項目跟蹤又叫項目檢測，是指項目管理人員，依據(jù)項目的目標(biāo)和規(guī)劃，在項目運行過程中對項目狀態(tài)以及相關(guān)要素進行及時的、連續(xù)的、系統(tǒng)的記錄和報告。項目跟蹤是必要的，因為它可以證明項目的相關(guān)計劃是否可執(zhí)行，也可以說明相關(guān)計劃是否可以被完成。
一、項目追蹤面臨的挑戰(zhàn)：
一個挑戰(zhàn)可能是首先知道要追蹤哪些數(shù)據(jù)和指標(biāo)，并確定這些指標(biāo)的基線和目標(biāo)。雖然這似乎是一項艱巨的任務(wù)，但請記住，除非您是一個擁有無窮資源的大型企業(yè)組織，否則您根本無法追蹤每一個KPI?？朔@個項目追蹤挑戰(zhàn)的關(guān)鍵是選擇要仔細監(jiān)視的KPI。首先與主要利益相關(guān)者會面，以確定他們最希望從項目中獲得哪些商業(yè)利益。有了這些信息，您就會很好地了解應(yīng)該衡量哪些KPI來追蹤實現(xiàn)這些特定目標(biāo)的進度。此外，關(guān)注于可以衡量和量化的KPI。
您在項目追蹤中可能遇到的另一個挑戰(zhàn)是找到一個合適的系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以編譯、組織并提供對您正在監(jiān)視的所有數(shù)據(jù)的便捷訪問。這就是項目追蹤軟件發(fā)揮作用的地方，也是您應(yīng)該在免費項目追蹤軟件或付費方法之間權(quán)衡選擇的原因。一個項目管理追蹤工具，如泛普項目管理追蹤工具可以讓你的生活變得容易多了,提供一個集中你所有的中心正在進行的項目和組織存儲庫并與團隊成員，利益相關(guān)者，和其他既得利益方分享。
二、使用泛普軟件項目追蹤的好處
1.推動項目進度
項目一旦開始，泛普項目管理軟件會做出詳細的項目計劃，明確項目的責(zé)任人以及開始和結(jié)束時間，在項目計劃發(fā)布的同時，項目的跟蹤也要隨之開始。項目成員的執(zhí)行工作組成了項目的進度，泛普項目管理軟件及時跟蹤和管理好項目成員的工作，可以有效推動項目進度的有序進行。
2.合理分配資源
在一個項目中資源的分配情況也影響著項目的進度。而泛普項目管理軟件可以密切跟蹤項目成員的工作飽和情況，一旦發(fā)現(xiàn)哪個項目成員的工作過于飽和，可以及時反饋給資源經(jīng)理或者部門經(jīng)理，進行相應(yīng)的調(diào)整。同時，資源經(jīng)理或者部門經(jīng)理也可以通過泛普項目管理工具制定資源排期表，讓系統(tǒng)自動預(yù)警資源的分配情況，減少項目經(jīng)理的工作量，如圖，將所有員工放在這一資源排期表上，系統(tǒng)可以根據(jù)員工負責(zé)的項目任務(wù)判斷其飽和狀況，并用顏色預(yù)警。
3.監(jiān)控項目成本
項目的成本影響著項目的質(zhì)量，如果一個項目成本超過計劃太多，即使成功驗收，也很難算做一個成功項目。對項目成本的跟蹤也分為兩部分，一個是成本計劃的制定，一個是實際花費的反饋，將二者的數(shù)據(jù)進行對比，泛普項目管理軟件可以分析其中的原因，并及時調(diào)整相關(guān)計劃，從而達到降低成本、提高收益率的目的。如圖，如果利用項目管理工具，將計劃成本和通過費用單得到的實際成本匯集在一起，系統(tǒng)會自動計算其中的偏差，并用顏色示警。
使用泛普項目管理軟件您可以在一個集中的位置準(zhǔn)確地跟蹤和監(jiān)控您組織的所有項目。泛普軟件兼容并支持多種項目管理方法，包括敏捷、甘特圖和看板。一套完整的預(yù)構(gòu)建項目模板有助于確保您成功地完成每個項目。
