工程檔案管理軟件系統(tǒng)

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　　近些年來,隨著我國建筑行業(yè)的深入發(fā)展,我國的工程項目建設(shè)的規(guī)模越來越大,施工工藝越來越復(fù)雜,工程建筑檔案作為建筑單位進行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展,產(chǎn)生的工程建筑檔案越來越多,傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今我國經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)的需求。所以建筑行業(yè)必須引進新的技術(shù)和手段，建筑行業(yè)的信息化檔案管理勢在必行。

　　一、軟件功能

　　系統(tǒng)實現(xiàn)從工程立項審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗收等工程建設(shè)過程形成的包括報建、報批、施工圖紙、會議記要、施工日志、聲像、進度表等工程項目資料進行電子信息存檔的管理。具體包括：檔案管理、檔案接收、檔案著錄、編目打印、檔案移交、輔助管理、幫助庫管理、備份數(shù)據(jù)庫、還原數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)整理、項目管理、新建項目、修改項目名稱、用戶管理、新增用戶等功能。

　　二、 入門

　　本節(jié)主要簡單闡述如何使用本系統(tǒng)完成一個建設(shè)工程的檔案組卷以及目錄報送工作。

　　1、檔案組卷及移交

　　首先，使用用戶管理為自己添加一個用戶。

　　然后，插入USB加密鎖，稍待片刻啟動電子報送系統(tǒng)。用剛才添加的用戶名和密碼登錄。登錄時請選擇您是建設(shè)單位或者是施工單位等其他類型的單位。第一次使用本系統(tǒng)的話會要求你輸入建設(shè)工程名稱。

　　如果您是建設(shè)單位的話，通過檔案管理模塊中的檔案著錄功能，在項目級著錄中輸入工程概況表信息;然后啟動案卷級著錄，錄入此項目的所有案卷的信息，包括案卷內(nèi)容、編制單位、編制時間等等;然后啟動文件級著錄，輸入指定案卷的文件級信息，包括文件題名、責(zé)任者、圖文號、編制時間等等。

　　如果您是其他類型的單位，那么你僅需要進行案卷級著錄和文件級著錄。

　　在所有項目級、案卷級、文件級信息輸入完畢之后，在移交上級單位或者檔案館之前，進行移交登記，然后在編目打印功能中將移交書、移交目錄封面、工程概況表、案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄打印出來進行移交。

　　2、電子目錄報送及匯總

　　如果建設(shè)單位想把電子目錄報送檔案館，那么登錄數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，可以將該項目的項目級、案卷級、文件級信息導(dǎo)出為指定文件，然后將導(dǎo)出的文件用磁盤或者光盤報送便可。施工單位也可以參照上述方式向建設(shè)單位報送電子目錄。

　　如果建設(shè)單位希望直接把施工單位整理好的電子目錄與自己的目錄匯總，以減少整理的工作量，那么在接收了施工單位報送的電子目錄之后，請在電子報送系統(tǒng)中進行檔案接收;然后通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理功能對匯總的目錄的案卷級、文件級信息進行檢查，甚至可以試打案卷目錄、卷內(nèi)目錄等;在確認匯總后的目錄沒有問題之后，直接修改卷號并合并到本單位數(shù)據(jù)庫中。