地震工作部門公文處理辦法

關于印發(fā)地震工作部門公文處理辦法的通知
中震辦發(fā)〔2012〕42號
 

各省、自治區(qū)、直轄市地震局，各直屬單位，機關各部門：
根據(jù)《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號），中國地震局結(jié)合地震系統(tǒng)的實際，對2000年印發(fā)的《地震工作部門公文處理辦法》進行了修訂，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
 

二○一二年六月二十九日
 

地震工作部門公文處理辦法
 

第一章  總  則
 

    第一條  為推進地震工作部門公文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》，制定本辦法。
第二條  本辦法適用于各級地震工作部門公文處理工作。
第三條  地震工作部門公文是地震工作部門實施領導、履行職能、處理公務的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
    第四條  地震工作部門公文處理工作指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
    第五條  地震工作部門公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
    第六條  各級地震工作部門應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立專門崗位負責公文處理工作。地震工作部門負責人應當模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。
    第七條  中國地震局辦公室是全國地震工作部門公文處理工作的管理機構(gòu)，負責中國地震局機關公文處理工作，指導、檢查省級地震工作部門和直屬單位公文處理工作。
    第八條  各級地震工作部門辦公室負責本機關公文處理工作，并對下級地震工作部門公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。
   

第二章  公文種類
 

    第九條  地震工作部門使用的公文種類有以下幾種：
    （一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
    （二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、嘉獎有關單位和人員。
    （四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
    （五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
    （六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。
    （七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
    （九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

    （十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
    （十一）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
    （十二）批復。適用于答復下級機關的請示事項。
    （十三）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
    （十四）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
   

第三章  公文格式
 

    第十條  地震工作部門公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
    （一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。
    （二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注 “絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
    （三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
    （四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志并列使用聯(lián)合發(fā)文機關名稱。
    （五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。
    （六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。
    （七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。
    （八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
    （九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。
（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。
    （十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍、聯(lián)系人姓名和電話等需要說明的事項。
    （十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
    （十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
    （十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。
    （十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。
    第十一條  公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
第十三條  公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。
   

第四章  行文規(guī)則
 

    第十四條  地震工作部門的行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
    第十五條  地震工作部門應當按照隸屬關系和職權范圍行文，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。
第十六條  向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：
（一）原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級和同級機關，不抄送下級機關。
（二）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。
（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
（四）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。
（五）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。
第十七條  向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：
（一）主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。
（二）地震工作部門的辦公室根據(jù)授權，可以向下級地震工作部門行文，其他內(nèi)設機構(gòu)一般不得向下級地震工作部門發(fā)布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。需經(jīng)地震工作部門審批的具體事項，經(jīng)授權可以由其內(nèi)設機構(gòu)行文。
（三）地震工作部門的內(nèi)設機構(gòu)在各自的職權范圍內(nèi)，可以向下級地震工作部門的內(nèi)設機構(gòu)行文。
（四）涉及多個內(nèi)設機構(gòu)職權范圍內(nèi)的事務，內(nèi)設機構(gòu)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，本級地震工作部門應當責令其糾正或者撤銷。
（五）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。
第十八條  同級地震工作部門、地震工作部門與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。
地震工作部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。
   

第五章  公文擬制
 

第十九條  地震工作部門公文的擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
第二十條  公文起草應當做到：
（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。
（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。
（四）文種準確，格式規(guī)范。
（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
（六）公文涉及其他單位職權范圍的事項，起草單位必須征求相關單位意見，力求達成一致。
（七）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
第二十一條  地震工作部門制發(fā)的公文文稿簽發(fā)前，由辦公室進行審核，對公民、法人或者其他組織的權力義務產(chǎn)生直接影響的規(guī)范性文件應當由法制機構(gòu)進行合法性審查；內(nèi)設機構(gòu)制發(fā)的公文文稿簽發(fā)前，由內(nèi)設機構(gòu)進行審核。審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。
（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關單位職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。
（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。
第二十二條  經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。
第二十三條  地震工作部門制發(fā)的公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)，重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。辦公室根據(jù)授權制發(fā)的公文，由辦公室主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)公文時應當簽署意見、姓名和完整日期。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。
 

第六章  公文辦理
 

    第二十四條  地震工作部門公文的辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
    第二十五條  收文辦理主要程序是：
    （一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。
（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文由辦公室負責人提出擬辦意見，報本機關負責人批示或者轉(zhuǎn)有關內(nèi)設機構(gòu)辦理。需要兩個以上內(nèi)設機構(gòu)辦理的，應當明確主辦單位；緊急公文應當明確辦理時限。承辦單位對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
（五）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦單位按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。
（七）答復。公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。
第二十六條  發(fā)文辦理主要程序是：
（一）復核。已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽發(fā)人復審。
（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
第二十七條  涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過中國地震局電子公文交換系統(tǒng)或者密碼電報進行傳輸。
第二十八條  需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。
 

第七章  公文管理
 

    第二十九條  各級地震工作部門應當建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。
    第三十條  各級地震工作部門應當安排專人統(tǒng)一管理公文，建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。
    第三十一條  公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。
公文密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。
    第三十二條  公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文機關批準。
涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。
經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。
    第三十三條  復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。
    復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。
    第三十四條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關或者上級機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
    第三十五條  涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。
    第三十六條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第三十七條  單位合并時，全部公文應當隨之合并管理；撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。
工作人員離崗離職時，所在單位應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第三十八條  新設立的內(nèi)設機構(gòu)應當向本機關辦公室提出發(fā)文立戶申請，經(jīng)審查符合條件的批準立戶。內(nèi)設機構(gòu)合并或者撤銷時，相應進行調(diào)整。
 

第八章  附  則
 

    第三十九條  地震工作部門公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
    第四十條  法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。
    第四十一條  本辦法由中國地震局辦公室負責解釋。
    第四十二條  本辦法自2012年7月1日起施行。2000年12月14日中國地震局印發(fā)的《地震工作部門公文處理辦法》同時廢止。