如何提高IT項(xiàng)目溝通效率：有效溝通的影響因素

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　　有效溝通的影響因素

　　溝通對(duì)項(xiàng)目實(shí)施效率的影響往往是間接的、不易覺(jué)察和量化的。下面從幾個(gè)與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對(duì)IT項(xiàng)目實(shí)施效率的影響。

　?。?）團(tuán)隊(duì)規(guī)模和組織方式

　　人與人之間必需通過(guò)溝通來(lái)解決各自承擔(dān)任務(wù)之間的接口問(wèn)題。某項(xiàng)目有n個(gè)工作人員，網(wǎng)狀溝通模型則有n×（n -1）/ 2個(gè)相互溝通的路徑。如10人的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，網(wǎng)狀溝通模型的溝通路徑就有45條。團(tuán)隊(duì)中成員間的關(guān)系是對(duì)稱(chēng)的，各人在團(tuán)隊(duì)中的溝通地位完全對(duì)等，溝通方式是全通道式的，容易帶來(lái)大量的信息卻難以決策的問(wèn)題。

　　良好的團(tuán)隊(duì)組織可以減少不必要交流和合作的數(shù)量，從而提高團(tuán)隊(duì)效率。減少交流的方法是明確的個(gè)人分工和接口定義。一種行之有效的方法是改變溝通的結(jié)構(gòu)和方式。

　　將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分為三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的小組，負(fù)責(zé)不同的工作任務(wù)。A作為項(xiàng)目的總體負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)小組間的溝通；然后將其余9人分為三個(gè)小組，每個(gè)小組的小組組長(zhǎng)和A相互溝通，溝通路徑3條；小組長(zhǎng)之間采用網(wǎng)狀的溝通方式，溝通路徑3條；每個(gè)小組內(nèi)部同樣采用網(wǎng)狀的溝通方式，溝通路徑3條。如此，組織成一個(gè)層次型的團(tuán)隊(duì)模型，那么，這樣的一個(gè)組織方式溝通路徑只有15條，溝通路徑由網(wǎng)狀溝通模型的45條減少為15條。溝通路徑的減少，降低了溝通的信息量，從而提高溝通和決策的效率。

　　（2）團(tuán)隊(duì)的分布區(qū)域

　　越來(lái)越多的IT項(xiàng)目采用虛擬團(tuán)隊(duì)的形式開(kāi)發(fā)，團(tuán)隊(duì)的成員散布在全國(guó)各地、乃至世界各地，每個(gè)團(tuán)隊(duì)的生活環(huán)境、社會(huì)背景、教育程度、宗教信仰都不相同，團(tuán)隊(duì)因工作地點(diǎn)的不同，可能存在時(shí)差，甚至不存在時(shí)差的情況下，因地域不同工作時(shí)間也不盡相同，上海地區(qū)大多實(shí)行朝九晚五工作制中午休息1小時(shí)，而成都大多早8點(diǎn)－12點(diǎn)、下午14：00－18：00、新疆則更晚些，虛擬團(tuán)隊(duì)因散布的區(qū)域廣，對(duì)于有效的溝通有比較大的影響。

　　（3）團(tuán)隊(duì)的默契度

　　很顯然，團(tuán)隊(duì)的默契程度對(duì)軟件實(shí)施效率影響很大。一個(gè)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期磨合、相互信任、形成一套達(dá)默契的做事方法和風(fēng)格的團(tuán)隊(duì)，可能省掉很多不必要的溝通，相反，初次合作的團(tuán)隊(duì)因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度低等原因，要充分考慮溝通消耗。

　　軟件企業(yè)人員流動(dòng)率高的特點(diǎn)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)凝聚力和默契度的錘煉比較困難。而凝聚力和默契度的需要長(zhǎng)期的、大量的內(nèi)部溝通和交流才能逐步形成，由此不難理解持續(xù)良好的溝通和交流是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的無(wú)形資產(chǎn)，自然，穩(wěn)定、默契的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)形成一個(gè)軟件企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的道理。

　　（4）團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人背景因素

　　還有一點(diǎn)不容忽視，那就是軟件開(kāi)發(fā)這種以人腦為主要工具的創(chuàng)造性很強(qiáng)的作業(yè)，開(kāi)發(fā)人員的心情和興奮度對(duì)個(gè)人工作效率影響很大，而一個(gè)人置身于氛圍良好、合作默契的團(tuán)隊(duì)中心情一般較好，這種良好的氛圍所能帶來(lái)的能量是不可估量的。

　?。?）團(tuán)隊(duì)資源

　　電話、視頻會(huì)議系統(tǒng)、及時(shí)溝通系統(tǒng)、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件等現(xiàn)代化工具能減少項(xiàng)目成員出差、拉近溝通雙方的距離，提高溝通效率。如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有的資源有限，將對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通造成不良影響。

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