)征得簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的同意。校對必須細(xì)致，防止差錯。校正而未改的，由文印人員負(fù)責(zé)；未校正的由校對人負(fù)責(zé)。

　　（四）核發(fā)：

　　1．公文印刷好后，按內(nèi)容要求加蓋印章。公文蓋印的依據(jù)是局領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)字樣，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得用印。公文蓋印的數(shù)量以發(fā)文份數(shù)為準(zhǔn)，不得遺漏，也不能多蓋。印章的保管應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，建立用印登記制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。

　　2．公文裝訂后，盡量通過市政府電子公文系統(tǒng)傳送。如電子公文系統(tǒng)傳送不到的，由擬文處（室）、站根據(jù)公文的發(fā)放范圍，正確書寫信封，按份數(shù)分裝、封緘。需要面送的公文由擬文處（室）、站送發(fā)。需要郵寄的公文由辦公室統(tǒng)一辦理，數(shù)量大時擬文處（室）、站協(xié)助收發(fā)人員共同辦理。對密級、緊急公文及掛號信件，按規(guī)定辦理。局機(jī)關(guān)發(fā)的文件都要由辦公室送局領(lǐng)導(dǎo)各1份。涉及項(xiàng)目資金方面的文件發(fā)局計(jì)劃財(cái)務(wù)處1份。

　　3．需要受文單位貫徹落實(shí)的公文，公文發(fā)出后，由主辦處（室）、站查詢收文時間和執(zhí)行意見，防止誤時誤事。

　　二、收文管理

　　收文管理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　（一）簽收和登記：

　　1．收文統(tǒng)一由辦公室專人負(fù)責(zé)，做到隨收隨登記。收文時要進(jìn)行清點(diǎn)，同時要進(jìn)行收文編號。

　　2．外來公文一律由辦公室拆封。拆封后，逐件登記。登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括：收文順序號、來文號、收文時間、來文機(jī)關(guān)、事由、件數(shù)、密級等。

　　3．注明收文部門和收件人的公文，要及時分送到位。注明“局領(lǐng)導(dǎo)親拆”的公文，如時間緊急，本人又不在時，收發(fā)人員應(yīng)立即電話匯報(bào)，按領(lǐng)導(dǎo)要求處理。

　　4．從會議上帶來或直接收到有關(guān)文件的，應(yīng)主動送交辦公室登記。

　　5．辦公室收文人員對緊急件應(yīng)立即登記后呈送，一般件也應(yīng)即時登記，并填寫“文件輪閱單”，按照“急辦”、“政策性”、“例行性”類別進(jìn)行分類，送辦公室負(fù)責(zé)人及時閱擬，當(dāng)日收文的閱擬應(yīng)當(dāng)日完成。

　?。ǘ┓洲k和承辦：

　　1．凡需要辦理的公文，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)內(nèi)容及時提出擬辦意見送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)閱批，局領(lǐng)導(dǎo)閱批后交有關(guān)處（室）、站辦理。急件應(yīng)立即提出擬辦意見，單獨(dú)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。急需辦理文件，遇相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)在外來不及閱批時，由文書人員電話請示后，將該件復(fù)印后交承辦單位先行辦理。

　　2．承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理。

　　3．公文辦理中遇有涉及幾個處（室）、站的，主辦處（室）、站應(yīng)主動與協(xié)辦處（室）、站共同協(xié)商，取得一致意見后由主辦單位及時辦理，嚴(yán)格防止推諉、拖拉和不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象發(fā)生。

　　4．傳閱文件要注意保密，不積壓、不丟失、不擅自截留文件。凡閱讀過文件的都應(yīng)在“文件傳閱單”上簽上姓名和閱文完整日期，對有關(guān)具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見。

　　5．公文經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)閱批后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)批示，送相關(guān)處（室）、站傳閱，原則上要在2天內(nèi)閱完送回，以加快輪閱速度。

　?。ㄈ┐咿k與要求：

　　1．送局領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

　　2．各單位都要確定專人負(fù)責(zé)文件的領(lǐng)、收、傳、退等工作，確保不延誤辦理時間。

　　三、歸檔和銷毀

　?。ㄒ唬┕霓k理完畢后，按照公文管理的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行清理或清退，及時立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。涉及到密級的公文閱后要立即歸檔。

　?。ǘ]有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘級公文，應(yīng)進(jìn)行登記，由辦公室負(fù)責(zé)人和另一名監(jiān)銷人員負(fù)責(zé)監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

　?。ㄈw檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期移交檔案部門管理。

寧波市農(nóng)業(yè)局會議管理制度

　　根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對浪費(fèi)條例》和中央、省市關(guān)于轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的有關(guān)規(guī)定，為進(jìn)一步加強(qiáng)效能建設(shè)，規(guī)范會議管理，減少會議成本，提高會議效率，制定本會議管理制度。

　　一、統(tǒng)籌安排，盡量精減會議

　　（一）努力減少會議數(shù)量。提倡開小會、開短會，原則上不開知照性會議。凡上級無明確要求召開會議的，能用文件、材料代替召開會議的，一律不再開會。對議題相近、時間接近、參加對象相同的會議盡量合并召開。

　　（二）嚴(yán)格審核程序。局屬各單位要求以局名義（含設(shè)在局的市有關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室）召開的會議，每季度申報(bào)1次。會議辦理單位填寫審批表于每季度末月20日前交辦公室，辦公室匯總后提交局長辦公會討論確定。對臨時性涉及全局性工作或由上級交辦的重大會議，需由分管領(lǐng)導(dǎo)審定、局主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

　　二、嚴(yán)格管理，堅(jiān)持節(jié)儉辦會

　?。ㄒ唬﹪?yán)控參會人數(shù)。除綜合性會議外，專項(xiàng)工作會議一般按“誰分管、誰出席”的原則安排出席領(lǐng)導(dǎo)。會議主辦單位要根據(jù)會議的內(nèi)容，準(zhǔn)確擬定參會對象，盡量避免與會議內(nèi)容不相關(guān)的人員陪會。對與業(yè)務(wù)工作無關(guān)、影響不大的，不要列入?yún)ο蟆３种饕I(lǐng)導(dǎo)召開的會議和黨委中心組讀書會外，其他分管領(lǐng)導(dǎo)召開的會議，原則上不要求各縣（市）、區(qū)農(nóng)業(yè)（農(nóng)林）局主要負(fù)責(zé)人參加，局屬各單位主要負(fù)責(zé)人參會人數(shù)根據(jù)需要從嚴(yán)控制。

　　（二）嚴(yán)控會議時間?？偨Y(jié)部署性會議，會議時間一般不超過半天；專題性協(xié)調(diào)會議，要注重解決實(shí)際問題，盡量縮短會議時間。

　?。ㄈ﹪?yán)控開會地點(diǎn)。各類會議一般都在局會議室召開；嚴(yán)禁到風(fēng)景旅游區(qū)（點(diǎn)）開會；無特殊需要不安排到各縣（市）、區(qū)召開現(xiàn)場會；盡量以視頻會議形式召開會議。

　　（四）嚴(yán)控會議費(fèi)用。要嚴(yán)格執(zhí)行會議費(fèi)管理有關(guān)規(guī)定，會場布置應(yīng)講究簡潔實(shí)用，不擺放水果、花草、香煙等物品，不制作背景布板。會議承辦單位根據(jù)會議審批單（計(jì)劃）和會議通知，填寫會議費(fèi)審核單，局計(jì)財(cái)處根據(jù)會議規(guī)格和市定標(biāo)準(zhǔn)核定會議費(fèi)總額，經(jīng)分管局長審批。未經(jīng)批準(zhǔn)以及超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)開支的會議費(fèi)用，一律不予報(bào)銷。

　　三、嚴(yán)格紀(jì)律，提高會議效率

　　（一）規(guī)范請假手續(xù)。局召開的重要會議，凡是明確規(guī)定參會對象的，不得隨便缺席；因特殊情況請假的，需報(bào)辦公室或組織人事處，經(jīng)主持會議領(lǐng)導(dǎo)同志批準(zhǔn)。凡需各處室、各縣（市）、區(qū)農(nóng)業(yè)（農(nóng)林）局主要負(fù)責(zé)人參加的會議，原則上不予請假，遇特殊情況的向召開會議的局領(lǐng)導(dǎo)請假，并另派熟悉業(yè)務(wù)工作的分管負(fù)責(zé)人參加。

　?。ǘ﹪?yán)肅會場紀(jì)律。參會人員應(yīng)按會議通知要求提前進(jìn)入會場，沒有專門要求的，一般應(yīng)提前5 分鐘進(jìn)入會場，按要求簽到并按指定座位就座。會議期間將手機(jī)調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，集中精神開會，不得在會場內(nèi)接打手機(jī)、編發(fā)短信、打瞌睡、隨意走動等。

　　（三）抓好會后督查。對于召開的全局性會議，會議上有布置任務(wù)的，局屬各單位和縣（市）、區(qū)農(nóng)業(yè)（農(nóng)林）局要認(rèn)真抓好會議確定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)，局辦公室和組織人事處對會議貫徹落實(shí)情況要及時進(jìn)行督促檢查。