怎樣才能高效的管理好名片

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名片是公司及職場(chǎng)人士最重要的資產(chǎn)，尤其對(duì)于服務(wù)業(yè)及從業(yè)人員而言，做好名片管理，等于是建立自己的人際網(wǎng)絡(luò)，也使人脈能夠有條理地?cái)U(kuò)展、延伸出去。    主要用途  要管理好收到的名片，首先要全面理解名片的主要用途，其可分為常規(guī)用途和特殊用途兩大類。  1. 常規(guī)用途   a. 自我介紹。見面時(shí)名片是最重要的自我介紹輔助工具。在初次與交往 對(duì)象見面時(shí)，除了必要的口頭自我介紹外，還可以使用名片進(jìn)行身份的介紹。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_身份，而且還可以節(jié)省時(shí)間強(qiáng)化效果。  b. 結(jié)交他人。在社交中若想要結(jié)識(shí)某人，通常以名片表示結(jié)交之意。主 動(dòng)遞交名片給初識(shí)之人，既意味著友好信任，又暗含“可以交個(gè)朋友嗎”之意。在這種情況下，對(duì)方一般會(huì)“禮尚往來(lái)”，從而完成雙方結(jié)交認(rèn)識(shí)的第一步。  c. 保持聯(lián)系。大多名片都印有其聯(lián)絡(luò)方式。名片可以時(shí)刻提醒持有人誰(shuí) 是誰(shuí)，如何與他人聯(lián)系，從而促進(jìn)認(rèn)識(shí)和交往。  d. 通報(bào)變更。若變換了單位、調(diào)整了職務(wù)、改動(dòng)了電話號(hào)碼或者公司喬 遷至新址后，都會(huì)重新制作自己的名片。向慣常的交往對(duì)象遞交新名片，可以把本人的最新情況通報(bào)對(duì)方，以一種更簡(jiǎn)單的方式避免聯(lián)系上的失誤，也可以顯示自己對(duì)他人的尊重。  2. 特殊用途  a. 簡(jiǎn)短留言。拜訪某人或需要向某人傳達(dá)信息而對(duì)方不在時(shí)，可留下自 己的名片并在名片上簡(jiǎn)單寫上具體事由，然后委托他人轉(zhuǎn)變。  b. 介紹他人。如欲向自己相識(shí)之人介紹某人亦可使用名片。   c. 充當(dāng)禮單。以私人身份向他人饋送禮品或花卉時(shí)，可將本人的社交名 片充當(dāng)禮單，置于禮物或花卉包裝之內(nèi)。  d. 拜會(huì)他人。初次前往他人居所或工作單位進(jìn)行拜訪時(shí)，可將本人名片 交由對(duì)方的門衛(wèi)、秘書或家人，轉(zhuǎn)交給被拜訪者，以便對(duì)方確認(rèn)“來(lái)系何人”，并決定見與不見。這種做法比較正規(guī)，可避免冒昧造訪。   名片類型  整體而言，名片可以分為紙質(zhì)名片與數(shù)字名片兩大類。  紙質(zhì)名片就是最為傳統(tǒng)的謁見、拜訪或訪問時(shí)用的小卡片，上面印有個(gè)人的姓名、地址、職務(wù)、電話號(hào)碼、郵箱等。它們有的是橫式名片，豎式名片或折卡名片，有的是單面印刷，有的是雙面印刷，有的是單一語(yǔ)言，有的是雙語(yǔ)呈現(xiàn)，有的只包含卡片持有人的基本信息，有的則附加了其所在公司的產(chǎn)品介紹，經(jīng)營(yíng)理念或企業(yè)文化等。  數(shù)字名片是運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)、數(shù)字多媒體合成技術(shù)，用文字、圖片、視頻、聲音等信息整合方式介紹政府、企業(yè)、單位及個(gè)人的"多媒體名片"，是當(dāng)今數(shù)字信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的一種新生事物。  1. U盤名片/光盤名片 它是運(yùn)用現(xiàn)代化高科技手段融入視頻和聲音等 多媒體元素，把企事業(yè)單位的文字、圖片、視頻、聲音等宣傳資料整合成一種自動(dòng)播放的多媒體文件刻錄到名片大小的光盤內(nèi)，U盤名片是名片和企業(yè)宣傳畫冊(cè)的結(jié)合體。其優(yōu)勢(shì)在于電子名片容量大，如果控制合理的話可以存放1000頁(yè)A4幅面的內(nèi)容，應(yīng)用范圍比傳統(tǒng)紙質(zhì)名片和印刷畫冊(cè)更廣泛，更便捷，更直觀，更充分，適于政府招商引資、推介會(huì)、促銷會(huì)、企業(yè)宣傳等。          2. 維條碼名片 此類名片上沒有我們常見的職業(yè)職務(wù)、手機(jī)、電話、信 箱、地址等信息，右下方有形如“馬賽克”的正方形花紋圖案--二維條形碼，具備二維條碼識(shí)別功能的手機(jī)掃描條碼，便可立即解析整張名片的文本信息，包括名片人姓名、職務(wù)、電話、地址、和郵箱等事先錄入的信息內(nèi)容，這些信息便于存入手機(jī)，還能作為郵件直接發(fā)送。其優(yōu)勢(shì)在于它只需用手機(jī)攝像頭掃描名片上的條碼，便能快速、準(zhǔn)確地將名片上的姓名、電話等個(gè)人資料錄入手機(jī)中，可保存，也可發(fā)送，省去繁瑣的文字錄入過(guò)程。應(yīng)用在商務(wù)交流中，更能體現(xiàn)企業(yè)實(shí)力、對(duì)客戶的尊重、更利于溝通實(shí)效，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展更有助于實(shí)現(xiàn)移動(dòng)商務(wù)。    3. 數(shù)字身份證名片 它是數(shù)字身份證是身份認(rèn)證方式的一種，指先在身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)注冊(cè)申請(qǐng)獲取數(shù)字身份和密鑰，并用此數(shù)字身份、密鑰簽發(fā)文件，別人也可此身份機(jī)構(gòu)求證你簽發(fā)文件的身份，在此身份認(rèn)證系統(tǒng)建立的個(gè)人身份信息即數(shù)字身份證標(biāo)識(shí)式名片。其運(yùn)用“雙鑰”識(shí)別印證原理，即在企業(yè)、單位、個(gè)人在互相信息交往中，先用公鑰向接受者信任的身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)注冊(cè)身份，獲取身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)所發(fā)數(shù)字證書，用密鑰對(duì)文件簽名后，把此數(shù)字證書、簽發(fā)文件及簽名一起發(fā)給接受者，接受者向身份認(rèn)證機(jī)構(gòu)求證是否與你注冊(cè)的簽發(fā)密鑰相吻合，由此來(lái)確定你的身份。數(shù)字身份證--網(wǎng)絡(luò)通訊簿--網(wǎng)絡(luò)通訊錄，即將需要保存的聯(lián)系人和聯(lián)系記錄通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，以備自己隨時(shí)隨地查詢的通訊錄。系統(tǒng)可通過(guò)存儲(chǔ)對(duì)方的數(shù)字身份證名片實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)系人信息保持，永久獲得對(duì)方最新聯(lián)系方式，并可進(jìn)行群組二 級(jí)分類管理，實(shí)現(xiàn)人脈網(wǎng)絡(luò)的輕松管理。還可通過(guò)非通訊錄方式記錄 在網(wǎng)上，避免因手機(jī)、名片等物品的丟失而遺失對(duì)方的聯(lián)系方式。其優(yōu)勢(shì)在于它突破了傳統(tǒng)光盤的圓形外觀，抗磨損、攜帶方便、傳遞性 高、資訊數(shù)位化、信息量大、流通率高、高科技感。此外，它的獨(dú)一無(wú)二特性，使得盜版不易、穩(wěn)定度高、保存易、收藏簡(jiǎn)便、兼具流行性時(shí)尚個(gè)性、高附加價(jià)值。          管理方法  鑒于名片類型不同，主要表現(xiàn)在它們的信息容量，輸入、儲(chǔ)存方式上，其管理方法也會(huì)有所不同，紙質(zhì)名片可能主要采用傳統(tǒng)的名片簿，而數(shù)字名片則主要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)ｉT的名片管理軟件進(jìn)行管理，此外對(duì)于二維碼名片還需要配備專門的二維碼識(shí)別器等，但是無(wú)論怎幺，要有效管理這些名片，使其方便查找，首先都需要將它們進(jìn)行分類規(guī)整，以下提供幾種分類方法。   1. 按人脈資源的性質(zhì)分。 2. 按行業(yè)分。  3. 按部門分。  4. 按地域分類，比如：洲—地區(qū)—國(guó)家—省份—城市       若名片管理是針對(duì)某一個(gè)部門的，比如人力資源部，那么可以做兩種分法。 第一，將所受到名片中涉及HR的部分單獨(dú)歸為一類，剩下的則按以上四種方法進(jìn)行分類。第二，在以上四種方法分類的基礎(chǔ)上，把HR部門的名片放在最前面，其他的則按照部門、職位級(jí)別等排列開來(lái)。  除了將名片合理歸類，要有效管理它們，還需要工作人員注意以下原則：   1. 將名片信息輸入計(jì)算機(jī)，用Excel的表格管理，這樣紙質(zhì)的名片不僅有 了備份，還方便名片的查找——Excel里面只要按Ctrl+F便會(huì)跳出查找對(duì)話框，在里面輸入關(guān)健字，不管名片有上千上萬(wàn)份都能輕松找到。 2. 冷門名片應(yīng)保留起來(lái)，以被不時(shí)之需。為避免名片生熟不分，混淆難找， 冷門名片歸類另外擱置。  3. 出差、外出應(yīng)隨身攜帶名片薄或相關(guān)數(shù)據(jù)。  4. 定期整理名片，設(shè)定一個(gè)名片理事周期半個(gè)月、三個(gè)月或半年，依據(jù)聯(lián) 絡(luò)的頻率篩選出較少與較常聯(lián)絡(luò)的名片，并且留意名片主人的最新動(dòng)向，例如，是否已經(jīng)升遷、跳槽等等。