六種協(xié)作工具 改善遠程工作

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許多小型企業(yè)需要具備遠程工作的能力。 正在出差的員工、其它辦公室中的客戶和合作伙伴以及在家中工作的分包者便是例證。公司借助于因特網(wǎng)與這些團隊進行聯(lián)系，可以提高遠程工作人員的工作效率、降低成本并增強溝通。 但是，您的企業(yè)應采用哪些協(xié)作工具來促進遠程工作呢？下面介紹六種最重要的工具。

貴公司應使用哪些協(xié)作工具來改善遠程工作呢？ 下面介紹六種最重要的工具。

共享日歷系統(tǒng)

在遠程工作時，一些團隊常常低估 Outlook 共享日歷系統(tǒng)的價值。通過在線進行日程安排，工作人員可以通過進入虛擬工作室并查看參與者是否能夠參加來安排會議。若沒有該功能，他們就只能直接聯(lián)系所有會議參加者，然后查看日程表查找合適的時間。 這不但會浪費寶貴的工作時間，也增加了不必要的電話費用。

共享聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫

聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫與共享資源同樣具有價值。 通過在線維護一份地址、電話號碼和其他聯(lián)系人數(shù)據(jù)的公用列表，可確保團隊成員始終可以輕松訪問最新的聯(lián)系人信息。在您想要查找聯(lián)系人詳細資料時，再也不必在堆疊的筆記中搜尋號碼，或撥打長途電話給其他團隊成員。共享數(shù)據(jù)庫也可確保您的公司在某個員工辭職或退休時能夠繼續(xù)擁有重要的電話號碼。若沒有共享數(shù)據(jù)庫，一旦某個員工離職，他（她）的聯(lián)系人列表也就可能隨之丟失。

集中文檔存儲

通過在線工作室直接編輯和交換文檔比遠程訪問或電子郵件網(wǎng)絡更為迅捷，因為工作人員無需撥入服務器或下載電子郵件就能查看和檢索文檔。 借助于微軟SharePoint Team Services 等 intranet/extranet 工具，團隊成員只需單擊鼠標即可輕松建立這些工作室。

將 微軟Office 與 SharePoint 結合使用可以進一步簡化文檔共享，因為在公共應用程序（例如 Word 和 Excel）中，工作人員可以通過軟件的“另存為”功能將文檔直接保存至 SharePoint 工作室。

公告欄

可以通過將公告直接公布到共享的虛擬工作區(qū)來自動通知遠程團隊。 這會減少在創(chuàng)建、處理和發(fā)送打印的或電子郵件公告方面的管理難題。 進一步地，還可以通過在團隊的共享網(wǎng)站的頂部設置一個公告箱來推進使用該溝通方式。

虛擬會議

您可通過會議軟件實現(xiàn)與員工的實時互動。 使用此工具代替面對面會議或撥打電話可降低成本并最小化工作時間。

即時消息

即時消息使團隊成員可以進行在線而不是通過電話交談。 這對于那些需要經(jīng)常溝通但又不希望長時間打電話的員工尤為有用。 （CBISMB）