oa辦公系統(tǒng)開發(fā)文檔

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 　　在現(xiàn)今社會公司要快速發(fā)展必須提高員工的工作效率， 工作的提高必定離不開信息化的 高度建設(shè)，為提高公司員工的工作效率并能節(jié)約辦工成本現(xiàn)提出開發(fā) OA辦公系統(tǒng)的需求。

　　1、項(xiàng)目指導(dǎo)思想

　　以“提高工作效率、節(jié)約辦工成本”為指導(dǎo)思想

　　2、項(xiàng)目目的

　　2.1 無紙化辦公： 通過 OA辦公管理系統(tǒng)的導(dǎo)入對現(xiàn)有日常辦公中的信息發(fā)布、 內(nèi)部通信、 流程審批、文檔管理、企業(yè)管理(人事、資產(chǎn)、會議、車輛、考勤) 、分布式辦公等進(jìn)行統(tǒng) 一信息化管理，真正意義上實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

　　2.2 節(jié)約運(yùn)營成本：改善了公司信息及公文流轉(zhuǎn)的效率。以前用紙張逐個(gè)部門找人簽字 的繁瑣工作，現(xiàn)在可以通過 OA系統(tǒng)快速解決;以前各基地間需要靠傳真花上幾天時(shí)間完成 的審批程序，現(xiàn)在也可以利用 OA即時(shí)解決。減少報(bào)銷時(shí)間、減少紙張用量， 完善文檔管理， 完善人力資源檔案、提高辦公效率。

　　2.3 增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力：強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對組織的控制力，及時(shí)有效 監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況; 實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)， 及時(shí)發(fā)現(xiàn) 問題并及時(shí)解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　2.4 管理公司有形、無形資產(chǎn)，初步實(shí)現(xiàn)知識管理：通過極品系統(tǒng)辦公平臺辦公用品、 圖書管理車輛管理等管理組織的有形資產(chǎn)避免流失; 員工的工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)技能， 不斷積累， 將成為組織中強(qiáng)大的共享資源， 通過對知識資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率， 也避免 因人員流動導(dǎo)致工作的脫節(jié)與貽誤， 初步實(shí)現(xiàn)對組織無形 ( 業(yè)務(wù)信息、 知識 ) 資產(chǎn)的管理， 為 公司進(jìn)一步進(jìn)行知識管理打好良好的基礎(chǔ)。

　　3、現(xiàn)狀描述

　　3.1 所有資料、文檔管理、審批等都使用最原始紙字流程，導(dǎo)致紙張的大量浪費(fèi)。

　　3.2 審批必須由專人負(fù)責(zé)，同時(shí)必須所有領(lǐng)導(dǎo)簽字，致使審批時(shí)間過長，時(shí)間大量浪費(fèi)。

　　3.3 公司沒有一個(gè)協(xié)助資源共享平臺技術(shù)交流、資源共享只能單對單傳遞無法做到資源 共享。

　　3.4 公司技術(shù)文檔、問題解決后沒有對故障情況進(jìn)行分析匯總不便于知識的積累

　　3.5 公司會議室、投影儀及商務(wù)車沒有專門的審批流程不便于統(tǒng)一安排管理

　　4、改善方案

　　4.1 對所有審批流程進(jìn)行分類管控并重新梳理審批流程， 借用 INFO平臺建立專屬于蘇州 工廠的審批流程平臺。

　　4.2 對所有公司文件、 部門文件、 管理文件等分類整理并統(tǒng)一存放在 INFO 的文檔系統(tǒng)中 并建立查詢權(quán)限。

　　4.3 建立知識庫管理系統(tǒng)，要求將各部門處理異常的問題解決方法進(jìn)行整理上傳整理建 立查詢，方便知識的積累。

　　4.4 修改 INFO中資源管理對蘇州工廠辦公室、 商務(wù)車及投影儀進(jìn)行統(tǒng)一管控讓所有人都 可查詢使用狀態(tài)。

　　5、項(xiàng)目帶來的預(yù)估經(jīng)濟(jì)效益

　　5.1 直接收益 ：

　　5.1.1 減少紙張浪費(fèi)

　　5.1.2 減少審批流程

　　5.2 間接效益

　　5.2.1 減少資料查找時(shí)間

　　5.2.2 減少同類故障重復(fù)發(fā)生的次數(shù)

　　5.2.3 方便員工進(jìn)行技術(shù)、文化、工作等相關(guān)的溝通與交流

　　6、資源需求

　　專職 OA 管理人員一名：流程測試完成需專職負(fù)責(zé) OA 后臺系統(tǒng)流程的梳理及時(shí)常故障的處理