資料管理系統(tǒng)遇到的問(wèn)題及解決方法

　　眾所周知，當(dāng)前是紙質(zhì)檔案與磁性物質(zhì)、激光等作為介質(zhì)的數(shù)字化檔案并存的時(shí)代。檔案數(shù)字化是新生事物，其局限性也是客觀存在的。所以檔案數(shù)字化在一定的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)遇到一些問(wèn)題，當(dāng)這些問(wèn)題碰到后，我們應(yīng)該積極面對(duì)并且尋求解決方面。下面就來(lái)具體談?wù)?strong>檔案數(shù)字化遇到的問(wèn)題及解決方法。

　　1.檔案數(shù)字化后存儲(chǔ)形式的選擇問(wèn)題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后可以保存為JPEG、TIF等多種存儲(chǔ)格式。一般我們選擇通用性較強(qiáng)的存儲(chǔ)格式，這樣有利于系統(tǒng)移植，在此基礎(chǔ)上選擇存儲(chǔ)容量較小的格式，在上述三種常用格式中，紙質(zhì)檔案掃描后多采用TIF格式，它的存儲(chǔ)容量較小，可以減輕數(shù)據(jù)終端服務(wù)器的壓力，而且它可以支持多頁(yè)文件數(shù)字化存儲(chǔ)，為紙質(zhì)檔案數(shù)字后化數(shù)據(jù)的掛著提供方便。

　　2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。要避免數(shù)據(jù)丟失，使數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全妥善保管，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份是唯一可選擇的途徑。檔案應(yīng)制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。數(shù)據(jù)備份可以使用光盤、移動(dòng)硬盤進(jìn)行脫機(jī)備份，也可以使用另外的服務(wù)器進(jìn)行在線備份，或者是兩種方式同時(shí)使用，采取多套備份方式，但是無(wú)論那種方式都要注意進(jìn)行異地保存。注意保密檔案不得上互聯(lián)網(wǎng)，只可在內(nèi)部使用。 結(jié)語(yǔ)：要積極適應(yīng)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對(duì)檔案工作所提出的新挑戰(zhàn)和新要求，切實(shí)把信息化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，用信息技術(shù)來(lái)提升科學(xué)管理水平，加快檔案信息化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。

　　3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)掛接問(wèn)題。在實(shí)際工作中，可能遇到下面這種情況：一條目錄上不止掛接了一個(gè)原文，有的同時(shí)掛接兩個(gè)甚至更多個(gè)原文，而與此相反，有的目錄沒(méi)有與之對(duì)應(yīng)的原文進(jìn)行掛接。造成這情況的原因，很可能是在給掃描文件取名時(shí)出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象，要解決這種情況，只能從目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與掃描圖象的關(guān)聯(lián)上著手。因此，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中必須十分注意掃描件的取名規(guī)則，一旦規(guī)則不清，就會(huì)造成上述問(wèn)題的出現(xiàn)。掃描件的取名原則是以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)(件號(hào))是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件需要掃描的頁(yè)數(shù)是否相等。

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