淺析采購成本控制與績效管理

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  集中采購機(jī)構(gòu)作為事業(yè)法人,從事著規(guī)范財(cái)政性支出、節(jié)約財(cái)政資金的繁重任務(wù),而節(jié)約財(cái)政資金的一個重要組成部分就是采購成本的控制,可以通過管理手段與技術(shù)處理達(dá)到控制的目的,處理得當(dāng)還可以間接地引導(dǎo)著潛在項(xiàng)目投標(biāo)人降低投標(biāo)報價金額,效果十分明顯。

     采購成本控制是保持采購效益的一個重要指標(biāo)，采購成本包括采購人成本、供應(yīng)商投標(biāo)成本、集中采購機(jī)構(gòu)成本，三者從不同的層面涉及到財(cái)政性資金的使用走向，以不同的方式?jīng)Q定著財(cái)政性資金使用效率,從而共同組成了采購成本體系。

     從采購成本所起作用的角度而言,還可以把采購成本分為正成本與負(fù)成本，正成本是正常的采購過程中應(yīng)該花費(fèi)的人力與物力資源，可以通過有效的途徑得到控制與管理，達(dá)到付出與績效的完全統(tǒng)一；而負(fù)成本是指采購當(dāng)事人通過非正常渠道或人為因素浪費(fèi)的寶貴的人力物力資本，表現(xiàn)在國有資產(chǎn)的流失、付出的勞動被漠視、相關(guān)人員權(quán)力尋租、行政亂作為等。負(fù)成本是采購成本中的不和諧之音，但總會陰魂不散，干擾著政府采購的正常秩序與財(cái)政資金的有效使用。采購成本是一個綜合性很強(qiáng)的指標(biāo)，與采購績效緊密相聯(lián)，不僅體現(xiàn)在采購資金的合理利用方面，也表現(xiàn)在人力資源的最佳配置與高效使用上，值得重視與研究。 

     采購成本的組成 

     一是集中采購機(jī)構(gòu)采購成本。

       主要是指從事政府采購活動所花費(fèi)的資金與勞動付出。一般來說集中采購機(jī)構(gòu)的資金來源有兩個渠道：財(cái)政性撥款；集中采購機(jī)構(gòu)自身收入，即標(biāo)書工本費(fèi)和按一定比例收取的中標(biāo)服務(wù)費(fèi)。節(jié)約與效益是績效管理的重要指標(biāo)之一，集中采購機(jī)構(gòu)的采購成本核算要綜合體現(xiàn)這兩個指標(biāo)。采購機(jī)構(gòu)資金成本主要體現(xiàn)在以下幾個方面： 

       1、評委評標(biāo)費(fèi)用，一般是一個標(biāo)100元，外地評委還要考慮差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、招待費(fèi)等。 

       2、標(biāo)書論證成本，有聘請專家費(fèi)用，答疑成本，考察費(fèi)用等。 

       3、租用場地費(fèi)用。有些地方集中采購機(jī)構(gòu)無開標(biāo)大廳與評標(biāo)室，甚至有開標(biāo)場所時，當(dāng)?shù)卣畯?qiáng)令政府采購進(jìn)入工程類的招投標(biāo)市場，當(dāng)然要給場地租用費(fèi)了。 

       4、網(wǎng)站維護(hù)費(fèi)，包括租用空間、域名注冊、年度審核費(fèi)用、應(yīng)用程序開發(fā)費(fèi)用、相應(yīng)的日常工作費(fèi)用等。 

       5、信息發(fā)布費(fèi)用。目前財(cái)政部規(guī)定的三個信息發(fā)布媒體是不收取信息刊登費(fèi)用的，這里所說的信息發(fā)布費(fèi)主要是指在當(dāng)?shù)貓蠹垺㈦娕_、電視臺上發(fā)布諸如定點(diǎn)招標(biāo)與協(xié)議供貨招標(biāo)信息、中標(biāo)信息等，由于當(dāng)?shù)刂饕襟w把招標(biāo)信息歸入廣告經(jīng)營范疇，且政府沒有此方面的優(yōu)惠政策，信息費(fèi)用還是比較高的。 

       6、辦公費(fèi)用。主要有電話費(fèi)、加班工資、福利費(fèi)用、辦公用品費(fèi)用，甚至還有主管局指派的不應(yīng)該由采購機(jī)構(gòu)承擔(dān)的費(fèi)用等。集中采購機(jī)構(gòu)采購人力成本物化的表現(xiàn)是指機(jī)構(gòu)工作人員付出的勞動與工作成效的對應(yīng)程度，也可以用單位時間所完成的工作量與成效來考核。

      二是采購人付出的采購成本。

      此成本表面上看似乎很簡單，其實(shí)也大有文章。主要包括采購項(xiàng)目預(yù)算成本、技術(shù)參數(shù)確定成本、租用開標(biāo)場地成本（強(qiáng)令進(jìn)入招投標(biāo)市場的政府采購活動，不光是集中采購機(jī)構(gòu)要付場地租用費(fèi)，采購人也要按一定比例承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用），由于采購單位專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，必須花費(fèi)一定時間與精力去查詢相關(guān)信息，聘請專業(yè)人士參謀提供初步方案，甚至還要與潛在供應(yīng)商進(jìn)行接觸。在不能確定具體要求時，采購人還會組織相關(guān)人員外出考察，考察成本也是總成本的一項(xiàng)重要內(nèi)容。當(dāng)然這里主要是指正成本或者說是良性成本，采購人的負(fù)成本是指考察過程中或前期準(zhǔn)備階段存在利益尋租，指定或變相指定中標(biāo)人，驗(yàn)收時放低要求，個人漁利，坑害部門利益,造成財(cái)政性資金流失，招標(biāo)項(xiàng)目質(zhì)量折扣嚴(yán)重。

      三是供應(yīng)商投標(biāo)成本。

      根據(jù)投標(biāo)成本性質(zhì)可分為固定成本與非固定成本兩類。非固定成本主要是指由于采購機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)方式的不確定性、方便投標(biāo)人考慮程度上的差異性、規(guī)范操作理解上的誤差等原因，直接導(dǎo)致了供應(yīng)商要承擔(dān)的隱性的投標(biāo)成本,體現(xiàn)在采購機(jī)構(gòu)標(biāo)書購買方式、投標(biāo)市場環(huán)境、答疑方式、標(biāo)書條款限制、履約合作順暢程度、付款方式、整個采購系統(tǒng)工作效率等方面。固定成本是指投標(biāo)人按照事先約定好的比例交納的一定費(fèi)用，具有顯性與公開性。主要包括標(biāo)書工本費(fèi)、公證費(fèi)、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)、場地租用費(fèi)、招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)決算費(fèi)用等。招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用出自于沿用至今的工程招標(biāo)方式，政府采購一般取消了類似于工程招標(biāo)的項(xiàng)目預(yù)算，由于政府采購市場管理體制上的混亂，一些社會中介代理機(jī)構(gòu)違法強(qiáng)占集中采購目錄內(nèi)必須由集中采購機(jī)構(gòu)采購的項(xiàng)目時，往往搞所謂的項(xiàng)目預(yù)算，中介機(jī)構(gòu)與采購人難逃理論上的“尋租”行為，這是體制極端不順造成的。該費(fèi)用由預(yù)決算機(jī)構(gòu)先期測算，中標(biāo)人按中標(biāo)金額比例付費(fèi)。公證費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)，一般是小的項(xiàng)目按固定值收取，大的工程項(xiàng)目可以按中標(biāo)額的一定比例收取。場地租用費(fèi)其實(shí)是對財(cái)政性資金的一種浪費(fèi)，是強(qiáng)令政府采購進(jìn)入招投標(biāo)市場或別的服務(wù)機(jī)構(gòu)違法行為的直接結(jié)果，甚至由計(jì)劃委主管的招投標(biāo)市場還越俎代庖地強(qiáng)占法律明確規(guī)定的財(cái)政局對政府采購的監(jiān)管權(quán)，法律被恣意踐踏?？傮w說來有經(jīng)驗(yàn)的中標(biāo)人會把所有成本轉(zhuǎn)嫁到投標(biāo)報價中，因此節(jié)約了供應(yīng)商的采購成本，就直接節(jié)省了財(cái)政性資金，管理空間很大。 

      采購成本的控制措施 

      1、注意采購方式的靈活運(yùn)用。 

      采購辦下達(dá)采購計(jì)劃時，要從節(jié)約采購成本的角度考慮問題。 

      一是要形成規(guī)模效應(yīng)，堅(jiān)決抵制應(yīng)急零星采購行為，避免重復(fù)勞動； 

      二是采購方式的確定要合情合理。對于一些配置型號相對固定的產(chǎn)品，不要拘泥于限額的規(guī)定，刻意追求邀請、競爭性談判等采購形式，其實(shí)只要詢價能夠達(dá)到時效高、價格低廉、節(jié)約采購成本等多重效果時，就沒有必要邀請?jiān)u委來搞所謂的形式評標(biāo)，浪費(fèi)人力物力。

      2、便利采購人招投標(biāo)行為。 

      一些采購機(jī)構(gòu)受采購人的委托對供應(yīng)商的資質(zhì)提出特殊要求，購買標(biāo)書階段要求帶相關(guān)資質(zhì)原件參與驗(yàn)資，本身是出于規(guī)范采購工作的考慮，合情合理，也可以說是一種經(jīng)驗(yàn)。但筆者認(rèn)為要結(jié)合實(shí)際情況，靈活運(yùn)用，要充分考慮到潛在供應(yīng)商的難處，如因報名時間有限、攜帶困難或法人代表外出相關(guān)手續(xù)不能及時辦理等原因，有些供應(yīng)商資質(zhì)原件不能攜帶至報名現(xiàn)場，假如一味死板操作，勢必造成供應(yīng)商來回奔波，浪費(fèi)嚴(yán)重。有些地方新登記的供應(yīng)商還要搞形式主義的廉政承諾與準(zhǔn)入通知書，報名前必須辦理，增加了投標(biāo)成本，也不能達(dá)到反腐倡廉的真正作用。因此在綜合考慮各項(xiàng)工作指標(biāo)規(guī)范性的前提下，可以采取一系列方便投標(biāo)人的行動：如資質(zhì)原件在開標(biāo)前驗(yàn)看或評標(biāo)時由評委查驗(yàn)，標(biāo)書可以郵寄，也可以發(fā)E-MAIL、發(fā)傳真，暫不收取標(biāo)書工本費(fèi)，開標(biāo)時一并交納，這樣做可能在開標(biāo)前不能確知參與投標(biāo)的供應(yīng)商的數(shù)量，但其實(shí)就是每家供應(yīng)商都派人來現(xiàn)場購買標(biāo)書，也有不來參加開標(biāo)的可能性，關(guān)鍵是機(jī)構(gòu)內(nèi)部要協(xié)調(diào)一致，崗位把關(guān)要嚴(yán)格，不必要耿耿于懷付出的勞動得不到尊重，立意要有全局性，采購機(jī)構(gòu)本身就是服務(wù)機(jī)構(gòu)，多付出一點(diǎn)，多方便供應(yīng)商一點(diǎn)，應(yīng)該是我們的本份。我們知道應(yīng)急采購確實(shí)也是各地?fù)]之不去的客觀存在，太死板也不行，總體原則要方便客戶，對采購時效性的要求應(yīng)該是采購當(dāng)事人追求的共同目標(biāo)。由于非公開招標(biāo)方式信息的相對閉塞或者信息發(fā)布渠道的不規(guī)范，潛在投標(biāo)人有時事先不知投標(biāo)要求，或者由于電話通知的人為因素，潛在投標(biāo)人信息不對稱，冒昧前來購買標(biāo)書，也有風(fēng)險。當(dāng)然采購機(jī)構(gòu)的職責(zé)還是要公開信息發(fā)布渠道，采購程序與采購人應(yīng)急需求有矛盾時，要耐心做好解釋工作，政府采購只有符合了法定程序，才能保證采購工作合法合理高效公正。 

      3、采購機(jī)構(gòu)要想方設(shè)法降低采購成本。

       一是減少業(yè)務(wù)費(fèi)用。

      電話可以使用磁卡式的，各崗位核算費(fèi)用，節(jié)約有獎，超支自付，自律很重要；辦公設(shè)備購買設(shè)專人負(fù)責(zé)，減少浪費(fèi)，購買清單與領(lǐng)用人簽字清單要相符合；盡量避免租用開標(biāo)場地，采購機(jī)構(gòu)的現(xiàn)有開標(biāo)場地完全可以用于開標(biāo)，不必要勞民傷財(cái)，要以適當(dāng)?shù)姆绞较虍?dāng)?shù)刂饕I(lǐng)導(dǎo)解釋清楚，法律是要切實(shí)遵守的，要敢于和善于頂住領(lǐng)導(dǎo)壓力，抵制不必要的場地租用花費(fèi)，努力降低采購成本；可以請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)信息發(fā)布費(fèi)用問題，出于支持政府采購工作考慮，力爭做到在當(dāng)?shù)孛襟w發(fā)布招標(biāo)信息零收費(fèi)。公開招標(biāo)且預(yù)算超過一定金額時再邀請公證處參加現(xiàn)場公證，公證費(fèi)雖有中標(biāo)人出，但最好不要按一定比例收取，可以采用固定值，如500元、600元不等。

      4、人力資本的節(jié)約措施。

      針對出工不出力的情況，要嚴(yán)格崗位責(zé)任，分工負(fù)責(zé)，內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制要完善，敢于動真格的，克服軟、散、嬌、橫等不良習(xí)氣，關(guān)鍵時可以開除內(nèi)部不良分子，決不能姑息養(yǎng)奸。

       5、未有法定理由不得廢標(biāo)。

     廢標(biāo)意味著采購當(dāng)事人前期的一切工作化為烏有，浪費(fèi)的不僅僅是人力物力的付出，也直接打擊了采購機(jī)構(gòu)工作積極性與信心。因此廢標(biāo)一定要慎行，要符合采購法規(guī)定的廢標(biāo)理由，即符合專業(yè)條件的供應(yīng)商或者對招標(biāo)文件作實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的供應(yīng)商不足三家的；出現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；投標(biāo)人的報價超過了采購預(yù)算，采購人不能支付的；因重大變故，采購任務(wù)取消的。至于評委評標(biāo)有難度、怕承擔(dān)責(zé)任、監(jiān)督者意愿、采購機(jī)構(gòu)主觀感覺等等都不能作為廢標(biāo)的直接理由。評標(biāo)是由評委根據(jù)招標(biāo)文件與投標(biāo)材料，依據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)綜合評定的，只有符合廢標(biāo)的充分理由時才能執(zhí)行，隨意廢標(biāo)將會增加采購成本，浪費(fèi)有限的采購資源，因此一定要慎重。