搞個(gè)如何整理時(shí)間表

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估算“自由時(shí)間”
管理者總會(huì)覺(jué)得時(shí)間不夠用，實(shí)際上，不是時(shí)間不夠用，是方法不得當(dāng)。有效的管理者，第一步應(yīng)先估計(jì)究竟有多少“自由時(shí)間”，然后保留相當(dāng)分量的一段連續(xù)性的整塊時(shí)間。一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情“蠶食”保留的時(shí)間時(shí)，立刻分析自己的時(shí)間記錄，將其中比較次要的工作重新過(guò)濾。具體的做法是:
第一步，記錄時(shí)間耗用的實(shí)際情形。要了解時(shí)間是怎樣耗用的，我們必須先記錄時(shí)間。在處理某一工作的“當(dāng)時(shí)”要立即記錄，而不能事后憑記憶補(bǔ)記。許多有效的管理者都有這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來(lái)檢討。有效的管理者往往以三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。半年之后，他們會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂，浪費(fèi)在種種無(wú)謂的小事上。經(jīng)過(guò)練習(xí)，他們?cè)跁r(shí)間的利用上必有進(jìn)步。管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)。
第二步，做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，盡可能將這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除。要做到這一步，可以試問(wèn)自己下列幾個(gè)問(wèn)題:
1.什么事根本不必做?有些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無(wú)助于成果。將時(shí)間記錄拿出來(lái)，逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問(wèn)：“這件事如果不做，會(huì)有什么后果？”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”，那么這件事應(yīng)該立刻取消。
許多大忙人，天天在做一些他們覺(jué)得難以割舍的事，比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)，而這些工作，他們本身既不感興趣，做得也不夠精彩。但他們得承受這些負(fù)擔(dān)，一年又一年，就像從天而降的災(zāi)難一樣躲也躲不了。其實(shí)，對(duì)付這類事情，只要審度一下對(duì)組織有無(wú)貢獻(xiàn)，對(duì)他本人有無(wú)貢獻(xiàn)，或是對(duì)對(duì)方的組織有無(wú)貢獻(xiàn)。如果都沒(méi)有，就要謝絕。
2.時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果？我從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)一位管理者，在檢討過(guò)自己的時(shí)間記錄后，還不改變自己的習(xí)慣，將不必親自處理的事交給別人。只要翻閱一下時(shí)間記錄，他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時(shí)間全用在不必要的事上了，而對(duì)于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過(guò)的事，他卻沒(méi)有時(shí)間處理。其實(shí)他如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就行了。
3.還有一項(xiàng)浪費(fèi)時(shí)間的因素，是管理者自己可以控制和消除的，這項(xiàng)因素是：管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間。這種現(xiàn)象并不明顯，但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來(lái)：去問(wèn)問(wèn)你的下屬。即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi)。許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間，然而他們卻不敢面對(duì)浪費(fèi)別人時(shí)間的問(wèn)題。殊不知即使有了錯(cuò)誤，也能很快彌補(bǔ)。大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，工作效率就提高了。
自由支配的時(shí)間
管理者在做過(guò)時(shí)間記錄和分析后，就會(huì)了解有多少時(shí)間可以自由支配，又有多少時(shí)間可以用在能產(chǎn)生貢獻(xiàn)的大事上。
我曾擔(dān)任某銀行顧問(wèn)，研究該行高層管理的結(jié)構(gòu)。這家銀行的總裁是我認(rèn)識(shí)的主管中最善于管理時(shí)間的。我每月與他會(huì)談一次，每次他都只給我一個(gè)半小時(shí)。過(guò)了大約一年，我終于忍不住問(wèn)他：“總裁先生，為什么我們談話都以一個(gè)半小時(shí)為限？”他回答：“我的注意力只能維持一個(gè)半小時(shí)。不管研究什么問(wèn)題，超過(guò)了這個(gè)限度，我的談話就沒(méi)有任何新意了?？扇绻麜r(shí)間太短，我恐怕會(huì)掌握不住問(wèn)題的重心?！?br /> 每次會(huì)談，我發(fā)現(xiàn)都未被打斷，問(wèn)及原因，他說(shuō)：“我的秘書知道，在我思考問(wèn)題時(shí)，絕不許任何人打擾。然后，我再以半小時(shí)接聽(tīng)電話，接待訪客。我這樣安排也是一種冒險(xiǎn)，說(shuō)不定在我們談話時(shí)，真會(huì)有什么天大的事發(fā)生呢?！?br /> 然而，即使像他這樣一位自律極嚴(yán)的管理者，也常常得至少花費(fèi)一半時(shí)間，來(lái)處理許多次要而不一定有意義的事，例如接待“順道來(lái)訪”的重要客戶，參加不一定非他參加不可的會(huì)議，批閱不必由他批閱的公文之類。
一位管理者的職位越高，其不能自行支配的時(shí)間也越多。組織的規(guī)模越大，其用于維系組織運(yùn)行，而非發(fā)揮組織功能及生產(chǎn)的時(shí)間也一定越多。
卡爾森教授在他的研究報(bào)告中曾提到一位最有效的管理者。他每天上班前總有90分鐘時(shí)間留在家里，不接電話，專門從事研究工作。這種做法，會(huì)比每天晚飯后再花3小時(shí)處理的方式好得多。
會(huì)議管理的技巧
公司高管時(shí)間寶貴，但是卻偏偏有人在浪費(fèi)他們的時(shí)間，如何讓高管的時(shí)間不再浪費(fèi)？高層管理團(tuán)隊(duì)只要在擬定會(huì)議議程和安排會(huì)議結(jié)構(gòu)的方式上做一些變動(dòng)，就會(huì)使會(huì)議效率和效果大為改觀。
一、 將運(yùn)營(yíng)議題和戰(zhàn)略議題分開(kāi)處理
許多高層會(huì)議的議程常常被日常的運(yùn)營(yíng)問(wèn)題所“淹沒(méi)”，而留給重大戰(zhàn)略的討論時(shí)間非常少。而針對(duì)運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略問(wèn)題分別召開(kāi)會(huì)議，可以避免這種現(xiàn)象。
二、 專注于決策，而不是討論
要讓高層會(huì)議更多地專注決策，只需一些看似平淡無(wú)奇的改變。例如，英國(guó)吉百利史威士公司只對(duì)它的高層會(huì)議做出了兩項(xiàng)小改動(dòng)，就大大提高了決策的質(zhì)量和速度：一是要求所有的閱讀材料至少在開(kāi)會(huì)的前5天分發(fā)給參會(huì)者，讓參會(huì)者能盡早熟悉重要的戰(zhàn)略議題；二是在閱讀材料上附一張標(biāo)準(zhǔn)封面，標(biāo)明會(huì)議目的——分享信息、討論和辯論，還是行動(dòng)和決策，從而給議題留出更多的時(shí)間。
三、 評(píng)估每個(gè)議題的真正價(jià)值，把更多的時(shí)間花在價(jià)值高的議題上
議題一旦確定，就需要以明確的方式解決。這個(gè)流程包括一份清晰的時(shí)間表，其中詳細(xì)地指明團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)何時(shí)以及如何就每項(xiàng)議題形成決策、最終戰(zhàn)略的審批必須有哪些成員參加等等。
四、 將真正不同的選擇擺在桌面上
管理層在對(duì)任何戰(zhàn)略進(jìn)行討論或?qū)徟?，必須至少接?個(gè)不同的備選方案，這樣才能盡量保證不會(huì)遺漏或忽略一些可能更合適的方法。按照勞埃德TSB銀行的前董事長(zhǎng)皮特曼的話來(lái)說(shuō)：“如果想對(duì)你要接受的東西有把握，你就必須弄清你要拒絕的是什么?！?/p>

以上是"搞個(gè)如何整理時(shí)間表"的內(nèi)容，本文的主題是“管理者在做過(guò)時(shí)間記錄和分析后，就會(huì)了解有多少時(shí)間可以自由支配，又有多少時(shí)間可以用在能產(chǎn)生貢獻(xiàn)的大事上。”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 如何管理好自己的時(shí)間 既勞逸結(jié)合又勞有所得, 什么是受干擾驅(qū)動(dòng), 工作習(xí)慣助力事業(yè)成敗, 感謝您對(duì)本站的支持。

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