收票登記

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　　財(cái)務(wù)人員在收到發(fā)票時(shí)，應(yīng)該對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)，查驗(yàn)無(wú)誤將發(fā)票信息錄入到系統(tǒng)中。

　　一、在工程企業(yè)中收票登記常見(jiàn)的問(wèn)題

　　1、對(duì)收到的紙質(zhì)發(fā)票管理不規(guī)范，經(jīng)常容易出現(xiàn)遺失或者損壞，影響項(xiàng)目原始資料的完整性。

　　2、項(xiàng)目上的所有發(fā)票都直接放在一起，沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)整理，后續(xù)要查找的時(shí)候十分不便。

　　3、傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票在進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)上也十分不方便，領(lǐng)導(dǎo)要數(shù)據(jù)半天拿不出來(lái)。

　　4、收票后意味著要付款，然而在有的公司，財(cái)務(wù)人員與供應(yīng)商互相串通，私下商量條件，將發(fā)票金額填大，導(dǎo)致公司需要支付的費(fèi)用增加，財(cái)務(wù)人員從中吃回扣。

　　5、對(duì)于發(fā)票登記的真實(shí)性和完整性，缺乏規(guī)范的審核機(jī)制，當(dāng)財(cái)務(wù)人員在付款時(shí)發(fā)現(xiàn)所收到的發(fā)票有問(wèn)題時(shí)，不知道找誰(shuí)負(fù)責(zé)，各人員之間互相推諉。

　　二、系統(tǒng)的管控點(diǎn)及作用

　　1、在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中，能夠?qū)Πl(fā)票類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，比如勞務(wù)、材料、租賃、分包這幾類(lèi)，以后在進(jìn)行各類(lèi)型成本總額統(tǒng)計(jì)和開(kāi)票情況統(tǒng)計(jì)時(shí)，可以在查詢(xún)條件中直接輸入相關(guān)類(lèi)型即可，分類(lèi)查詢(xún)更加方便。

　　2、可以將收票情況與采購(gòu)、分包等業(yè)務(wù)掛鉤，查看對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商、分包商是否會(huì)開(kāi)發(fā)票，開(kāi)票是否及時(shí)等，便于之后選擇更加合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。

　　3、可以將紙質(zhì)發(fā)票拍照或者掃描后上傳到附件中，便于其他人員進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)發(fā)票真實(shí)性的監(jiān)管，避免出現(xiàn)無(wú)中生有的情況，實(shí)現(xiàn)了收票工作的透明化、陽(yáng)光化管理。

　　4、財(cái)務(wù)人員在收到發(fā)票后，第一時(shí)間應(yīng)該檢查其真?zhèn)?，然后將發(fā)票的詳情錄入系統(tǒng)中，在填報(bào)人處寫(xiě)上自己的名字，表明自己對(duì)發(fā)票的真?zhèn)呜?fù)責(zé)，然后提交給財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、工程部領(lǐng)導(dǎo)以及公司總經(jīng)理進(jìn)行審核，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)保證自己職權(quán)范圍內(nèi)的信息準(zhǔn)確、合法，日后發(fā)現(xiàn)發(fā)票真?zhèn)斡袉?wèn)題時(shí)，通過(guò)審批記錄可以將責(zé)任落實(shí)到人頭。

　　5、在傳統(tǒng)的審核模式下，財(cái)務(wù)部需要拿著發(fā)票和其他紙質(zhì)手續(xù)文件跑到各個(gè)辦公室去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，碰上領(lǐng)導(dǎo)不在辦公時(shí)，嚴(yán)重耽誤審批進(jìn)行，進(jìn)而耽誤付款進(jìn)度，并且一般的項(xiàng)目部和總公司都是分屬異地，審核更加不便。通過(guò)泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)，審核工作都是在線(xiàn)上進(jìn)行，財(cái)務(wù)人員保存并提交審核后，財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)打開(kāi)系統(tǒng)就可以查看待審批信息，點(diǎn)進(jìn)去進(jìn)行審批，然后傳遞到下一個(gè)審批人的系統(tǒng)中，審核時(shí)效性大大提高。

　　三、泛普軟件中的收票登記單據(jù)

　　在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中，由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)收票工作并填寫(xiě)此單據(jù)。

　　1、基本信息

　　收票登記單據(jù)主要包含開(kāi)票類(lèi)型、項(xiàng)目名稱(chēng)、收款單位、付款單位、發(fā)票類(lèi)型、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票金額、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)、地址電話(huà)、納稅人識(shí)別號(hào)、填報(bào)人、日期等內(nèi)容。

　　2、附件上傳

　　可以將紙質(zhì)發(fā)票拍照或者掃描上傳到附件中，其他人員想查詢(xún)發(fā)票時(shí)，直接在系統(tǒng)中就可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票同時(shí)查詢(xún)，數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性都能得到保證。支持txt、pdf、office文件以及各類(lèi)圖片格式等上傳。

　　3、單據(jù)審批

　　支持對(duì)收票登記進(jìn)行多級(jí)審批，首先由填寫(xiě)單據(jù)的人員提交審批，然后根據(jù)公司的具體情況，分別由財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核，還可以查看完整的審批流過(guò)程。

　　四、泛普軟件中的收票登記列表

　　收票登記列表主要顯示所有的收票登記單據(jù)。

　　1、在列表中支持多種自定義查詢(xún)條件，支持模糊查詢(xún)，支持將常用查詢(xún)條件進(jìn)行保存。假如想查詢(xún)某個(gè)供應(yīng)商一共開(kāi)了多少次發(fā)票時(shí)，就可以通過(guò)篩選供應(yīng)商進(jìn)行查詢(xún)，在輸入供應(yīng)商名稱(chēng)的時(shí)候不用輸入全稱(chēng)，只需要輸入關(guān)鍵詞即可，如下圖所示。

　　2、還能將查詢(xún)出來(lái)的列表導(dǎo)出成Excel格式，在Excel表中進(jìn)行編輯整理，比如將收票登記單和材料付款單都導(dǎo)出來(lái)，比對(duì)標(biāo)記未付款的業(yè)務(wù)。

　　3、能將查詢(xún)出來(lái)的列表打印出來(lái)，裝訂封存。

　　4、通過(guò)點(diǎn)擊報(bào)表中的藍(lán)色字體，可以直接鏈接到對(duì)應(yīng)詳細(xì)信息中，實(shí)現(xiàn)快速聯(lián)查。比如點(diǎn)擊發(fā)票號(hào)碼就可以進(jìn)入該發(fā)票登記的詳情頁(yè)，點(diǎn)擊收票單位就可以進(jìn)入該單位的信息詳情頁(yè)。