蘇明裝飾有限公司充分利用OA辦公系統(tǒng)

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　　蘇州蘇明 裝飾 有限 公司

　　蘇州蘇明 裝飾 有限 公司 充分利用OA辦公系統(tǒng)與其它軟件的有機結(jié)合，建立了適合 建筑 裝飾 企業(yè)實際的管理流程，實現(xiàn)了企業(yè)行政辦公無紙化、信息溝通渠道暢通、遠程辦公零距離，以最少的投入獲得了最高的效率，為 建筑 企業(yè)的信息化工作作出了有益的探索。

　　一、 公司 目前信息化工作基本情況

　　1.辦公系統(tǒng)及各類軟件的應用情況。主要依靠OA辦公系統(tǒng)運行，目前已實現(xiàn)了各類通知、請示流程、發(fā)文流程、采購流程、用品計劃審批、用章審批流程、內(nèi)部信息發(fā)布及溝通、網(wǎng)上調(diào)查等工作無紙化。建立了合格供應商信息庫、合格分包商信息庫、客戶信息服務平臺，為下一步實現(xiàn)工程項目管理控制開好了頭。“電子辦公桌” 已經(jīng)成為 公司 領導層以及部門間溝通和協(xié)同辦公的不可或缺的必要工具。

　　各類軟件的應用：

　　(1)財務軟件：博科財務管理軟件(主要方便快捷的管理 公司 所有的賬目等)。

　　(2) 設計 軟件：3D MAX 8.0、Photoshop CS9.0和AutoCAD 2006軟件。

　　(3)辦公軟件：一點智慧軟件(工程預算使用)、office2003系列軟件(Word、Excel、Power Point、Access、SQL數(shù)據(jù)庫)等。

　　2.各類機器設備的裝備情況

　　網(wǎng)絡方面：

　　為確保 公司 信息化工作的順利而快速的發(fā)展， 公司 還建立起了安全而又先進的網(wǎng)絡系統(tǒng)，現(xiàn)有4條快速的中國電信千兆寬帶網(wǎng)速、專業(yè)的方正硬件防火墻、正版瑞星殺毒軟件、8個VLAN網(wǎng)段和4個專業(yè)服務器分三個機房進行控制。

　　其他硬件：

　　(1) 公司 使用數(shù)字化的門禁系統(tǒng);

　　(2)8個打印共享服務器和打印機分別為各個部門實現(xiàn)了網(wǎng)絡共享打印;

　　(3)數(shù)字化監(jiān)控系統(tǒng)(25個攝像探頭24小時不間斷的監(jiān)控)和音響系統(tǒng);

　　(4)通過LED顯示屏及時發(fā)布 公司 重大信息;

　　(5) 公司 所有的電腦上都安裝了正版的瑞星殺毒軟件，確保了 公司 所有電腦系統(tǒng)的安全;

　　(6)利用網(wǎng)絡域控技術來嚴格管理 公司 的重要資源和實現(xiàn)內(nèi)部資源共享，大大提高了工作效率;

　　(7)DVD刻錄和硬盤自動熱備等方法對 公司 的重要資料進行及時備份;

　　(8) 公司 還推行了“網(wǎng)絡在線培訓工程”， 公司 通過引進“視訊365工程”進行對 公司 的各個層次的領導及員工進行遠程教育培訓，可以進行隨時的培訓，大大提高了員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

　　(9)有專業(yè)的人員進行網(wǎng)絡管理與設備維護。

　　3.用戶使用情況：

　　截止目前已經(jīng)開通OA用戶223個，涉及人員從 公司 管理層面到重點工程項目部，平均每天登錄的人數(shù)達到80% 。員工之間積極的互動和交流，做到領導員工零距離辦公，加強了各分 公司 、各部門、員工之間的團隊協(xié)作能力。

　　二.信息化工作中的主要收獲

　　1.實現(xiàn)了辦公無紙化，為 公司 節(jié)省了大量的開支成本。

　　2.實現(xiàn)工作流程的自動化、自定義工作流，提高辦事效率，實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可查的精確化管理，從而減少工作風險。

　　3.實現(xiàn)移動遠程辦公，實現(xiàn)不同地點、不同分支機構協(xié)同辦公。隨地辦公及信息多種渠道的溝通和信息安全共享的機制，提高工作效率和質(zhì)量。

　　4.做到領導員工零距離辦公，加強各分 公司 、各部門、員工之間的團隊協(xié)作能力。

　　5.建立內(nèi)部的通信與協(xié)作平臺，使員工有效、快捷地溝通。

　　6.實現(xiàn)了文檔的自動化管理，使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、瀏覽共享和使用，同時方便快捷的查找。

　　7.實現(xiàn)了 公司 資源的快速、有效的整合，實現(xiàn)統(tǒng)一、便捷輕松的管理。

　　8.輔助辦公管理，辦公用品管理(包括申請、領用、查詢等)。

　　9.實現(xiàn) 設計 資料的有效監(jiān)管。

　　10.建立節(jié)約型組織，大大降低 公司 成本。

　　三、信息化工作中的主要做法

　　1.領導重視，組織落實

　　信息化工作是對我們傳統(tǒng)觀念的挑戰(zhàn)，是對我們傳統(tǒng)工作方法的革命。 公司 高層領導對信息化工作給予了高度重視和大力支持，特別是 公司 朱總經(jīng)理非常支持和關注 公司 的信息化工作，曾多次在開會的時候，鼓勵大家使用OA系統(tǒng)辦公，充分利用OA系統(tǒng)的資源，并對個別不重視使用OA的中層干部提出批評。最關鍵的是領導帶頭使用OA系統(tǒng)辦公，并組織落實各部門的每位員工積極使用OA系統(tǒng)進行交流與辦公，同時還加以監(jiān)督和提醒多關注OA系統(tǒng)中的信息。

　　2.培訓為先，服務到位

　　推廣信息化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))的使用，首先要讓大家會使用OA系統(tǒng)。首先就是必須進行系統(tǒng)的OA功能的應用培訓。培訓分兩種：一種是集中性的培訓講解;一種是針對性的一對一培訓講解。這樣可以更好更快的達到讓每位員工都能了解和掌握OA系統(tǒng)功能，因為再集中培訓的過程中不能滿足所有員工的需要，每個人的接受能力都不一樣。傳統(tǒng)的工作模式，已經(jīng)形成了習慣，再加上 公司 部分員工對電腦的基本操作還有困難，所以針對性的培訓是必不可少的。這樣才慢慢的使 公司 的所有員工對OA系統(tǒng)形成一種習慣。

　　良好的服務也是推廣OA系統(tǒng)的重要工作，在平時的電腦網(wǎng)絡和OA系統(tǒng)的維護工作中，發(fā)現(xiàn)沒有登陸OA系統(tǒng)的員工加以提醒和培訓，對沒有使用OA的員工進行隨時隨地的耐心的咨詢收集信息，隨時隨地解決他們對OA的看法，特別是對不會使用OA的員工要更加耐心的指導他使用，慢慢的提高 公司 每位員工的使用積極性?？傊?，對所有不習慣使用OA系統(tǒng)的員工都要做到引導、培訓、回訪、跟蹤、監(jiān)督、提醒這幾個環(huán)節(jié)。這樣不斷的堅持推廣下去。

　　3.分項推進，逐步完善

　　我們的做法是從建立和完善工作流程作為切入口。建立一項、推進一項、完善一項。按照工作的輕重緩急，有計劃、有目的逐項建立，逐項推進，在推進的過程中逐步完善流程和功能。

　　(1)從OA系統(tǒng)功能入手進行逐步推進。首先通過建立 公司 的各項常用的工作流程開始著手。按照從常用到不常用的順序進行建立流程。首先，建立起 公司 的《紅頭文件審批流程》、《大型采購流程》、《一般采購流程》《月計劃辦公用品請示》建立。打破傳統(tǒng)的人工拿著文件一個一個的找每位領導進行審批過程，最后確認發(fā)放下去。各領導在總經(jīng)理的帶領下嚴格把關使用OA進行上報審批。剛開始大家有些不習慣，但逐步逐步地是第一個流程使用結(jié)束，接著第二個、第三個…… 慢慢地大家就習慣了，感覺到了方便快捷，少走冤枉路。從而逐步建立和完善了 公司 日常工作流程。目前所有 公司 內(nèi)部的行政工作流程(33個)必須通過OA系統(tǒng)上報審批，朱總已不再接受書面的審批資料。

　　其次，營造使用OA的興趣，針對員工特點，建立了OA系統(tǒng)的內(nèi)部 論壇 和網(wǎng)上投票功能。選擇熱門的話題版塊，先后建立起：【蘇明動態(tài)】【 設計 交流】【炊事班的故事】【OA系統(tǒng)操作交流】【攝影交流】【灌水樂園】【美食天地】【汽車樂園】【體壇風云】【娛樂影音】【你來我往】【美容健身】【 情感天地】【 施工 交流】【 設計 項目】【電腦社區(qū)】【小說笑話】等17個熱門版塊，同時還通過舉辦《優(yōu)秀版主和精華帖爭霸賽》活動，并設立精美的獎品。進一步地調(diào)動了大家的對OA系統(tǒng)的積極性，使枯燥的工作平臺變得更加豐富多彩。

　　最后，為加快推進 公司 信息化工作，滿足 公司 全面發(fā)展的需要，首先是對OA系統(tǒng)的客戶端進行擴充。然后分發(fā)客戶端，對有條件使用OA 的用戶進行全部分發(fā)用戶。進行推廣OA功能“網(wǎng)絡硬盤” 、“我的任務” 、“常用流程” 。并建立起各個條線完整的“網(wǎng)上鄰居”，實現(xiàn)資源遠程網(wǎng)絡共享和及時了解 公司 各方面的信息。

　　(2)從 公司 信息化工作的進展來逐步實現(xiàn)上述功能的推廣。首先是在 公司 行政辦公部門層面上進行推廣執(zhí)行;其次是在各分 公司 內(nèi)部也同樣實現(xiàn)推廣;最后是對各 公司 的重點項目部進行推廣執(zhí)行使用。

　　現(xiàn)在， 公司 正在為各分 公司 再次建立起一套適合各部門、各分 公司 內(nèi)部所需的各項流程和請示審批，完善和推進各個階層的信息化工作。

　　四、信息化工作的任務與方向

　　不久前，中裝協(xié)下發(fā)了《關于加強 建筑 裝飾 行業(yè)信息化建設的指導意見》。這個《意見》立意高遠，緊密結(jié)合 建筑 裝飾 企業(yè)的發(fā)展趨勢，為我們的信息化工作指明了方向。我們認真組織了學習，根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定了《信息化工作實施綱要》。

　　我們認識到，信息化工作是企業(yè)發(fā)展的必要途徑，是解決科學決策、協(xié)同辦公、規(guī)范行為、提高效率、合理配置資源的根本手段，也是適應時代發(fā)展、提升企業(yè)檔次、創(chuàng)建企業(yè)品牌的重要標志性工程。為此，我們的實施計劃分三個階段進行：

　　第一階段主要任務：增加硬件投入、擴展軟件功能、推進現(xiàn)有成果。

　　(1)增加投入，擴展OA用戶至300個，重點是分 公司 及其項目部的投入以滿足縱橫配置要求;

　　(2) 公司 通過建立“網(wǎng)上鄰居”群、擴展“我的任務”和“網(wǎng)絡硬盤”的使用開展信息共享和互動，主要由領導層、部門和分 公司 參與;

　　(3)按條線要求，明確工作內(nèi)容、設置工作流程、進行人員培訓。

　　第二階段主要任務：明確條線目標、縱向推進深入、開展信息共享。

　　(1)指導和鞏固第一階段成果，進行實時監(jiān)控，保證實施效果;

　　(2)OA系統(tǒng)推進縱向深入， 公司 ---分 公司 ---項目部協(xié)同辦公;

　　(3)根據(jù) 公司 條線要求設置的信息表進行資源和信息共享，指導提交單位(或部門)及時信息更新，以保證信息的及時性和有效性;

　　(4)關注政府主管部門出臺的指導意見，以及專業(yè)軟件的發(fā)展趨向，必要時及時選用;

　　(5)編制工作流程，實時進行操作培訓。

　　第三階段主要任務：實現(xiàn)遠程辦公、工程遠程監(jiān)控、完成流程改造。

　　(1)解決信息共享后的信息反饋及數(shù)據(jù)分析問題;

　　(2)解決數(shù)據(jù)分析后的科學決策問題;

　　(3)解決相應工作流程中的模塊開發(fā)問題;

　　(4)進行軟件的輔助開發(fā)利用或引進利用專業(yè)軟件。

　　公司 將在必要時建立 公司 信息中心負責 公司 整體信息化工作的推進和運行，從而保證信息化工作的質(zhì)量和進度。

　　我們 公司 在信息化工作中已初嘗甜頭，有了一個良好的開端。但離市場形勢和企業(yè)自身發(fā)展的要求、對照中裝協(xié)的的 標準 ，與兄弟單位相比，我們還有不少的差距和不足。我們要進一步轉(zhuǎn)換觀念，增強意識，加強組織，扎扎實實地推進信息化工作。

　　此文章為泛普軟件所寫，轉(zhuǎn)載請留版權，泛普軟件專注OA,OA系統(tǒng),OA辦公OA自動化系統(tǒng),OA軟件,OA辦公軟件 www.newsbd7.com