計世獨家：杭州OA招標選型走穩(wěn)第一步

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【計世獨家】編者按: 經(jīng)過幾年的發(fā)展， 杭州OA軟件廠商和企業(yè)用戶都逐漸趨于理性，概念性的炒作宣傳之后，到了真正開始大量部署實施的階段。然而統(tǒng)計數(shù)字顯示，80％杭州OA項目失敗的根源在于招標與選型沒有做好。目前做EPR的軟件公司很多，但良莠不齊、各有所長，這些公司所說的和所做的、用戶看到的和聽到的未必一樣，正因為如此，招標才成為必要。本期招標選型欄目主要圍繞杭州OA項目初始階段的幾項關鍵工作做出詳細介紹，以利杭州OA項目的第一步走穩(wěn)、走實。

招標是杭州OA項目立項后的首要工作，也是項目選型前的關鍵工作。

不少企業(yè)認為實施杭州OA就是買一套軟件，根本不把它當做一個項目看待，更不會把實施杭州OA當做改善管理的契機，沒有給予足夠的重視。說到底，這是由企業(yè)領導人的理念決定的，應想清楚實施杭州OA是為解決面子問題還是肚子問題，如果是解決面子問題，招標無疑會流于形式、有失公正。

一般來說，企業(yè)實施杭州OA 的方式有自主開發(fā)、合作開發(fā)和購買成型軟件這三種方式。其中自主開發(fā)和合作開發(fā)都需要企業(yè)有比較強大的研發(fā)能力，而且有足夠的時間和經(jīng)費，所以，企業(yè)一般以購買軟件為主。招標采取科學的程序將項目需求廣而告之，再擇優(yōu)錄取，最終經(jīng)過用戶和廠商的一系列接觸、談判等活動，完成合作。具體執(zhí)行上，可以由企業(yè)自己主持招標，也可以委托其他有經(jīng)驗的單位或機構主持招標。

找準問題 量化指標

作為招標企業(yè)，首先要弄清楚自己的整體需求，明白自己想要什么，做到心中有數(shù)，然后再展開招標工作。當然，這個整體需求并不代表項目的最終需求或詳細需求，當投標方中標并簽訂項目合同后，必須以此為依據(jù)，與招標公司共同進行詳細的需求分析，并編寫《系統(tǒng)需求分析說明書》。

招標很重要的一環(huán)是起草招標書。招標書的框架大同小異，首先招標方需要對企業(yè)進行介紹并說明項目內(nèi)容，包括項目概況、項目實施的范圍及各系統(tǒng)內(nèi)容。重點是項目需求，要讓人明白項目要做什么，以及要實現(xiàn)的目標。實施杭州OA的企業(yè)可能原因不盡相同，目的也可能不只一個，但需要在項目需求里盡可能具體地分析，將問題找準、將指標量化，只有這樣招標質量才能提高，后期雙方合作才能基礎牢固。

審核投標人資質及標書細節(jié)

用戶對投標人資質的審核無外乎包括以下三項: 1. 公司的合法性和正規(guī)性; 2. 公司實力，包括資本、人才和財務經(jīng)營指標; 3. 項目能力，包括成熟的杭州OA解決方案及自主產(chǎn)品介紹，以及在同行業(yè)中軟件開發(fā)及項目實施的經(jīng)驗和案例。對投標人的資質審核可以初步篩掉一些不合格或不合適的軟件廠商。

最后，招標方要通報一些注意事項和聯(lián)絡方式。比如投標書的投遞形式和截止時間，交代投標書要附帶電子文檔光盤，便于在接到投標書后組織審查和評定; 還會指明將選出多少家投標人進行第二階段的講標、演示及考察，屆時招標方會電話通知被選中者。

作為招標方，還要保證對所有標書保密，無論投標人是否中標，招標公司都有權利對投標書進行處理，不再返還投標人。在招標書的最后，要注明招標方的公司地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人等信息。為了穩(wěn)妥起見，最好在投標日期結束前，設立項目說明會和標書答疑環(huán)節(jié)，可采取公開的方式，也可設立專用電話、郵箱等，進行一對一溝通。

招標書擬好并經(jīng)確認后，企業(yè)就可以進行發(fā)布。發(fā)布的途徑既要廣泛又要對口，可以選擇報刊及網(wǎng)站為招標發(fā)布的主要媒體，其中網(wǎng)站可以是公司網(wǎng)站、專業(yè)信息化網(wǎng)站及相關招投標網(wǎng)站。同時，可以配合電話、郵件、信函等形式與主要杭州OA廠家聯(lián)系，發(fā)出招投標邀請函。