銷售員如何協(xié)助企業(yè)建立賬目管理制度

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現(xiàn)代化企業(yè)營運資金賬目是日常廣泛存在的項目實施，并也是企業(yè)資金和價值鏈中最重要的因素之一，因此，成為了收賬款管理應從應收賬款所防范建立、銷售員全過程的管控、逾期債權的處理三方面著手，文章從這三個方面本文出發(fā)，與大家一起商討企業(yè)在銷售員過程中所管理的控制應收賬款。

如何建立合理的營運資金收款賬目分析來為企業(yè)制定對外銷售員產(chǎn)品、材料、供應及時其他因素，應向購貨單位或接受勞務的單位及其他單位收取的款項，包括應收銷售員款、其他應收款、應收票據(jù)等，是市場經(jīng)濟中的正?，F(xiàn)象，是現(xiàn)代企業(yè)日常營運過程中廣泛存在的活動企業(yè)可以通過下方的幾個觀點來加強營運資金應收賬款的管理。

一、建立信用評估體系

金融風暴引發(fā)的全球經(jīng)濟下滑的憂慮預期，勢必會減少未來市場對大宗商品的需求，在消費需求預期下降的情況下，需求能力因市場萎縮難以估量，從而對企業(yè)以往計劃已經(jīng)產(chǎn)生的庫存造成銷售員壓力，企業(yè)管理者應建立風險防范意識，避免片面追求利潤最大化，而不顧一切追求銷售員指標最大化，而放松對客戶資信狀況的調查盲目賒銷。企業(yè)可以采用5C評估法從信用品質、償還能力、資本、抵押品、經(jīng)濟狀況五個方面去評價下游客戶的資信程度，根據(jù)客戶的資信情況結合企業(yè)的銷售員政策采取不同的策略，例如對于信用好、銷量好的經(jīng)銷商定為一級，給予一定權限的賒銷額度，對于銷量及信用狀況低于一級的經(jīng)銷商定為二級，要求他們支付一定額度的保證金，對于信用狀況、銷量均低于一級、二級及企業(yè)開發(fā)的新客戶則要求發(fā)貨時先付款且款到賬上后再發(fā)貨的政策。對于資信程度較差，或者是經(jīng)營狀況缺乏可信度的客戶，企業(yè)最好不要冒險與之交易，以免給企業(yè)帶來后患。同時需要注意在企業(yè)與客戶洽談開始，到驗證、簽訂合同、開票、提貨等，各環(huán)節(jié)都要制定明確的內(nèi)部控制程序和風險跟蹤制度，對于賒銷的金額實行嚴格的授權審批制度，還要明確賒銷的責任人，明確相應的清欠責任，一旦出現(xiàn)了不正常的情況，應立刻開始調查，并采取相應的防范措施，把庫存商品積壓的風險、壞賬風險、應收票據(jù)風險減低到最低限度。

二、加強銷售員合同的管理

在每一項合同簽訂前，一方面要進行市場調研及時掌握市場信息，另一方面，對于合同的條款，合同的文本是否符合國家法律法規(guī)和國家產(chǎn)業(yè)政策，合同條款是否具體、完整、規(guī)范、履約時間、付款方式是否明確等為主要內(nèi)容進行審查，在合同中約定比較完備合理的違約責任條款，企業(yè)最好設立專門的合同評估流程，并建立明確的權限管理制度，由于企業(yè)通常會對銷量達到企業(yè)銷售員政策規(guī)模的客戶給予一定費用支持及返點政策，這兩項內(nèi)容在實行執(zhí)行過程中會涉及到賬款的直接沖抵及沖抵發(fā)票的提供，為避免業(yè)務執(zhí)行過程中給企業(yè)造成與稅法相關條款的沖突，同時增加統(tǒng)計客戶的全年銷售員額指標的難度，雙方在簽訂合同時需要事前進行必要溝通以避免未來應收賬款回收時的混亂、欠款壞賬發(fā)生、稅收清算時額外稅款成本增加、公司審計風險等。經(jīng)濟合同簽訂生效后，為了確保合同的順利執(zhí)行，避免造成公司商品積壓、資金流轉困難和銷售員貨款難以收回的局面，要求企業(yè)根據(jù)經(jīng)濟合同及時反饋合同的實際履約情況，把合同的履約率作為一項業(yè)績考核指標，做到簽訂有評估監(jiān)督、履行有跟蹤、終結有反饋的一種良性循環(huán)的機制、使每一份合同自始至終都處于規(guī)范受控的狀態(tài)、降低或避免公司的經(jīng)營風險和經(jīng)濟損失，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。實際工作中，企業(yè)可以要求銷售員人員按合同逐筆建立應收賬款臺賬，每月銷售員人員根據(jù)已回籠資金進行應收賬款臺賬的核銷工作，且每月銷售員人員根據(jù)自己的臺賬記錄與財務對賬。銷售員人員離崗前指定專人負責離崗人的一切商務工作，銷售員人員內(nèi)部調整地區(qū)范圍，其調整前的各自應收賬款由其本人負責，銷售員部經(jīng)理每月對銷售員人員的應收賬款詢證函或對賬單進行檢查，根據(jù)檢查情況提出處理意見。

三、退換貨流程管理

由于退貨及換貨涉及到應收賬款金額的確認、賬務處理及應收賬款的及時回收，因此企業(yè)為了減少和加快應收賬款的回收，應對銷售員人員在銷售員過程中發(fā)生的退貨應制定嚴格的審批制度，具體包括從倉庫收到退貨，然后交質檢部門檢驗，再由質檢人員對退貨理由進行分析后，交相關責任人審核，到最后交財務部作應收賬款沖賬處理整個環(huán)節(jié)。這樣處理可以提供企業(yè)產(chǎn)品的質量、型號是否滿足客戶的需求等信息，為企業(yè)提高產(chǎn)品質量、減少由于型號改變等原因造成的情影響銷貨款的及時回收。

四、制定應收賬款的考核辦法

為控制應收賬款的增長，降低經(jīng)營風險，解決逾期貨款，特別針對賬齡兩年以上或其他年限的應收賬款制定相應的考核辦法，加強資金回收，減少壞賬風險。企業(yè)可以指定專人負責或成立應收賬款管理小組，具體成員可以由銷售員部、財務部及專職或兼職律師組成，對有欠款的單位，企業(yè)的檢查與監(jiān)督不能僅僅停留在月末或年末時點上，而是要采取各種方法，在銷售員各個時間段都要進行監(jiān)控，銷售員要隨時關注由于經(jīng)濟環(huán)境的變化給重要的欠款企業(yè)的經(jīng)營帶來的影響，分析欠款回收的可能性，收賬成本等因素、及時作出相應的決策。企業(yè)可以定期選擇一定數(shù)量的的應收賬款寄發(fā)對賬單，銷售員為確保應收賬款對賬單的及時回收，銷售員可以將對賬單是否及時返饋回企業(yè)作為銷售員人員業(yè)績考評的一項指標以確保對賬單的回收，銷售員對于回收的對賬單由財務部專人負責檢查對賬單的返饋結果，財務部設專人定期將上月末應收賬款按賬齡打印明細表交銷售員部門，對于90天以上的應收賬款應加強重點監(jiān)控，定期分析應收賬款周轉天數(shù)異動原因以及對流動資金產(chǎn)生的影響力。

對逾期的應收賬款可以根據(jù)逾期時間的不同計算該款項的資金占用費，利率可以參照同期銀行貸款利率，也可以根據(jù)管理需要自行制定，例如逾期6個月仍未回籠的貨款，滿6個月之日起，按每月千分之一的利率計算該款項的資金占用費，并將應收賬款資金占用費作為考核業(yè)務員業(yè)績的一項指標，在每月的效益工資中扣除。要回長期欠款的，公司給予獎勵，有兩年以上應收賬款、并且無有效詢證函的地區(qū)不參加年度先進評比，不計超額獎等方法加快資金回籠，這樣可以加強銷售員對應收賬款控制工作的配合。銷售員對于需要法律支持的清欠工作可以由專職律師按法律程序執(zhí)行，同時也可以采用招標清欠等方式方法確保欠款的回收。對于壞賬的核銷也要實行嚴格的審批制度，建立檔案備查。

總之，銷售員應收賬款管理屬于流動資金管理中的一項重要內(nèi)容，縮短應收賬款周轉天數(shù)，提高經(jīng)營性活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量，特別是增加銷售員及提供勞務產(chǎn)生的現(xiàn)金流量，這是保證企業(yè)日常營運資金正常供應的一個重要因素。在全球金融風暴造成的經(jīng)濟低谷階段，加快資金回籠，增加每一元銷售員額帶來的現(xiàn)金流入將是評價一個公司營運質量好壞的重要標準。次貸危機引發(fā)的全環(huán)金融體系風暴將使人們更加清楚的意識到資產(chǎn)流動性的重要性，而作為變現(xiàn)能力較強的應收賬款的質量好壞在企業(yè)資金供應鏈中的地位日益強調。隨著金融貸款抵押物的創(chuàng)新，越來越多的內(nèi)資銀行也開始辦理原來外資銀行才辦理的以接受企業(yè)的應收賬款所有權轉移作為條件發(fā)放貸款的一項業(yè)務，而應收賬款的管理還涉及存貨周轉管理，通過存貨周轉率及存貨價值分類分析，企業(yè)可以清楚知道適銷對路的存貨品種及價值，進而在采購原材料時可以優(yōu)先集中資金進行采購適銷對路產(chǎn)品所需的材料，這樣銷售員可以減少采購資金成本占用，提高營運資金的使用效率。

應收賬款管理還應強調產(chǎn)業(yè)鏈中上下游管理概念，當今經(jīng)濟越來越強調分工合作，因此企業(yè)要密切關注在產(chǎn)銷鏈環(huán)節(jié)上的企業(yè)的經(jīng)濟狀態(tài)和生存環(huán)境，以避免由于下游企業(yè)經(jīng)營不善引起的由于貨款無法回籠而誘發(fā)的連鎖破產(chǎn)，這種狀況在現(xiàn)實世界履有發(fā)生。大多數(shù)企業(yè)將銷售員收入的完成作為年度營運考核指標之一，企業(yè)管理層為了完成股東的營運指標進而確保自己的利益得到兌現(xiàn)，會人為虛作收入虛增應收賬款或根據(jù)需要隨意沖銷或計提壞賬準備以達到調節(jié)利潤的目的，這就需要企業(yè)加強內(nèi)部控制制度，特別是加強銷售員業(yè)務流程的事前、事中、事后控制，以完善企業(yè)日常營運管理。銷售員應收賬款的企業(yè)管理還需要同稅務管理結合，稅款直接與企業(yè)的現(xiàn)金流出相關，應收賬款的收回有一個時間，但應收賬款產(chǎn)生的流轉稅增值稅每月必須按稅法規(guī)定時間上繳，這在企業(yè)的現(xiàn)金流量表上是一個強硬數(shù)據(jù)，這就要求企業(yè)將增值稅的銷項稅額必須與采購過程的進項稅額緊密配合，銷售員才能為企業(yè)合理避稅，延緩資金流出時間以爭取現(xiàn)金周轉量，達到資金相對可使用量增加和資金使用成本的降低。 

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