財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)選型之打印格式的設(shè)置

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眾所周知，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)有一個(gè)很大的特點(diǎn)，就是報(bào)表、憑證特別的多。一年下來(lái)，財(cái)務(wù)部門(mén)的報(bào)表憑證可以裝好幾個(gè)籮筐了。為此倪建峰給王曉的最后一個(gè)選型建議就是要關(guān)注一下系統(tǒng)的打印功能，看能否滿足企業(yè)的需要。如果財(cái)務(wù)人員不能夠直接從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中打印憑證與報(bào)表，而是需要先導(dǎo)出數(shù)據(jù)調(diào)整格式后再打印或者需要參考系統(tǒng)數(shù)據(jù)再手工填寫(xiě)報(bào)表與憑證的話，那真是太折磨人了。具體來(lái)說(shuō)，倪建峰建議王曉從如下角度考量財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的打印格式功能。

一、 部門(mén)三欄式明細(xì)帳打印

部門(mén)三欄式明細(xì)帳是企業(yè)當(dāng)前采用的最多的明細(xì)帳打印格式。根據(jù)筆者的了解，即使財(cái)務(wù)人員當(dāng)前沒(méi)有采用這個(gè)打印格式，若沒(méi)有其他選在的話，他們也比較樂(lè)意接受這種部門(mén)三欄式明細(xì)帳打印。所以如果確實(shí)不知道需要哪些明細(xì)帳打印格式的話，那么至少要保證在系統(tǒng)中能夠靈活的實(shí)現(xiàn)這個(gè)部門(mén)三欄式明細(xì)帳打印格式?？梢哉f(shuō)這是一個(gè)非常通用的明細(xì)帳打印方式。具體來(lái)說(shuō)，在打印三欄式明細(xì)帳時(shí)，要能夠?qū)崿F(xiàn)如下控制。

一是排序的控制。在報(bào)表打印時(shí)，要允許用戶可以選擇按年排序或者按月排序。這兩種排序方式各有優(yōu)缺點(diǎn)。如選擇按年排頁(yè)，則系統(tǒng)在打印時(shí)會(huì)從第一個(gè)會(huì)計(jì)月開(kāi)始將明細(xì)帳順序排頁(yè)，再將打印月份范圍所在的頁(yè)打印輸出。不過(guò)此時(shí)可能會(huì)有一個(gè)缺陷。即若選擇所選擇月份的范圍不是第一個(gè)月的話，則打印結(jié)果有可能不是從第一頁(yè)開(kāi)始。如選擇按月排序，則打印時(shí)系統(tǒng)會(huì)從所選擇月份范圍的起始月份開(kāi)始將明細(xì)帳排頁(yè)，再將其打印輸出。如此即使所選月份范圍不是第一個(gè)月，則打印結(jié)果的頁(yè)號(hào)也必然從1頁(yè)開(kāi)始。故如果員工需要打印整年的明細(xì)帳，則往往采用按年排頁(yè)。如果打印的是某個(gè)月份的明細(xì)帳，則還是采用按月排頁(yè)的好。為此系統(tǒng)要方便用戶在打印的時(shí)候進(jìn)行選擇。做好這個(gè)排序規(guī)則不是在基礎(chǔ)資料中定義。而是在打印頁(yè)面設(shè)置進(jìn)行設(shè)置。如此用戶不用每次打印時(shí)都去基本信息中進(jìn)行調(diào)整。這個(gè)功能在用友通標(biāo)準(zhǔn)版帳務(wù)處理軟件中可以通過(guò)排序控制來(lái)實(shí)現(xiàn)。

二是默認(rèn)的寬度與格式。大家都知道，明細(xì)賬有其固定的格式。為此系統(tǒng)中默認(rèn)情況下會(huì)設(shè)計(jì)好一個(gè)通用的格式。如摘要字段最多為20個(gè)漢字、金額數(shù)量等打印寬度為16位數(shù)字等等。但是某些情況下，財(cái)務(wù)人員可能需要對(duì)這些進(jìn)行微調(diào)。如需要調(diào)整摘要的寬度等等。為此系統(tǒng)管理員需要允許用戶更改這個(gè)格式。但是這又一個(gè)前期，即以后用戶還需要能夠恢復(fù)這個(gè)默認(rèn)格式的設(shè)置。畢竟默認(rèn)格式是國(guó)家所允許的標(biāo)準(zhǔn)格式。這在技術(shù)上也比較容易實(shí)現(xiàn)。只需要系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中新格式不會(huì)覆蓋默認(rèn)格式即可。如此當(dāng)財(cái)務(wù)用戶需要恢復(fù)默認(rèn)格式時(shí)，就可以利用默認(rèn)格式的值來(lái)代替用戶所設(shè)置的值。這個(gè)功能非常的重要。如有些企業(yè)可能剛開(kāi)始沒(méi)有實(shí)現(xiàn)套打，那就會(huì)根據(jù)自己的需要來(lái)實(shí)現(xiàn)報(bào)表的打印設(shè)置。但是如果企業(yè)后來(lái)需要實(shí)現(xiàn)套打了，那么最簡(jiǎn)單的方式就是購(gòu)買(mǎi)標(biāo)準(zhǔn)的明細(xì)帳帳簿，并恢復(fù)默認(rèn)打印設(shè)置。不用再做其他的調(diào)整，就可以很漂亮的實(shí)現(xiàn)套打。這個(gè)功能在用友通標(biāo)準(zhǔn)版帳務(wù)處理軟件中可以通過(guò)頁(yè)面設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)。

三是最后一頁(yè)未滿是否也打印。在財(cái)務(wù)報(bào)表打印時(shí)，有一個(gè)很?chē)?yán)格的限制。就是每一頁(yè)都必須滿，不允許有半頁(yè)的內(nèi)容。故在打印一些正式的報(bào)表時(shí)，若最后一頁(yè)未滿則不能夠打印。但是在實(shí)際工作中，有些并不是正式的報(bào)表。如總經(jīng)理需要3月份的明細(xì)帳時(shí)，財(cái)務(wù)人員就需要打印出整個(gè)月份的明細(xì)帳。為此即使最后一頁(yè)未滿也必須打印出來(lái)。否則的話，打印出來(lái)的內(nèi)容就會(huì)不完整。這就跟其他系統(tǒng)的打印不同。為此財(cái)務(wù)系統(tǒng)要能夠提供這個(gè)選項(xiàng)。財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)實(shí)際情況來(lái)現(xiàn)在是否要打印未滿的頁(yè)。如果選擇不打印的話，則當(dāng)所打印的明細(xì)帳最后一頁(yè)不能打滿一頁(yè)實(shí)，不打印最后一頁(yè)。若該明細(xì)賬只有一頁(yè)，且不滿時(shí)，也不會(huì)打印這一頁(yè)的內(nèi)容。否則的話，下次打印的時(shí)候很難在原來(lái)一頁(yè)上繼續(xù)打印。這個(gè)功能在用友通標(biāo)準(zhǔn)版帳務(wù)處理軟件中可以通過(guò)頁(yè)面設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)。

二、 財(cái)務(wù)系統(tǒng)套打功能

財(cái)務(wù)部門(mén)存檔的憑證、帳簿或者報(bào)表，國(guó)家都有強(qiáng)制的格式。如資產(chǎn)負(fù)責(zé)表、現(xiàn)金流量表或者科目帳簿等等。如果財(cái)務(wù)人員打印在普通的A4紙上往往國(guó)家并不認(rèn)帳。如會(huì)計(jì)事務(wù)所在稽核的時(shí)候，也會(huì)判企業(yè)違規(guī)。此時(shí)，財(cái)務(wù)人員就只有兩個(gè)選擇。一是對(duì)照系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)把數(shù)字抄襲到規(guī)定的格式中。二是實(shí)現(xiàn)套打。即把規(guī)定的格式買(mǎi)回來(lái)，然后直接在上面打印。很明顯，套打可以大大減少財(cái)務(wù)人員的工作量。但是要實(shí)現(xiàn)套打的話，對(duì)系統(tǒng)提出了比較大的挑戰(zhàn)。

在判斷系統(tǒng)是否支持套打功能，可以從以下幾個(gè)方面去判斷。

最簡(jiǎn)單的方法就是從市場(chǎng)上買(mǎi)回現(xiàn)成的帳簿格式，讓對(duì)方售前咨詢顧問(wèn)打印。此時(shí)企業(yè)IT負(fù)責(zé)人可能也看不懂這個(gè)格式是否準(zhǔn)確。那就要把這個(gè)格式交給財(cái)務(wù)人員，讓他們判斷這么打印是否可以。如果財(cái)務(wù)人員認(rèn)可了這個(gè)格式，那么就沒(méi)有問(wèn)題了。如果他們覺(jué)得這個(gè)格式不行，那么即使對(duì)方說(shuō)破了口舌，這仍然是行不通的。

如果一定要設(shè)置幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的話，那倪建峰給王曉提了幾個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)。

一是是否要實(shí)現(xiàn)套打要用戶說(shuō)了算。也就是說(shuō)，有時(shí)候用戶可能不需要套打。如財(cái)務(wù)人員有時(shí)候需要把賬目明細(xì)打印到普通的A4紙上進(jìn)行對(duì)帳。此時(shí)，就不需要套打。所以系統(tǒng)最好能夠給出一個(gè)選項(xiàng)，來(lái)用戶來(lái)根據(jù)實(shí)際情況做出判斷，到底是否要套打。不過(guò)套打是常態(tài)，仍然是必須具備的功能。

二是要考慮套打是否容易實(shí)現(xiàn)。套打的實(shí)際含義就是只打內(nèi)容不打格式。有些財(cái)務(wù)管理軟件說(shuō)是可以實(shí)現(xiàn)套打，但是設(shè)計(jì)起來(lái)很麻煩，如需要把一些格式手工的去掉。如要把所有的格子線設(shè)置為不打??；要把一些字段標(biāo)題文字設(shè)置一個(gè)個(gè)的設(shè)置不打印，而只打印內(nèi)容等等。若一個(gè)報(bào)表有100個(gè)字段，則就要設(shè)置一百次。很明顯，這管理起來(lái)工作量太大。故如果從工作量上考慮，王曉還需要關(guān)注以下，其實(shí)現(xiàn)起來(lái)是否方便。若按照倪建峰的意思，最好只通過(guò)一個(gè)步驟即可。即可以在報(bào)表設(shè)置出，涉及一個(gè)是否套打的字段。只要管理員在這里選擇套打，那么相關(guān)格子線、字段的標(biāo)題等等都會(huì)自動(dòng)設(shè)置為不打印。如此實(shí)現(xiàn)起來(lái)也就很方便了。

三是考慮系統(tǒng)是否提供了標(biāo)準(zhǔn)化的套打格式。有些軟件雖然號(hào)稱可以實(shí)現(xiàn)套打，但是格式需要用戶自己調(diào)整。這個(gè)調(diào)整的工作量可不是說(shuō)說(shuō)的。倪建峰一次花了一天的時(shí)間才調(diào)整好一張報(bào)表。畢竟財(cái)務(wù)部門(mén)所需要用到的報(bào)表與憑證與其他部門(mén)的不同，都有固定的格似乎。為此，王曉只要去考察一下，系統(tǒng)中設(shè)置的默認(rèn)套打格式是否符合現(xiàn)有常用的規(guī)范格式。另外對(duì)一些靈活性要求比較大的憑證，那就不用這么嚴(yán)格的要求。這里指的標(biāo)準(zhǔn)化套打格式，是指國(guó)家有明確規(guī)定的格式，如資產(chǎn)負(fù)責(zé)表、所有者權(quán)益表、現(xiàn)金日記帳等等。

其實(shí)關(guān)于套打的功能在用友通標(biāo)準(zhǔn)版帳務(wù)處理軟件中以及功能實(shí)現(xiàn)的非常不錯(cuò)。其專(zhuān)門(mén)有一個(gè)套打的模塊來(lái)進(jìn)行套打功能的管理。而且還有與之對(duì)應(yīng)的套打表單提供。

以上功能在用友通標(biāo)準(zhǔn)版帳務(wù)處理軟件中都有類(lèi)似的實(shí)現(xiàn)。若各位讀者看了這篇文章對(duì)其中的需求還不是很清晰的話，可以下載一個(gè)用友軟件的試用版來(lái)看看。這對(duì)大家進(jìn)行軟件選型會(huì)有很大的幫助。（IT專(zhuān)家網(wǎng)）